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thrum und michalowski GmbH

#modernbiz-Gewinner löst Preis ein - ein Interview mit Bernd Thrum

Die thrum & michalowski GmbH, mittelständischer SHK-Dienstleister mit Sitz in Brühl und Sieger des #modernbiz-Wettbewerbes 2015, löst ihren Gewinn ein und stattet die 35 Mitarbeiter des Unternehmens mit neuester IT von pds, Wortmann und Microsoft aus. Seit Mai 2015 kommt bei dem Bäder- und Heizungs-Spezialisten die in der TERRA Cloud des Wortmann Rechenzentrums gehostete Handwerkersoftware für durchgängige Unternehmensprozessepds HandwerkersoftwareHandwerkersoftware für durchgängige Unternehmensprozesse zum Einsatz.


Herr Thrum, herzlichen Glückwunsch noch mal! Was hat Sie dazu veranlasst beim #modernbiz-Wettbewerb teilzunehmen?

Die Handwerkersoftware, die wir seit 2004 im Unternehmen zur Unterstützung der handwerklichen und kaufmännischen Abläufe nutzen, stieß im Tagesgeschäft zunehmend an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit: die fehlende Archivierung und mangelnde Durchgängigkeit der einzelnen Module machte eine doppelte Datenvorhaltung notwendig. Darüber hinaus bot das Altsystem aus heutiger Sicht nur eingeschränkte Möglichkeiten zur Kommunikation, zum Datenaustausch und zur Dokumentation der Kundendienstaufträge, was letztlich umständliche Workarounds und Mehraufwand mit sich brachte. Es gab also Gründe genug, sich Anfang 2015 im Rahmen des #modernbiz Wettbewerbes um den von Microsoft, Wortmann und pds gestifteten IT-Preis in Höhe von 54.000€ zu bewerben.
 

Was ändert sich in Ihrem Betrieb durch die Einführung von pds Software?

Mit dem Umstieg auf pds Software wollen wir künftig insbesondere den Informationsaustausch und Abläufe im mobilen Kundendienst verbessern, mehr Transparenz auf Projekt- und Prozessebene schaffen, eine schnellere Auftrags- und Angebotsabwicklung sowie einfachere Bestellungen aufgrund einer direkten Händleranbindung möglich machen. Wichtig für uns sind dabei vor allem die gefällige Windows-Oberfläche und die einfache Bedienbarkeit der Software, eine hohe Nutzerakzeptanz zu gewährleisten und schließlich schnell eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen.
 

Welche Fragen haben Sie sich zum Betrieb in der Cloud gestellt?

„Wer kann alles auf meine Daten zugreifen? Sind meine Daten auch immer für mich verfügbar? Kann ich auch noch weiterarbeiten, wenn die Internetverbindung ausfällt? Mit diesen Fragen haben wir uns intensiv auseinandergesetzt, konnten aber die Bedenken recht schnell zerstreuen. Denn bei Lichte betrachtet sind unsere Daten in dem Wortmann Rechenzentrum deutlich sicherer aufgehoben, als wir es inhouse mit unseren Bordmitteln gewährleisten könnten – insbesondere dann, wenn es wirklich mal einen größeren Stör- oder Ausfall gibt. Diese Veränderungen werden in Zukunft mehr Zeit für andere Tätigkeiten wie den Service und Vertrieb ermöglichen.

Wie empfanden Sie den Einführungsprozess der pds Software?

So plötzlich der Gewinn kam, so schnell ging auch die Einführung vonstatten. Nach einer ersten Bestandsaufnahme im April, welche Module heute genutzt und welche Funktionen künftig benötigt werden, haben wir begleitend zur Implementierung und Parametrisierung durch Großbecker & Nordt bereits mit den Schulungen unserer Mitarbeiter begonnen. Direkt im Anschluss wurden dann die Kunden- und Objektstammdaten mit den jeweiligen Historien migriert sowie Materialstammdaten der Händler eingespielt. Ende Mai gingen wir mit pds Software dann erstmals in den Echtbetrieb. Wir haben die Einführungszeit auch dafür genutzt, unsere internen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Denn ein Softwarewechsel ist auch immer eine Chance, Arbeitsabläufe zu optimieren. Vor allem im Bereich des Service- und Wartungsgeschäfts werden wir durch die Digitalisierung der Prozesse einiges anpassen und verbessern.
 

Zum Beispiel?

Ein wesentlicher Vorteil, den der Einsatz der pds Service- und Zeiterfassungs-Apps mit sich bringt, ist die vollständige Informationstransparenz. Der Monteur hat künftig sämtliche Kunden- und Artikel-Stammdaten, komplette Auftragstexte samt vollständiger Anlagen- und Historiendaten sowie detaillierte Informationen zur Verfügung, z.B. welche Fehler in der Vergangenheit wie beseitigt wurden. Eine Doppel- oder Nacherfassung ist somit nicht mehr notwendig, was den Weiterbearbeitungs- und Abrechnungsprozess nachhaltig beschleunigt. Auch auf die bislang zwingende telefonische Abstimmung mit dem Disponenten sind die Monteure in Zukunft nicht mehr angewiesen, da diese über das Mobilgerät direkt auf den zentralen Auftragspool zugreifen und sich die Aufträge „ziehen“ können. Dies führt in Summe nicht nur zu einer besseren Auslastung der Monteure, sondern erlaubt auch eine direkte „Ein-Klick-Navigation“ zum nächsten Kunden.
 

Was haben Sie für die Zukunft geplant?

Auch die noch inhouse gehosteten „eigenen Dateien“ mit projektrelevanten Dokumenten und Bildern wollen wir in die Cloud verlagern, um den Server für die interne Dateiverwaltung einzusparen. Auch der Einsatz des OneNote Moduls aus dem Office 365 Paket wird für die Monteure eine noch größere Rolle spielen, um z.B. vor Ort auf Wartungs-Checklisten zuzugreifen, schnelle Angebote zu generieren oder die Aufmaß-Erstellung digital zu unterstützen.

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