Die Hoth Tiefbau GmbH & Co. KG mit Hauptstandort in Buchholz in der Nordheide zählt zu den führenden Anbietern im Kabel- und Rohrleitungsbau des norddeutschen Raumes. Mit über 60-jähriger Erfahrung arbeiten insgesamt über 500 Mitarbeiter täglich an Projekten für die regionale Versorgungswirtschaft. Unterstützt wird die Hoth Tiefbau GmbH & Co. KG, welche über 10 Standorte verfügt, von pds Software aus der pds Cloud sowie der pds Lager App. Im Interview berichten Heiko Braun (Geschäftsführung), Olaf Huber-Beuss (Leiter Rechnungswesen) und Frank Haage (Leiter technische Abteilung) über den Einsatz der digitalen Lösungen von pds und geben einen Ausblick auf die kommenden Schritte in der Digitalisierung Ihres Betriebes.
Seit 2020 arbeiten Sie mit pds Software. In welchen Bereichen setzen Sie die pds Software ein? Wie viele Kollegen arbeiten in Ihrem Betrieb täglich mit pds Software oder pds Apps?
Olaf Huber-Beuss: Die pds Software kommt bei uns als komplette ERP-Lösung zum Einsatz. Wir nutzen die pds Software im Bereich der Branche (z.B. Angebot, Einkauf, Service, Abrechnung [Anm. der Redaktion]) sowie die pds Lager App zur Erfassung von Materialbewegungen und Inventuren. Wir besitzen 10 Lagerstandorte, von denen bisher sieben digital ausgerüstet sind.
Zudem nutzen wir das pds Finanz- und Personalwesen vollumfänglich. Hierunter fallen die Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Lohnbuchhaltung sowie die digitale Rechnungsverarbeitung und das Vertragsmanagement. Derzeit befinden wir uns gerade in der Einführung des HR-Moduls für die digitale Personalakte. Wir haben ca. 130 Mitarbeiter im Innendienst die mit pds Software arbeiten, davon sind circa 65 zur gleichen Zeit im ERP-System eingeloggt.
Haben Sie konkrete Beispiele, wie Sie Mehrwerte durch den Einsatz der pds Software erlangen konnten?
Heiko Braun:Ja.Die Verwaltung und die zentrale Dokumentation der Projekte und Aufträge hat sich deutlich vereinfacht und eine bessere Qualität und Auswertbarkeit mit sich gebracht. Wir haben jährlich 10.000 Projektakten sowie 60.000 Aufträge, die über das System verwaltet werden. Vorher wurden diese in einer Ordnerstruktur im Explorer und in Tabellen dokumentiert. Dies befindet sich nun an einer zentralen Stelle, welche von jeder Außenstelle zu bedienen, zu füllen und auszuwerten ist. Das bedeutet für uns eine große Reduzierung von Papierbewegungen, sowie eine schnellere Bearbeitung, Prüfung und Freigabe. Ein weiterer Punkt ist die bessere Kontrollmöglichkeit über den zeitlichen und finanziellen Ablauf von Baustellenabwicklungen, Berichten und Abrechnungen
Die Hoth Tiefbau GmbH & Co. KG verfügt über 10 Standorte in Deutschland. Wie läuft hier die innerbetriebliche Organisation ab?
Heiko Braun: Die Auftragseingänge gehen dezentral an den jeweiligen Standorten ein und werden dort in pds Software angelegt bzw. den digitalen Projektakten zugeordnet, dokumentiert und abgerechnet. Alle Vorgänge werden dabei im Archiv abgelegt.
Eingangsrechnungen gehen durch eine zentrale Rechnungsadresse am Hauptstandort ein und werden durch ein Rechnungserkennungssystem vorkontiert und über einen Workflow an die entsprechenden Standorte zur Prüfung weitergeleitet. Nach der sachlichen und rechnerischen Prüfung werden die Rechnungen nach der Verbuchung durch den kaufmännischen Verantwortlichen zur Zahlung freigegeben.
Die Ergebnisse der Projekte oder Baustellen werten wir im Controlling der pds Software aus. Diese können wir von der Gesamtübersicht des Unternehmens bis auf Kolonnenebene herunterbrechen.
Einer der Bereiche, den Sie in pds Software nutzen ist das Lager. Wie ist Ihre Lagerverwaltung aufgebaut? Inwieweit unterstützt Sie die pds Lager App bei Ihren Tätigkeiten?
