Waßmann Wärme Wasser GmbH
Ausgangslage
Die Waßmann Wärme Wasser GmbH installiert Haustechnikprodukte, die zunehmend an Komplexität gewinnen. Der dadurch verursachte Mehraufwand in der kompetenten Kundenberatung war Grund für die Entscheidung, moderne und mobile Arbeitsplätze einzuführen.
Lösung
Mit dem Microsoft Surface Pro 3 und Office 365 gibt Waßmann seinen externen Mitarbeitern ein flexibles Arbeitsgerät an die Hand, das sich – vor allem in Kombination mit OneNote – ideal für die Beratung eignet.
Verbesserungen
Heute haben die Außendienstmitarbeiter alle wichtigen Dokumente im Zugriff und können ihre Kunden kompetent beraten. Daten werden gleich vor Ort komfortabel mit dem neuen Surface-Stift eingegeben – inklusive Unterschrift der Kunden.
Von der Badewanne mit Bluetooth-Lautsprecher bis zur Smartphone-App, welche die Wassertemperatur in der Dusche steuert: Moderne Haustechnik kann heimische Bäder zu Wellness-Tempeln machen. Andere Innovationen zielen mehr aufs Energiesparen, etwa die Mini-Blockheizkraftwerke, die Strom produzieren und gleichzeitig mit ihrer Abwärme das Haus heizen.
Diese Lösungen sind erklärungsbedürftig und erfordern Zeit im Kundengespräch. „Um die passende Variante zu finden, stellen wir unseren Kunden zahlreiche Fragen und prüfen exakt alle Gegebenheiten vor Ort. Schließlich geht es um viel Geld: Die Sanierung eines Wärmeerzeugers kostet schnell bis zu 25.000 Euro“, bestätigt Torsten Waßmann, Geschäftsführer der gleichnamigen Installationsfirma.
Bislang haben Waßmann und seine beiden Meister die Kunden mit Papiermappen beraten. Darin wurden die Daten handschriftlich notiert. „Im Büro mussten wir alles in unsere ERP-Software eingeben. Dabei ging manches verloren“, gesteht Waßmann. „Irgendwann habe ich dann beschlossen, mobile Geräte einzuführen. Denn der Aufwand für die Beratung ist in unserer Branche in den vergangenen Jahren enorm gestiegen.“
Surface Pro und OneNote für smarte Dateneingabe
So wandte sich Waßmann an pds it-systeme, seinen langjährigen IT-Partner. Tobias Job, Prokurist bei pds it-systeme, stellte ihm das Surface Pro 3 vor. „Das Gerät mit 12 Zoll vereint alle Vorteile eines Laptops mit denen eines Tablets: Es wiegt nur 800 g, bietet jedoch die Leistung eines Laptops.“ Waßmann erkannte sofort die Vorteile. Mit dem Surface Pro 3 könnte er seine Unternehmens-Software, eine Cloud-ERP-Lösung von pds, überall nutzen. Daten wären nicht doppelt zu erfassen und gingen auch nicht verloren. Darüber hinaus empfahl Job, auch den Arbeitsplatz für das Surface Pro aus der Cloud zu beziehen: „Office 365 lässt sich von überall aus abrufen und bietet E-Mail sowie Werkzeuge für den sicheren Datenaustausch. Und OneNote eignet sich ideal, um in Gesprächen rasch Notizen zu machen.“ Dabei führte Job das Zusammenspiel mit dem neuen Surface-Stift vor: „Mit einem Klick auf den Stift öffnet sich ein leeres OneNote-Dokument und man kann sofort eine Idee festhalten – sogar wenn sich das Gerät im Energiesparmodus befindet.“ Dieses Zusammenspiel sorgte für die Einführung des Surface Pro 3 zusammen mit Office 365.
Verwandlungskünstler bei der Beratung
Heute profitieren Waßmann und seine Mitarbeiter im Außendienst von der Flexibilität des Surface Pro 3: „Bei der Beratung vor Ort – oft am Küchentisch – nutzen wir es wie einen Laptop, klappen den Ständer auf und klinken die Tastatur ein. Viele Kunden sind dann überrascht, dass wir mit einem Tablet erscheinen.“ Da alle Informationen und Daten vor Ort im Zugriff sind, lassen sich beim Kunden schnell konkrete Aussagen treffen und Kundenwünsche ohne Medienbrüche und doppelten Erfassungsaufwand dokumentieren. Über die pds Apps werden Service- und Wartungsaufträge direkt bearbeitet und an das Büro übertragen.
„Sind wir im Haus unterwegs, um die Gegebenheiten im Bad oder Heizraum zu erfassen, verwenden wir das Surface Pro 3 als Tablet“, erläutert Waßmann. „Mit dem neuen Surface-Stift lässt sich prima schreiben und wir können in OneNote für jeden Kunden ein Kapitel anlegen, um alle Notizen zusammenzufassen.“ So notieren Waßmann und seine beiden Kollegen jede Kleinigkeit und machen auch Fotos. „Durch diese Akribie strahlen wir eine weitaus bessere Kompetenz und Zuverlässigkeit aus“, erzählt Waßmann.
„Mit dem Surface Pro 3 notieren wir jede Kleinigkeit. Dadurch strahlen wir eine weitaus bessere Kompetenz und Zuverlässigkeit aus und sorgen für absolute Transparenz gegenüber Kunden.“ Torsten Waßmann, Geschäftsführer
Bei technischen Wartungen greifen die Mitarbeiter mobil auf die Betriebsdokumente im ERP-System zu. Am Ende geben sie die Arbeitszeit ein, der Kunde unterschreibt auf dem Surface und die Abrechnung erfolgt im Unternehmen.
Zurück im Büro schließen die Berater ihr Surface Pro 3 mit der Dockingstation an einen externen Monitor an. „Dadurch wird es aufgrund seiner Leistung zu einem vollwertigen Arbeitsplatzgerät“, erklärt Waßmann. „Unsere PCs haben wir durch das Surface vollständig abgelöst.“
Vom Notizbuch zum „Waßmannpedia“
Das Surface Pro 3 und Office 365 helfen Waßmann, seinen Betrieb weiter zu modernisieren. So hat er ein intern geteiltes Notizbuch mit OneNote angelegt, auf das alle Zugriff haben. „Das ist ein Experiment: Zusammen mit meinen Mitarbeitern sehen wir uns an, welche Notizen wir ablegen und gliedern diese in Kategorien. Dann wird sich zeigen, welche Struktur sich herausbildet.“ Am Ende entsteht ein Mitarbeiterhandbuch, an dem alle mitgearbeitet haben, ein „Waßmannpedia“.„Mit dieser mobilen Lösung haben wir ein Alleinstellungsmerkmal unter den Haustechnik-Betrieben“, erläutert Waßmann. Auch seine beiden Meister waren schnell überzeugt. „Die nutzen schon privat Smartphones und haben entsprechend Erfahrung mit der Touch-Bedienung.“ Sein Tipp zur Einführung: Der Chef sollte sich zuvor selbst mit dem Gerät befassen: „Die eigene Begeisterung motiviert die Mitarbeiter und man kann erste Fragen rasch beantworten“, erläutert Waßmann. „So kommt die Einführung schnell in Fluss.“
