- Drei Gewerke (Elektro, Tischler, Innenausbau) unter einem Dach, seit 2023 pds Software
- Größte Herausforderung: getrennte Kosten-/Stundenerfassung bei gewerkeübergreifenden Projekten
- Genutzt: Software von Angebot bis Rechnung, digitale Monteur-Apps, digitaler Rechnungseingang, schrittweise Zeiterfassung
- Ergebnis: weniger Fehler, mehr Zeitersparnis in der Buchhaltung, bessere Übersicht
- Nächste Schritte: volle Zeiterfassung, Modul „Projektleistung und Regie" (Herbst 2026), Auswertungs-Dashboard
- Fazit: Support und Transparenz überzeugen am meisten
Drei Gewerke unter einem Dach – Elektro, Tischler und Innenausbau – das ist die ungewöhnliche Konstellation der HAUTEC GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Berlin betreut private und gewerbliche Kunden mit einem breiten Spektrum an Service- und Projektleistungen. Die besondere Unternehmensstruktur stellte das Team jahrelang vor erhebliche Herausforderungen bei der Suche nach einer passenden Handwerkersoftware. Die drei Unternehmensbereiche agieren einzeln, Kosten und Erlöse sollten separat darstellbar sein. Im Jahr 2023 fiel die Entscheidung für pds Software und damit auch für die ITSM IT-Systeme und Management GmbH als Einführungs- und Betreuungspartner. Im Gespräch mit Elisabeth Friedrich berichten Geschäftsführer Mario Austen und seine Frau Karin Austen, Assistentin der Geschäftsführung, über ihre Erfahrungen, die Hürden bei der Einführung und die Vorteile, die sie heute aus dem System ziehen.
Wie war der Stand der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen, bevor Sie sich für pds Software entschieden haben?
Herr Austen: Digitalisierung ist ja immer ein weiter Begriff. Wir waren zwar schon relativ papierarm unterwegs, aber wir haben mit vier verschiedenen Programmen gleichzeitig gearbeitet. Das war alles andere als ideal. Ich habe, glaube ich, sieben Jahre nach einer neuen Software gesucht. Denn unsere Konstellation ist eben ganz anders als die einer normalen Elektrofirma.
Frau Austen: Für uns im Büro war das wirklich eine tägliche Herausforderung. Wir haben so viele Mitarbeiter und so viele verschiedene Aufgaben: Arbeitszettel, Akten, Buchhaltung, Lohn. Das waren viele Schritte, viel Zeit und viel verschenkte Kapazität.
Warum hat die Suche so lange gedauert und aus welchen Gründen fiel die Wahl am Ende auf pds Software?
Herr Austen: Die Schwierigkeit war, ein System zu finden, das wirklich alles abbilden kann: Handwerkersoftware, integrierte Buchhaltung und Lohnbuchhaltung. Wir wollten alles unter einem Dach, ohne Medienbrüche und parallele Systeme, die jemand manuell befüllen muss. Letztendlich war pds Software die einzige Option, die das abbilden könnte, was wir wollen.
Frau Austen: Wir haben immer wieder geschaut und wieder verworfen, bis sich pds Software herauskristallisiert hat. Anfangs waren wir skeptisch. Aber die ständige Weiterentwicklung von pds Software ist super und vor allem der Service ringsherum hat uns überzeugt. Wenn in der Lohnbuchhaltung oder in der Buchhaltung etwas hängt, müssen wir schnell jemanden erreichen können. Deswegen war der Service ein ausschlaggebender Punkt für uns.
Mit den Geschäftsbereichen Elektro, Tischler und Innenausbau vereinen Sie drei Meisterbetriebe unter einem Dach. Welche Herausforderungen sind damit verbunden in Bezug auf die Softwarenutzung?
Herr Austen: Alle drei Abteilungen arbeiten ein bisschen anders. Wenn ich eine Firma habe, die durchgängig gleich arbeitet, funktioniert das relativ unkompliziert. Bei uns aber brauche ich ein Programm, das drei verschiedene Arbeitsweisen gleichzeitig abbilden kann.
