Die TLC Gebäude- und Fertigungstechnik GmbH nutzt pds Software seit 2022 ganzheitlich in der Angebotskalkulation sowie in der Auftrags- und Projektabwicklung und der Rechnungserstellung.
Schnittstellen zu Lieferanten wie GC-Gruppe und Würth bringen Bestellungen direkt aus dem Onlineshop ins System des Unternehmens.
Digitale Rechnungsverarbeitung und die Freigabe per pds App reduzieren den Aufwand in der Buchhaltung.
Die pds App begleitet Serviceaufträge vom Auftrag bis zur Unterschrift beim Kunden – papierlos und mit voller Anlagenhistorie.
Werkzeugverwaltung ist im Einsatz, digitale Zeiterfassung ist als nächster Schritt bis Jahresende geplant.
Über die API-Schnittstelle will TLC künftig auch die Kalkulation KI-gestützt automatisieren.
Isolierung, Brandschutz, Lüftungstechnik, Blechbearbeitung und technische Gebäudeausrüstung unter einem Dach: Die TLC Gebäude- und Fertigungstechnik GmbH (TLC) ist mit knapp 90 eigenen Mitarbeitenden und insgesamt rund 180 Beschäftigten deutschlandweit auf Baustellen im Einsatz.
Seit 2022 steuert das Unternehmen seine Prozesse mit pds Software – unter anderem in Kalkulation, Auftrags- und Projektabwicklung, Service und Rechnungswesen. Geschäftsführer David Brockmann, Frank Wolf, Bereichsleiter Vorfertigung Lüftung, und Nicole Hänsel, Assistentin der Geschäftsleitung, berichten, wie pds Software ihren Arbeitsalltag unterstützt.
Deutschlandweite TGA-Projekte mit eigener Vorfertigung
„Wir haben zwei Bereiche: Das eine ist die technische Gebäudeausrüstung. Da sind wir deutschlandweit unterwegs und installieren Anlagen im Bereich Lüftung, Kühlung, Heizung und Sanitär", erklärt David Brockmann, Geschäftsführer der TLC Gebäude- und Fertigungstechnik. Der Hauptsitz liegt in Klipphausen, nur wenige Minuten von Dresden entfernt, dazu kommen Standorte in Karlsruhe und Ludwigshafen.
Am Standort Klipphausen verantwortet Frank Wolf die Vorfertigung Lüftung: „Ich bin der Bereichsleiter der Vorfertigung Lüftung hier an unserem Standort in Klipphausen, wo wir auf 4.000 Quadratmetern Lüftungskomponenten herstellen."
Warum TLC sich für pds Software entschieden hat
Für Brockmann war pds keine Neuentdeckung: „pds Software kenne ich schon etwas länger. Ich war vorher in einem anderen Unternehmen tätig, wo wir pds bereits eingeführt hatten und auch aktiv im Einsatz hatten. War damit sehr zufrieden. Und deshalb haben wir 2022 auch bei der TLC Gebäude- und Fertigungstechnik eingeführt." Ausschlaggebend war dabei auch die langfristige Perspektive: „Ein Entscheidungsgrund, wieder pds einzusetzen, war, dass die Software permanent weiterentwickelt wird. Das war uns wichtig, das kannten wir aus der Vergangenheit, und das ist auch weiterhin so geblieben."
pds Software als zentrale Plattform im Tagesgeschäft
Bei TLC deckt pds den kompletten kaufmännischen Prozess ab: „Wir nutzen pds eigentlich ganzheitlich. Wir starten mit der Angebotskalkulation über Auftragsabwicklung, Projektabwicklung, Service, Rechnung schreiben, Aufmaß", so Brockmann.
In der Vorfertigung sorgt das für einen klaren Überblick über alle laufenden Vorgänge. „pds nutzen wir für die Angebotsabwicklung, die Auftragsabwicklung, wir erstellen Lieferscheine, wir prüfen Rechnungen", berichtet Frank Wolf. „An pds gefällt mir die Struktur. Wir haben eine klare Aufstellung, wir haben alles immer im Blick. Und für mich das Wichtigste am Monatsende ist natürlich die Auswertung, die sehr schön dargestellt wird."
Auch im Bereich Wartung und Projektabwicklung ist der Weg vom Angebot zum fertigen Vorgang kurz. Nicole Hänsel erstellt darüber die Serviceaufträge für die Monteure und aus den Rückläufen die Rechnungen: „Dass ich das Angebot in den Auftrag wandeln kann, ist ja wirklich eigentlich nur zwei Klicks, weil ich alles aus dem Angebot mit rüber nehmen kann. Das ist wirklich sehr einfach."
Digitale Rechnungsverarbeitung und Freigabe per App
Ein weiterer Baustein im Tagesgeschäft ist die digitale Rechnungsverarbeitung. „Die digitale Rechnungsverarbeitung in pds ist ein sehr großer Vorteil, da wir unabhängig von der Verarbeitung von Rechnungen oder ZUGFeRD auch die anderen Rechnungen digital bearbeiten können. Das reduziert den Aufwand in der Buchhaltung erheblich", erklärt Brockmann.
