Die Offpaper-Anbindung in pds Software: Formulare digital denken

In vielen Handwerks- und Baudienstleistungsbetrieben gehören Formulare zum täglichen Arbeitsalltag: Messprotokolle, Schadensberichte, Wartungschecklisten oder Kundendokumentationen. Klassisch werden diese oft papierbasiert geführt oder als Word/Excel-Vorlage gespeichert, jedoch mit Medienbrüchen, manueller Nachbearbeitung und geringerer Effizienz. Genau hier setzt Offpaper an: Ein modernes Tool als Ergänzung zu pds Software, mit dem Formulare individuell, digital und mobil erstellt werden können. Ohne Programmierkenntnisse.

Offpaper ist ein App-Baukasten für digitale Formulare, Protokolle und Checklisten, der per One-Click-Integration über die Rest-API Schnittstelle in pds Software eingebunden wird und Handwerksbetrieben hilft, papierbasierte Prozesse vollständig zu automatisieren.

"Mit unserem cloud-basierten Baukasten erstellen unsere Kunden ohne zu programmieren eigene und individuell an den Anwendungsfall angepasste Formular-Apps, welche die Mitarbeitenden dann auf dem Handy oder Tablet direkt beim Kunden vor Ort verwenden, um Daten zu erfassen oder ihre Arbeit zu dokumentieren", so Timm Feix, Mit-Gründer und CEO von Offpaper. 

Die automatisierte Weiterverarbeitung von Dokumenten, die digitale und dynamische Erfassung sowie die einfache One-Click-Integration machen Offpaper für digitalisierte Unternehmen nahezu unverzichtbar. 

Jobcluster, UGL oder Open Masterdata sowie andere digitale Schnittstellen sind wichtige Bausteine für lückenlose Geschäftsprozesse im Handwerk. Damit spart Ihnen pds Software Zeit- und Arbeitsaufwand, sodass sich das Handwerksprogramm schnell bezahlt macht. Hier erfahren Sie mehr über unsere Preise und Lizenzmodelle.

Mit der aktuellen Version der Offpaper App lassen sich Service-Checklisten direkt in den pds Arbeitsablauf integrieren, indem der neue Baustein pds Serviceauftrag genutzt wird. Dieser ermöglicht es, Serviceaufträge aus pds Software direkt in Offpaper auszuwählen und relevante Informationen zur technischen Einheit automatisch anzuzeigen. Nach dem Ausfüllen der Checkliste – inklusive GPS-Standort, Bildern und digitaler Unterschrift – wird das Formular über die pds API automatisch an pds Software übertragen. Im Service-Dashboard erscheint der Rücklauf anschließend vollständig, inklusive der in Offpaper ausgefüllten Checkliste. So entsteht eine lückenlose digitale Servicedokumentation ohne händische Übertragungen.

Serviceprozesse, strukturierte Dokumentation von technischen Anlagen oder die direkte Weiterverarbeitung von Daten in der pds Projektakte: Was Nutzern von pds Software und Offpaper mit den erweiterten Integrationsmöglichkeiten ab sofort zur Verfügung steht, erklärt Co-Founder Timm Feix im Video. 

Bisher wurden über Offpaper vor allem Dokumente (PDFs mit Fotos, Unterschriften, Prüfpunkten) in die pds Projektakte übertragen. Mit dem neuen Update fließen jetzt auch konkrete Feldinformationen direkt zurück in pds: Ausgefüllte Statusfelder in Offpaper – zum Beispiel „Abnahme Estricharbeiten: abgenommen" – beschreiben automatisch die entsprechenden globalen Projektinfofelder in pds Software. Das ermöglicht personalisierte Dashboards mit projektbezogenen Filtern sowie übergreifende Auswertungen über den Stand einzelner Gewerke. Die Verzahnung zwischen Außendienst und Büro wird damit noch enger: Nicht nur Dokumente, sondern auch strukturierte Daten fließen nahtlos in die Projektsteuerung ein.

Mit dem neuen Offpaper-Copiloten unterstützt künstliche Intelligenz beim Aufbau von Formularen. Per einfachem Prompt (etwa “Erstelle ein Inbetriebnahmeprotokoll mit relevanten Prüfpunkten und pds-Integration”) plant der Copilot die Struktur des Formulars, erklärt seinen Ansatz und setzt das Formular anschließend automatisch mit den passenden Bausteinen, der pds-Verknüpfung und den Vorbelegungen zusammen. Das fertige Formular kann direkt veröffentlicht oder weiter angepasst werden. Vom Prompt bis zur einsatzbereiten Checkliste vergehen so nur wenige Minuten.

Viele Serviceeinsätze betreffen nicht einzelne Geräte, sondern Anlagen mit mehreren untergeordneten Bauteilen – etwa eine Wärmepumpe mit Innen- und Außengerät. Über Wiederholungsgruppen können Techniker jede Einheit separat auswählen und dokumentieren. Im Rücklauf in pds Software wird jede Einheit mit ihrem eigenen Prüfstatus ausgewiesen.

Noch einen Schritt weiter geht die neue Unterstützung für verschachtelte Wiederholungsgruppen: Für Aufnahmen wie die Heizkörpererfassung vor einer Wärmepumpen-Installation lassen sich zunächst alle Räume eines Gebäudes anlegen – und innerhalb jedes Raums die einzelnen Heizkörper separat erfassen. Die Anzahl der Einträge je Ebene ist dabei flexibel. So entsteht ein übersichtliches Dokument, das die tatsächliche Vor-Ort-Situation strukturiert abbildet – egal wie komplex die Anlage aufgebaut ist.

Für die Erfassung besonders vielschichtiger Strukturen (etwa die Heizkörperaufnahme vor einer Wärmepumpen-Installation) unterstützt Offpaper jetzt verschachtelte Wiederholungsgruppen. Techniker können zunächst alle Räume eines Gebäudes anlegen und innerhalb jedes Raums die einzelnen Heizkörper separat erfassen. Die Anzahl der Einträge je Ebene ist flexibel und muss nicht im Voraus festgelegt werden. Das Ergebnis ist ein übersichtliches Dokument, das die tatsächliche Vor-Ort-Situation strukturiert abbildet, ohne statische Formularvorlagen, die zu groß oder zu klein sind.

Mit Offpaper erhalten Handwerksbetriebe ein flexibles, digitales Werkzeug, um individuelle Formulare effizient, nutzerfreundlich und ohne Programmieraufwand zu erstellen. Die jüngsten Erweiterungen, von der Bauteil-Dokumentation über die Datenrückspielung in die Projektakte bis hin zum KI-gestützten Copiloten, machen die Integration noch leistungsfähiger. In Kombination mit der pds Software entsteht eine durchgängige, medienbruchfreie Prozesskette – vom Außendienst über das Büro bis zur Projektakte. Wer Prozesse standardisieren, Fehler reduzieren und Zeit sparen will, findet hier eine moderne Lösung für den digitalen Alltag im Handwerk.

Dieser Artikel ist Teil vier unserer Serie zu digitalen Schnittstellen für das Handwerk. Neben Offpaper verfügt pds Software über weitere Anbindungen, die geschäftliche Prozesse im Handwerk effizienter machen.