Frau Austen: Und eigentlich sind es sogar vier Konstellationen, denn die drei Gewerke arbeiten ja auch gemeinsam an Projekten. Wir haben viel Servicegeschäft, aber daneben auch Projektgeschäft: keine riesigen Bauvorhaben, sondern Komplettsanierungen von Wohnungen, an denen alle drei Gewerke beteiligt sind. Das ist eine Herausforderung, weil wir bei so einem Projekt Monteure aus allen Bereichen auf denselben Kostenträger buchen, jede Abteilung aber ihre eigenen Stunden getrennt erfassen muss. Das musste alles erst sauber eingestellt werden. Ich glaube, wir sind eine ganz besondere Referenz für so eine Konstellation, von der gibt es nicht viele.
Welche Funktionen in pds Software nutzen Sie derzeit?
Herr Austen: Wir nutzen die Branchensoftware sehr umfassend vom Angebot bis zur Rechnung. Bei Elektro nutzen wir die Schnittstellen zum Großhandel. Für die anderen Gewerke gibt es seitens der Großhändler leider keine vergleichbaren Schnittstellen. Im Servicebereich arbeiten unsere Monteure inzwischen vollständig digital über die pds Apps und nutzen keine Zettel mehr. Und wir sind gerade dabei, die Zeiterfassung schrittweise einzuführen: Fünf Mitarbeiter erfassen ihre Zeit schon digital, die anderen folgen nach und nach.
Frau Austen: In der Buchhaltung läuft fast alles über pds Software: Wir lesen Bankauszüge komplett digital ein und mittlerweile erhalten wir so gut wie keine Papierrechnungen mehr. Der Schreibtisch besteht bei mir aus null Papier. Außerdem versuchen wir, auch Subunternehmer über die App einzubinden. Das funktioniert sehr gut.
Was haben Sie in Bezug auf die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse seit der Einführung erreicht?
Frau Austen: In der Buchhaltung ist die Zeitersparnis gigantisch. Allein dadurch, dass die Eingangsrechnungen alle digital kommen, ist die Fehlerquote deutlich gesunken: keine Zahlendreher mehr, keine vergessenen Buchungen. Und früher war ständig die Frage: „Wer hat den Auftrag? Wo ist er?“ Das gibt es nicht mehr. Die Auftragsabwicklung ist schneller geworden, die Rechnungsstellung auch.
Herr Austen: Für mich als Geschäftsführer ist vor allem die Übersichtlichkeit ein Gewinn. Was aktuell noch viel Zeit kostet, ist die Verwaltung bei größeren Projekten. Deswegen warten wir gespannt auf das neue Modul für Projektleitung und Regie, das im Herbst 2026 kommen soll. Davon erhoffen wir uns noch mal eine erhebliche Erleichterung.
Wie schätzen Sie die Zusammenarbeit mit der itsm GmbH bei Einführung der Software ein?
Herr Austen: Hervorragend. Die Beraterin der itsm hatte bei uns wirklich ordentlich zu tun. Unsere Wünsche entsprachen eben nicht dem Standard. Sie musste sich immer wieder etwas einfallen lassen, wie unsere besonderen Konstellationen, etwa die Oberkostenträger, trotzdem sauber umgesetzt werden können. Und Probleme wurden immer schnell angepackt.
Frau Austen: Was uns persönlich noch einmal sehr geholfen hat: Vier Wochen vor unserem Go-live sind wir zu einer befreundeten Firma gefahren, die pds schon lange im Einsatz hat. Dort konnten wir das System im Live-Betrieb sehen. Das war für uns noch einmal ein ganz wichtiger Kick. Wir haben Dinge bemerkt, an die wir im Testsystem gar nicht gedacht hatten. Daraufhin haben wir gemeinsam mit unserer Beraterin alles nochmal umgestellt. Das war rückblickend eine sehr gute Entscheidung.