Mehr zu ZUGFerD in pds Software
Für die Freigabe von Eingangsrechnungen nutzt er selbst, wie einige Kollegen auch, die pds App: „Es funktioniert sehr gut, sehr übersichtlich, und man kann es vor allem von unterwegs aus machen, muss nicht immer am Rechner sein oder sich eingewählt haben."
Serviceaufträge und Wartung: Vom Auftrag am Tablet bis zur Rechnung im Büro
Im Wartungsgeschäft läuft bei TLC ein Großteil der Abläufe über pds. Nicole Hänsel beschreibt den Prozess so: „Ich arbeite mit pds im Bereich Wartung. Da erstelle ich für unsere Monteure die Serviceaufträge. Wenn ich dann die Rückläufe bekomme, erstelle ich daraus die Rechnungen. Genauso im Projektbereich: Dort erstelle ich Aufmaße, und aus den Aufmaßen, wenn die zurückkommen, erstelle ich die Rechnungen."
Die Monteure erhalten ihre Serviceaufträge direkt auf das Tablet – inklusive anlagenspezifischer Checklisten: „Es gibt große Anlagen, kleine Anlagen, und darauf bekommen die dann die Serviceaufträge, die bearbeiten sie. Dadurch kommt dann ein Rücklauf, woraus ich eine Rechnung erstellen kann."
Seit zwei Jahren setzt das Unternehmen dafür gezielt die pds Service App ein. „Vom Serviceauftrag, der angelegt wird, bis zur Abwicklung, Rücklauf, Unterschrift beim Kunden – und dann daraus die Erstellung in pds – wird bereits darüber abgewickelt", so Brockmann. „Die Service App erleichtert uns den Umgang mit unseren ganzen Wartungskunden und Verträgen. Wir sehen sofort eine Historie der Anlage: Welcher Kollege war dort? Welche Arbeiten hat er ausgeführt? Transparent für den Kunden. Wir haben keine Zettel mehr und sparen Zeit beim gesamten Ablauf."
Schnittstellen zu GC-Gruppe und Würth schaffen Transparenz
Ein zentraler Vorteil für TLC Gebäude- und Fertigungstechnik GmbH sind die zahlreichen Schnittstellen von pds zu externen Systemen. „Vorteil von pds sind die vielen Schnittstellen, die es zu unterschiedlichen Bereichen gibt. Wir arbeiten eng mit der GC-Gruppe zusammen oder mit der Firma Würth", so Brockmann.
Mehr zu Schnittstellen in pds Software
Bestellungen aus den jeweiligen Onlineshops laufen direkt ins System ein und werden dort vom Einkauf freigegeben – „eine absolute Erleichterung". Auch beim Thema Aufmaß profitiert das Unternehmen von den Schnittstellen zum Auftraggeber und auf die Baustelle: „Für uns bietet das ganz viel Transparenz."
Blick nach vorn: API-Schnittstelle, KI und Zeiterfassung
Auch strategisch spielt die Offenheit der Software eine Rolle. „Ein weiterer Vorteil von pds ist die API-Schnittstelle, die es ermöglicht, externe Software anzubinden – sei es ein Dokumentenmanagementsystem oder andere KI-basierte Systeme, was ja nun immer mehr auf den Markt kommt", so Brockmann. Konkret plant die TLC Gebäude- und Fertigungstechnik GmbH künftig die Kalkulation KI-gestützt zu automatisieren, angedockt an PDF-Dokumente.
Neben der laufenden Auftrags- und Serviceabwicklung nutzt die TLC Gebäude- und Fertigungstechnik GmbH auch die Werkzeugverwaltung in pds Software. „Das war erst mal ein großer Aufwand, alles einzupflegen, was wir an Bestand und an Werkzeugen haben. Danach lässt es sich aber sehr gut steuern und organisieren", so Brockmann.
Der nächste Ausbauschritt ist aber bereits in Vorbereitung: die digitale Zeiterfassung. „Da sind wir gerade dabei, das vorzubereiten, und ich denke, dass wir das bis Ende des Jahres umgesetzt haben."
Fazit
Von der Angebotskalkulation über die Auftrags- und Projektabwicklung bis zur Wartung und digitalen Rechnungsfreigabe: Bei der TLC Gebäude- und Fertigungstechnik GmbH bildet pds Software die komplette kaufmännische und organisatorische Prozesskette ab. Schnittstellen zu Lieferanten wie der GC-Gruppe und Würth, die mobile Service App für die Monteure sowie die geplante KI-gestützte Kalkulation zeigen, wie das Unternehmen die Software gezielt weiterentwickelt – passend zu den eigenen wachsenden Anforderungen.