Seit über 30 Jahren setzt die Dähn Dienstleistungs-GmbH aus Rostock auf pds Software und profitiert heute mehr denn je von einer durchgängigen, digitalen Lösung. Das Unternehmen plant und installiert Lüftungs- und Klimaanlagen für die Hotellerie, Gastronomie sowie für den medizinischen Bereich, darunter Reinräume, OP-Säle und Arztpraxen. Mit rund 25 Mitarbeitenden und einem hohen Projektvolumen sind effiziente Prozesse im Alltag entscheidend.
Keine Insellösungen
Geschäftsführender Gesellschafter Stefan Dähn begleitet pds bereits seit den Anfängen. Die Software wurde ursprünglich von seiner Mutter im damaligen Unternehmen eingeführt, 2014 erfolgte der Umstieg auf die neue Version. Heute arbeitet die Dähn Dienstleistungs-GmbH vollständig cloudbasiert.
"Bei der Software von pds hat uns überzeugt, dass wir keine Insellösung haben", berichtet Dähn. Alle zentralen Unternehmensbereiche sind in einem System zusammengeführt – von der Kalkulation und dem Angebotswesen über Buchhaltung, Lager und Service bis hin zur Projektabwicklung. "Alles ist miteinander vernetzt und das bringt uns natürlich enorme Zeitersparnis. Gleichzeitig wird der Papierverbrauch deutlich reduziert, was den Arbeitsalltag spürbar erleichtert."
Cloud-Lösung für mehr Flexibilität und Sicherheit
Die pds Cloud bietet dem Unternehmen maximale Flexibilität. Eigene Server im Büro sind nicht mehr notwendig, alle Daten sind jederzeit verfügbar. „Wir brauchen uns keinen Server mehr ins Büro stellen und haben die Daten über die Cloud permanent abrufbar.“ Updates, Wartungen und Datensicherungen erfolgen zentral im Rechenzentrum.
Ein besonderes Werkzeug im Alltag ist der Preisspiegel der pds Software. Zuliefererpreise lassen sich schnell einlesen, übersichtlich vergleichen und direkt für die Angebotskalkulation nutzen. Auf einen Blick wird ersichtlich, welcher Anbieter den günstigsten oder höchsten Preis bietet und wo der Median liegt. Diese Transparenz sorgt für eine erhebliche Zeitersparnis und erhöht gleichzeitig die Sicherheit bei der Kalkulation von Projekten und Angeboten.
Digitale Buchhaltung und tagesaktuelle Transparenz
Im kaufmännischen Bereich sorgt pds Software ebenfalls für Effizienz. Prokuristin Janett Gottschalk berichtet: “Durch das digitale Arbeiten fällt bei uns der ganze Papierkram weg.“ Die digitale Stundenerfassung ermöglicht tagesaktuelle Auswertungen der Kostenträger, während Rechnungen direkt digital geprüft und freigegeben werden. "Damit haben wir einen riesigen Zeitaufwand gespart und wissen immer, wo wir stehen."
Ein weiterer Pluspunkt ist die integrierte Lohn- und Finanzbuchhaltung. "Wir können tagesaktuell die Bilanz oder die GuV ausdrucken und haben jederzeit Einsicht", betont Stefan Dähn.
Mobiles Arbeiten mit Apps: Schnell, papierlos und effizient
Einen weiteren großen Mehrwert sieht Dähn im mobilen Arbeiten mit den pds Apps. „Die Vorteile des mobilen Arbeitens mit den Apps sehen wir ganz klar in der Abwicklung“, erklärt er. „Vorgänge werden direkt vor Ort erfasst und stehen dem Büro sofort digital zur Verfügung. Das spart Zeit, beschleunigt Prozesse und verhindert Medienbrüche.“ Gerade im Service zeigt sich dieser Vorteil deutlich. Störungen werden unmittelbar aufgenommen, digital weitergeleitet und können sofort bearbeitet werden.
Effiziente Prozesse mit Lager und Projekt App
Auch die Lager App unterstützt das Unternehmen für Klima- und Lüftungstechnik spürbar im Alltag. Materialbewegungen werden direkt erfasst, eingebucht und unmittelbar auf den passenden Kostenträger gebucht. Alles erfolgt schnell, strukturiert und ohne zusätzlichen Aufwand.
Die Projekt App kommt vor allem bei Beratungen und Kundenterminen zum Einsatz. Alle relevanten Informationen wie Ansprechpartner, Adressen und Projektstände sind bereits hinterlegt. Notizen lassen sich direkt in der Projektakte erfassen und weiterverarbeiten. „Das lässt uns beim Kunden sehr schnell einen Bericht erstellen“, erklärt Stefan Dähn. Besonders beeindruckt sind die Kunden davon, dass sie oft schon wenige Minuten nach dem Termin einen fertigen, unterschriebenen Bericht per E-Mail erhalten.
Blick in die Zukunft: Konfigurator und KI
Auch für die Zukunft ist die Dähn Dienstleistungs-GmbH digital gut aufgestellt. Geplant ist ein Online-Konfigurator auf der Unternehmenswebsite, über den Kunden selbst ein Angebot für die Klimatisierung ihrer Räumlichkeiten erstellen können. Die Kostenschätzung soll anschließend direkt in die pds Software übernommen werden können.
Mit großer Erwartung verfolgt das Unternehmen außerdem die zukünftigen Entwicklungen im Bereich Künstliche Intelligenz bei pds. "Dort wird es bestimmt einige Neuerungen geben, worauf wir schon sehr gespannt sind."
Fazit
Dähn setzt mit pds auf digitales Arbeiten. Vernetzte Prozesse, mehr Transparenz und eine deutliche Zeitersparnis machen sichtbar, wie erfolgreich Digitalisierung im Handwerk sein kann.
Wie wirkungsvoll diese konsequente Digitalisierung ist, zeigt auch die Auszeichnung des Betriebs durch den Unternehmerverband Rostock-Mittleres Mecklenburg. Dähn wurde für seine digitale Arbeitsweise als "Unternehmer des Jahres" geehrt – ein Erfolg, bei dem pds Software eine entscheidende Rolle gespielt hat.