Gibt es für die Zukunft weitere Digitalisierungsschritte, die Sie noch angehen wollen?
Herr Austen: Als nächstes wollen wir die Zeiterfassung vollständig ausrollen. Dann das Modul Projektleistung und Regie, sobald es verfügbar ist. Und ein Thema, das mir persönlich sehr wichtig ist: aussagekräftige Auswertungen. Ich möchte meine Kennzahlen schnell und übersichtlich abrufen können, am liebsten über ein Dashboard, zum Beispiel mit Power BI.
Frau Austen: Wir führen gerade außerdem gemeinsam mit der itsm eine neue Telefonanlage ein und werden diese auch an pds anbinden. Aber wir versuchen bewusst, nicht alles auf einmal anzugehen. Schritt für Schritt. Das ist nicht nur für uns als Key-User einfacher, sondern auch für unsere Mitarbeiter, die jeden Wandel mittragen müssen.
Wie binden Sie Ihre Mitarbeiter in die Veränderungsprozesse ein?
Frau Austen: Das ist tatsächlich eine der größten Herausforderungen und die hat weniger mit dem Alter zu tun als mit der Mentalität. Wer generell wenig digital unterwegs ist, tut sich schwerer. Dazu kommt der klassische Einwand: „Das hat doch früher auch funktioniert, warum müssen wir das ändern?" Da müssen wir immer wieder viel erklären. Was sich bei uns sehr bewährt hat, ist eine regelmäßige interne Schulung. Diese findet jeden Mittwoch statt, anderthalb Stunden, nur für die Bürokollegen und -kolleginnen. Da bringen alle ihre individuellen Herausforderungen ein, wir besprechen neue Themen, und wer etwas noch nicht verstanden hat, geht somit nicht unter. Das gibt allen ein Stück Sicherheit.
Herr Austen: Bei neuen Funktionen starten wir immer erst mit ein, zwei Testkandidaten, bevor wir etwas breit ausrollen. Erst wenn es sauber läuft, weisen wir die anderen ein. Was ich aber schön finde: Die Monteure draußen reden miteinander. Manchmal haben wir von ihnen Tipps bekommen, die wir selbst noch gar nicht kannten. Das funktioniert also auch ein Stück weit von selbst.
Abschließend: Welche Vorteile überwiegen für Sie bei der Nutzung von pds Software?
Frau Austen: Die wesentlichen Vorteile sind für mich die Zeitersparnis in der Buchhaltung, deutlich weniger Fehler und die schöne Dokumentation. Diese sorgt für eine viel bessere Nachvollziehbarkeit. Wenn ich heute im System nach einer Kundenadresse schaue, sehe ich sofort alle Aufträge, alle Bilder, die gesamte Historie. Die Monteure schicken ihre Fotos nicht mehr per WhatsApp, alles läuft direkt über die pds App und ist sofort im System verfügbar. Das spart enorm viel Kommunikationsaufwand.
Herr Austen: Für mich ist zudem die Transparenz ein entscheidender Pluspunkt. Und langfristig, wenn alle Mitarbeiter ihre Zeiten digital erfassen, wird auch der Lohnabschluss deutlich schneller gehen. Das Wichtigste für uns ist aber der Support. Bitte machen Sie in den nächsten Jahren so weiter mit Ihrem Support!
Das Interview führte Elisabeth Friedrich, Head of Marketing, ITSM IT-Systeme und Management GmbH.
Zur ITSM IT-Systeme und Management GmbH: Der IT-Dienstleister mit Sitz in Fraureuth bei Zwickau versteht sich als Spezialist für IT-Lösungen im Handwerk. Die itsm ist seit 2004 Vertriebs- und Servicepartner für pds Software. Mit Niederlassungen in Dresden, Erfurt und Wildau bei Königs Wusterhausen begleitet die itsm ihre Kunden ganzheitlich, von der Beratung über die Softwareimplementierung, Hardwarelösungen bis hin zur langfristigen Betreuung.