Die Borgmann Haustechnik aus Wesel ist seit über 30 Jahren im Bereich Sanitär, Heizung und Klima tätig und betreut mit 35 Mitarbeitenden ausschließlich Privatkunden in der Region. Seit Oktober 2019 setzt Geschäftsführer Sebastian Borgmann konsequent auf digitale Prozesse mit pds Software, von der Warenwirtschaft über die Kostenträgerrechnung bis hin zu API-Schnittstellen für spezialisierte Systeme.
Grundlegende Digitalisierung als Ziel
Die Entscheidung für pds Software fiel 2019 aus einem klaren Grund: „Wir wollten unser Unternehmen grundlegend digital aufstellen und unsere damalige ERP-Software hat das gar nicht mehr hergegeben", erklärt Sebastian Borgmann. „In der pds hatten wir die Möglichkeiten, digitale Prozesse zu integrieren und immer weiter auszubauen."
Diese Weitsicht hat sich ausgezahlt. Heute nutzt Borgmann Haustechnik pds Software in nahezu allen Unternehmensbereichen: vom Angebot bis zur Abrechnung, in der Lagerverwaltung, im Servicebereich und mit vollständiger Anbindung an die Finanzbuchhaltung.
Warenwirtschaft: Von der Bestellung bis zur ZUGFeRD-Rechnung
Besonders im Bereich der Warenwirtschaft zeigt sich die Stärke der Digitalisierung. „Der größte Vorteil ist, dass wir den gesamten Prozess von der Bestellung bis hin zur ZUGFeRD-Rechnung abbilden können", berichtet Borgmann. Die Automatisierung geht dabei so weit, dass kaum noch manuelle Eingriffe nötig sind.
„Das ist mittlerweile so digital, dass ich kaum noch manuelle Eingriffe habe", betont der Geschäftsführer. Diese Prozessoptimierung spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehlerquellen.
Kostenträgerrechnung: Tagesaktueller Überblick über Projekte
Ein weiterer Meilenstein in der Digitalisierung ist die Einführung der Kostenträgerrechnung. Jede angefallene Stunde wird direkt auf den Kostenträger des Projekts gebucht, ebenso wie Eingangsrechnungen für Waren und Dienstleistungen.
„Dadurch sind wir in der Lage, eigentlich tagesgenau zu sehen, wie der Kostenstand ist", erklärt Borgmann. Bei Erstellung der Ausgangsrechnung ist sofort ersichtlich, ob das Projekt profitabel war. „Das hatten wir vorher so nicht", unterstreicht er den Mehrwert der neuen Abläufe.
Diese Transparenz ermöglicht eine deutlich bessere Steuerung und schnellere Reaktion bei Projekten – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil im Privatkunden-Geschäft.
API-Schnittstellen: Ein System als Datenquelle
Ein besonderes Highlight der Digitalisierungsstrategie bei Borgmann Haustechnik ist die Nutzung von API-Schnittstellen. pds Software fungiert dabei als zentrale Stammdatenverwaltung und beliefert andere Systeme wie Geo Capture oder Autarc automatisch mit Daten.
"Wir haben dort die Kundendaten gespeichert, Mitarbeiterdaten, und über die API-Schnittstellen beliefern wir andere Systeme", erläutert Borgmann. Der Vorteil: keine redundanten oder doppelten Daten mehr, die gepflegt werden müssen. „Die Daten kommen automatisch von A nach B."
Zusätzlich nutzt das Unternehmen Mobile Offer – ein externes System zur einfachen Angebotserstellung, bei dem auch Kunden auf der Website selbst konfigurieren können. „Über die Schnittstelle haben wir die Möglichkeit, die Daten direkt in die pds Software zu bringen, um daraus ein qualifiziertes Angebot zu erstellen", berichtet Borgmann.
Mobile Apps und weitere Digitalisierungsschritte
Im operativen Geschäft kommen bei Borgmann Haustechnik verschiedene pds Apps zum Einsatz: „Der Riesenvorteil ist, dass wir die Aufträge quasi live an den Monteur weiterschicken können und relativ schnell in der Abrechnung sind", fasst Borgmann zusammen.
Die digitale Transformation bei Borgmann Haustechnik ist noch nicht abgeschlossen. Für die Zukunft plant das Unternehmen etwa mehr API-Schnittstellen: „Wir wollen immer mehr Schnittstellen für unsere Software bekommen, die wir in Spezialbereichen einsetzen, um diese mit der pds zu verknüpfen", erklärt Borgmann.
Außerdem soll die neue Regie- und Projekt App zum Einsatz kommen: „Wir freuen uns schon auf die neue Regie- und Projekt App, die demnächst von pds veröffentlicht wird", berichtet Borgmann. Die Hoffnung: Das, was im Service bereits mit der Service App funktioniert, im gleichen Umfang mit Bauprojekten umzusetzen.
Fazit: Durchgängige Digitalisierung als Erfolgsfaktor
Die Borgmann Haustechnik zeigt, wie konsequente Digitalisierung im Handwerk aussehen kann. Von der Warenwirtschaft über die Kostenträgerrechnung bis hin zu API-Schnittstellen und mobilen Apps – alle Prozesse greifen nahtlos ineinander.
"Wir wollten unser Unternehmen grundlegend digital aufstellen", fasst Sebastian Borgmann zusammen. Mit pds Software als Basis ist dieses Ziel erreicht – und die Reise geht weiter.
