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Künstliche Intelligenz für Rechnungen und Workflows

Eingangsrechnungen, die automatisch und ohne manuelles Abtippen in der Software erfasst werden und Freigabeprozesse, die vollständig dokumentiert sind: Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung der pds Software ist das problemlos möglich. Die künstliche Intelligenz übernimmt für Sie das Ablesen der relevanten Rechnungsinformationen und erstellt nun eine Eingangsrechnung im Eingangsrechnungsbuch. 

Diese Rechnung durchläuft einen digitalen Prüf- und Freigabeprozess, der workflowgestützt und dokumentiert ist. Das spart wertvolle Arbeitszeit und erhöht die Transparenz des gesamten Prozesses.

 

Erfahren Sie jetzt mehr von den Vorteilen der pds Handwerkersoftware!

Die Highlights der digitalen Rechnungsverarbeitung

Zusammengefasst hilft Ihnen die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen in pds Software mit folgenden Funktionen:

  • Digital dokumentierter Freigabeworkflow
  • Erstellung von Buchungsvorschlägen
  • Automatische Felderkennung durch künstliche Intelligenz
  • Verknüpfung und Abgleich mit Einkaufsvorgängen

Digitale Eingangsrechnungsprüfung im Überblick

Feld- und Buchungsidentifikation

Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz werden sämtliche Beträge und Inhalte einer Kreditorenrechnung automatisiert und intelligent in die pds Software übernommen, logisch überprüft und im Rechnungseingangsbuch final zur Buchung vorgeschlagen. Die buchungsrelevanten Details wie Summen, Umsatzsteuersätze, Kostenträger, Bestellnummern, Rechnungsnummern usw. werden ebenfalls intelligent automatisiert zugeordnet. Damit können Sie die Routineaufgaben Ihrer Mitarbeiter nachhaltig reduzieren. 

Künstliche Intelligenz

Bei der oben beschriebenen Feld- und Buchungsidentifikation verfügt die pds Software über eine systemeigene künstliche Intelligenz. Diese ermöglicht das automatische Erkennen der rechnungsrelevanten Felder. Bei neuen Lieferanten müssen Sie lediglich bei den ersten Rechnungseingängen den Rechnungsaufbau bestätigen und diesen der Software bekannt geben. Bei Folgerechnungen erkennt die Software den Aufbau automatisch und erhebt alle relevanten Rechnungsdetails eigenständig. Das nimmt Ihnen das zeitaufwändige Abtippen ab. 

Abgleich mit Bestellvorgängen

Eingangsrechnungen aus dem Finanzwesen werden digital an den fachbezogenen Einkauf übergeben. Durch die ganzheitliche Prozessorientierung der pds Software verknüpfen Sie die digital erzeugten Bestellvorgänge mit der Eingangsrechnung. Die Software überprüft für Sie, ob die Summen und Positionen der Eingangsrechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmen. 

ZUGFeRD und XRechnung

Mit dem e-Rechnungsimport können elektronische Rechnungen eingelesen werden. Hierbei handelt es sich um ZUGFeRD-Rechnungen und sonstige Arten elektronischer Rechnungen. Diese Formate versprechen einen schnellen, komfortablen und kostensparenden Rechnungsaustausch zwischen den Geschäftspartnern. Der Import macht das Rechnungswesen aufgrund des durchgängigen elektronischen Prozesses wesentlich effizienter und die Material- und Portokosten werden zudem weitestgehend eliminiert.

Digitaler Freigabeprozess

Zuständige Abteilungen oder Mitarbeiter prüfen die Eingangsrechnungen fachlich und geben diese anschließend frei. Je nach Unternehmensstruktur geschehen diese Prozesse gleichzeitig oder nachgelagert. Beide Varianten – ob gleichzeitige oder nachgelagerte Prüfung und Freigabe – sind vollständig digital durch die pds Software abgebildet. Konkret bedeutet dies: Sie sparen sich das Ausdrucken und das anschließende Übermitteln der Rechnung zu anderen Abteilungen. Jeder Schritt wird digital dokumentiert und archiviert. Sie sehen jederzeit, an welcher Stelle des Freigabe- und Prüfprozesses sich Ihre Rechnung derzeit befindet. 

Lernen Sie die digitale Rechnungsprüfung von pds kennen!

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