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Optimierung der Kosten und Prozesse mit pds Software - ein Interview mit Elektrotechnik Thoms

Elektrotechnik Thoms optimiert Kosten und Prozesse mit
pds Software aus der Cloud

Als Spezialist für den Schaltanlagenbau und die Anlagensteuerung bietet die Elektrotechnik Thoms GmbH sämtliche Leistungen von der Planung und Entwicklung bis zum Betrieb und der Wartung von Automatisierungslösungen. Um die bestehende Lösungslandschaft zu konsolidieren, die internen Abläufe zu straffen und gleichzeitig die laufenden Projekte effektiver zu steuern, kommt bei Elektrotechnik Thoms seit 2015 die pds Software erfolgreich zum Einsatz. Betrieben wird die Lösung seither nicht mehr auf den unternehmenseigenen Servern, sondern im deutschen Rechenzentrum des pds Partners Wortmann AG. Mit der Cloud-Lösung spart Thoms nicht nur nachhaltig Kosten für Anschaffung und Betrieb der Infrastruktur ein, sondern ist auch in der Lage, die IT- und Informationsverfügbarkeit zu verbessern und die Techniker im Kundendienst mit modernsten Mobilgeräten auszurüsten.

 

Bis 2014 kam bei Thoms eine gewachsene Systemlandschaft von insgesamt sieben Insellösungen zum Einsatz, u.a. für Buchhaltung, Zeiterfassung, Projektplanung, Dokumentenmanagement und Bestellwesen. „Mit unserem enormen Unternehmenswachstum von gut 10 auf heute knapp 60 Mitarbeiter war jedoch der damit verbundene Datenerfassungs- und Pflegeaufwand kaum mehr „zu handeln“, da wir jedes Projekt quasi sieben Mal anlegen mussten. Damit stieg nicht nur die Fehleranfälligkeit, auch die Konsistenz und Integrität der Daten nahm stetig ab. Dies machte den Mitarbeitern eine schnelle Nachvollziehbarkeit von Leistungen, Aufträgen und Projekten quasi unmöglich“, beschreibt Geschäftsführer Peter Thoms die Situation. „So kamen wir letztlich zu dem Schluss, unsere Bestandssysteme gegen ein durchgängiges Gesamtsystem zu ersetzen, das sämtliche benötigte Funktionen integriert abbildet.“

Cloud-Fähigkeit war wichtiges Kriterium

Die neue Lösung sollte zum einen ein breites Funktionsspektrum bieten, um die kaufmännischen und handwerklichen Prozesse bei Thoms durchgängig abzubilden. Zudem sollte sie auf einer modernen Softwarearchitektur aufsetzen, um standort- sowie plattformunabhängig arbeiten zu können und dem Kundendienst eine mobile Prozessunterstützung etwa für die Zeiterfassung, Projektdokumentation und den Service zu ermöglichen – Eigenschaften, die insbesondere die Cloud-Lösung von pds sehr komfortabel erfüllte. „Hinzu kam, dass wir für den Inhouse-Betrieb unsere Server-Infrastruktur hätten kostenintensiv erneuern und pflegen müssen, was allein in den letzten vier Jahren rund 50.000€ ausgemacht hat“, so Peter Thoms. „Aber es war nicht nur eine Kostenabwägung. Vielmehr bot uns pds mit der Cloud-Lösung als einziger Anbieter ein zukunftssicheres Gesamtkonzept, das unsere Anforderungen u.a. im Hinblick auf Verfügbarkeit, Datensicherheit, Standortunabhängigkeit, Service und Mobilität optimal abdeckte. Die Möglichkeit, Betriebsrisiken komplett an einen gesamtverantwortlichen Dienstleister abzugeben, lässt uns heute deutlich „ruhiger schlafen“.“

 

Unterm Strich: Kosten runter - Effizienz rauf

Im Januar 2015 ging das Unternehmen mit der neuen pds Lösung in den Echtbetrieb. „Die Kosten für Anschaffung, Betrieb und Wartung unserer IT haben sich seither deutlich reduziert. Die Integration der einzelnen Anwendungen wie Datenhaltung, Office 365, Mail, Kalender, Navigation, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Ablage über einen einzigen Client bietet für uns im Tagesgeschäft einen hohen Komfort und Transparenz über alle Prozesse hinweg. Aber auch auf Prozessebene haben sich etliche Verbesserungen eingestellt“, so Peter Thoms. „Die Möglichkeit, von jedem beliebigen Mobilgerät auf benötigte Daten zuzugreifen und Buchungen vorzunehmen, ist ein enormer Gewinn für uns und macht die Planung, Daten- und Leistungserfassung, Dokumentation, Auftragsabwicklung und Verwaltung heute deutlich einfacher.

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