- diga service GmbH, Essen: etwa 110 Mitarbeiter, SHK, Elektrotechnik, Gas-Sicherheit, bundesweiter Kundendienst
- Einführung pds Software 2015 als Antwort auf wachsende Prozesse und unkontrollierbare Zettelwirtschaft
- pds im Einsatz in allen Unternehmensbereichen: Kundendienst, Projektsteuerung, Finanzbuchhaltung
- Service App ermöglicht vollständig digitale Auftragsabwicklung – Monteure haben alle Informationen direkt auf dem Tablet
- Digitaler Rechnungseingang seit zwei Jahren: papierlose Verarbeitung aller Eingangsrechnungen
- Dashboards für schnellen Überblick über Rückläufe und Zahlungsfluss
- Mitarbeiterentlastung und weniger Informationsverlust als konkrete Ergebnisse
- Zukunftsperspektive: KI-gestützte Kalkulation großer Leistungsverzeichnisse geplant
Die diga Service GmbH aus Essen startete als Sanitär- und Heizungsbetrieb mit 34 Mitarbeitern und hat sich in rund 25 Jahren zum überregionalen Dienstleister mit rund 110 Beschäftigten entwickelt. Heute umfasst das Leistungsspektrum neben klassischen SHK-Leistungen auch Elektrotechnik sowie spezialisierte Gas-Sicherheitsleistungen.
Darüber hinaus übernimmt das Unternehmen Wohnungsmodernisierungen, bundesweiten Anlagenbau, Kesseltausch und Strangsanierungen sowie Projekte im Bereich der Energiewende. Geschäftsführer Dr. Jan-Philipp Gliese leitet das Unternehmen gemeinsam mit seiner Schwester in zweiter Generation. Wie pds Software geholfen hat, den gesamten Betrieb zu digitalisieren, berichten Geschäftsführer Gliese und Projektleiter Pascal Hoffmann im Gespräch.
Wachstum auf Kosten der Übersicht: Die analoge Grenze
Was für viele Handwerksbetriebe gilt, galt auch für die diga Service GmbH: Je mehr das Unternehmen wuchs, desto unübersichtlicher wurden die internen Abläufe. Aufträge wanderten auf Papier durch Büros, Informationen gingen verloren, und die manuelle Erfassung band Zeit, die an anderer Stelle fehlte.
Der Moment, in dem die analoge Welt an ihre Grenzen stieß, war für Geschäftsführer Gliese ein klares Signal: „Wir als wachsendes Unternehmen hatten natürlich das Problem, dass unsere Prozesse immer größer wurden, dass die Zettelwirtschaft in der analogen Welt immer umfassender wurde und kaum noch zu überblicken und zu bewältigen war." 2015 fiel die Entscheidung zur umfassenden Digitalisierung mit pds Software.
pds Software in allen Unternehmensbereichen
Heute ist pds Software das digitale Rückgrat des gesamten Betriebs. Im Kundendienst steuert die Software gemeinsam mit der pds Service App die Monteurs- und Auftragsplanung, von der Disposition bis zum Rücklauf ins Büro und der anschließenden Abrechnung. Alle Projekte werden über Projektakten angelegt, gesteuert und kontrolliert. Darüber hinaus deckt das Unternehmen den buchhalterischen Part über die integrierte Finanzbuchhaltung ab. „pds Software wird bei uns in allen Unternehmensbereichen eingesetzt", fasst Gliese zusammen.
Ein besonderer Schritt war die Einführung des digitalen Rechnungseingangs: „Seit zwei Jahren sind wir nun digital mit unserem Rechnungseingang. Dass wir alle Rechnungseingänge digital bekommen, digital verarbeiten und somit dort auch papierlos arbeiten können“, erläutert der Geschäftsführer.
Entlastung im Tagesgeschäft: Mehr Zeit für das Wesentliche
Projektleiter Pascal Hoffmann erlebt die Vorteile täglich. Seine Aufgabe ist es, die Rückläufe der Monteure zu prüfen und die Dokumentation auf Stimmigkeit zu kontrollieren – eine Arbeit, die durch pds Software erheblich effizienter geworden ist. „Der große Vorteil durch die pds Software ist in meinem Bereich, dass ich viel Zeit für andere Sachen habe, zum Beispiel für Außentermine und dass sich die Abläufe schneller bearbeiten lassen. Materialpositionen sind schneller zu verpreisen oder zu bearbeiten und alle Vorgänge sind gesammelt, bis sie dann in die Abrechnung gehen. Somit bleibt auch mehr Zeit für den Kunden am Ende des Tages“, erklärt er.
Besonders wertvoll: Die pds Service App gibt den Monteuren alle nötigen Informationen bereits auf dem Tablet mit auf den Weg. „Ein großer Vorteil für den Monteur ist, dass wenn Angebote über pds Software erstellt wurden und die Aufträge zum Monteur als Serviceauftrag rausgeschickt werden, dass der Monteur die Positionen der einzelnen Materialien bereits auf seinem Tablet hat und sich somit sehr gut auf seinen Auftrag vorbereiten kann", so Hoffmann.
Auch Kundendaten wie Telefonnummer, Kontaktdaten und E-Mail-Adressen stehen direkt zur Verfügung, was nicht nur den Monteur, sondern auch Hoffmann entlastet: „So werden wir hier im Büro dank weniger Telefonaufkommen entlastet“.
Aufträge im Griff, Kosten im Blick
Der Wechsel zur vollständig digitalen Auftragsabwicklung hat greifbare Ergebnisse gebracht. Geschäftsführer Jan-Philipp Gliese beschreibt die Veränderung deutlich: „Seit der Einführung der pds Software (…) konnten wir feststellen, dass wir die Aufträge, welche mittlerweile völlig digital laufen, deutlich besser im Überblick haben. (…) Wir können Aufträge viel besser nachvollziehen."
Fotos, Protokolle und Dokumentationen sind in pds Software direkt am Vorgang hinterlegt und jederzeit abrufbar. Das zahlt auf die Kundenzufriedenheit ein, erklärt der Geschäftsführer: „Wir können dem Kunden zufriedenstellende Antworten geben, weil alles mit Bildern hinterlegt bei uns abgespeichert wird. Und das ist natürlich ein Riesenvorteil für uns."
Auch die Dashboard-Funktionen der pds Software leisten ihren Beitrag zum reibungslosen Zahlungsfluss: „Der Vorteil der Dashboards in der pds ist, dass man das große Ganze überblicken kann. Man hat die Möglichkeit, Eingangsrechnungen schnell zu kontrollieren, sodass auch der Zahlungsfluss zu den Großhändlern zügig gegeben ist", erklärt Pascal Hoffmann.
Ausblick: Kalkulation mit KI-Unterstützung
Die Zusammenarbeit mit pds soll weiter ausgebaut werden. Für die diga Service GmbH steht als nächstes die Optimierung der Kalkulation auf der Agenda. Ein Bereich, der beim Ausfüllen großer Leistungsverzeichnisse für Bauprojekte viel Routine-Aufwand verursacht.
Geschäftsführer Gliese setzt dabei auf eine KI-gestützte Lösung: „Wir kalkulieren täglich große Leistungsverzeichnisse für große Bauvorhaben, die sehr umfangreich sind. Und hier haben wir vor allen Dingen oft wiederkehrende Leistungen, die dort ausgefüllt werden müssen. Und wir erhoffen uns, mit einer möglicherweise künstlichen Intelligenz hier Grundsachen schnell eintragen zu können und uns dann auf die wesentlichen, wichtigen und vor allem Dingen variablen Sachen zu konzentrieren."