Frank Haage: Wir nutzen die pds Lager App in klassischer Weise mit Warenein- und -ausgang, Kommissionierung, Auslieferung und Inventur. Auch den Umzug von Lagerorten bilden wir digital ab. Ein großer Vorteil war hier das Einführen der MDE-Geräte. Die Übernahme von Lieferantenkatalogen in die pds Software findet automatisiert statt. Ebenso können Excelauflistungen kleinerer Händler, nachdem Sie mit wenigen Klicks in eine DATANORM-Datei gewandelt wurden, von der Software eingelesen werden. Hierbei profitieren wir vom Hinterlegen mehrerer Lieferanten und somit von verschiedenen Preisen für Artikel. Das Bestellverhalten hat sich insoweit verbessert, als dass wir einheitliche Bedarfsmeldungen haben, die auch nachträglich noch änderbar oder ergänzbar sind. Dies bietet für uns eine bestmögliche Flexibilität.
Sie arbeiten in der pds Cloud. Was hat Sie hierzu bewegt und welche Mehrwerte ergeben sich hierdurch?
Olaf Huber-Beuss: Die Updates und Releases der pds Software werden automatisch eingepflegt, ebenso funktioniert die Datensicherung automatisch, sodass dies im Hintergrund läuft und keinerlei Bewachung unsererseits erfordert. Zudem benötigen wir keinen eigenen Server für den Betrieb der pds Software. Die pds Server befinden sich ja in Deutschland, was für uns eine gewisse Datensicherheit gewährleistet. Wenn wir uns die Kosten ansehen, sticht vor allem die Tatsache heraus, dass wir auf lange Sicht für den Ausbau von größeren Datenmengen im System nicht in neue Server investieren müssen und durch den Betrieb in der Cloud kalkulierbare periodengleiche Kosten haben. Hinzu kommt, dass wir dezentral auf unsere ERP-Software zugreifen können.
Ein Begriff, der besonders im Jahr 2020 zu einem großen Thema wurde, ist das „Home-Office“. In Ihrem Unternehmensblog haben Sie Einblicke in die Heim-Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter mit pds Software gegeben. Wie sind Sie in diesem Bereich aufgestellt? Wie lief der Übergang vom Büroarbeitsplatz ins Home-Office bei Ihnen ab?
Heiko Braun: Durch die Umstellung Anfang 2020 auf pds Software aus der Cloud und die damit verbundene vollständige digitale Dezentralisierung der Auftragsabwicklung, waren die Möglichkeiten zur problemlosen Nutzung von Homeoffice Arbeitsplätzen gegeben. Diese Möglichkeiten wurden mit Beginn der Pandemie intensiv genutzt. Von den Sachbearbeitern aus den technischen Sekretariaten und der kaufmännischen Abteilung bis zur Bauleitung, Niederlassungsleitung und Geschäftsführung können viele Aufgaben innerhalb der pds Software von zu Hause erledigt werden. Die digitale Rechnungsverarbeitung können wir hier als gutes Beispiel anführen. Wir konnten ab März 2020 mit gutem Gewissen die Homeoffice-Varianten nutzen und haben gesehen, dass wir ohne Probleme weiterarbeiten konnten. Dies hat uns bei der Umsetzung der unseres Hygienekonzeptes im Zuge der Pandemie sehr geholfen.
Schauen wir abschließend in die Zukunft. Was sind die nächsten Schritte, die bei Ihnen in Sachen Digitalisierung anstehen?
Heiko Braun: Wir planen aktuell, unsere innerbetrieblichen Schulungen und Unterweisungen im gesamten Unternehmen von Präsenzveranstaltungen auf online umzustellen. Bei diesem Thema suchen wir derzeit nach einer digitalen Anwendung, um die Schulungen durchführen zu können.
Zudem möchten wir zukünftig unser Qualitätsmanagement-System für Mitarbeiterschulungen und Zertifikate digital ablegen und archivieren und prüfen die Möglichkeiten, das innerbetriebliche Bestellwesen für die Kolonnen weiter zu digitalisieren.
Darüber hinaus sind wir mitten in der notwendigen Ausstattung aller Kolonnen mit Tablets. Dies wird einen weiteren Fortschritt in der digitalen Baustellendokumentation nach sich ziehen und hilft uns gleichzeitig bei der Umsetzung der digitalen Schulungen. Im nächsten Schritt, wenn der Einbezug der Tablets in den Arbeitsalltag für die Kollegen selbstverständlich ist, werden wir uns die weiteren pds Apps genauer ansehen, um beispielsweise mit pds Projekt die einfache Übermittlung von Projektdaten auf die Baustellen sicher zu stellen. Die Digitalisierung unseres Betriebes nimmt also auch in Zukunft eine wichtige Rolle ein.
