Seit über 35 Jahren betreut die WETABO GmbH Kunden in Chemnitz und Umgebung in den Bereichen SHK und Gebäudetechnik. Mit innovativen Konzepten setzt das Unternehmen die Energiewende um – sowohl für private als auch gewerbliche Kunden. Ein wichtiger Baustein dieser Entwicklung ist die digitale Transformation mit pds Software, die seit 2016 im Einsatz ist.
Geschäftsführung und Mitarbeiter der WETABO GmbH schildern im Video wie pds Software sie dabei unterstützt.
Effiziente Prozesse durch digitale Workflows
Durch die Einführung von pds Software wurden zahlreiche betriebliche Abläufe optimiert. Geschäftsführer Norman Borchers erklärt: „So haben wir über die ZUGFeRD- und IDS-Schnittstelle von pds zunächst die Großhändler angebunden, um den gesamten Einkaufsprozess von A bis Z digital abzubilden. Diesen Meilenstein haben wir 2024 mit der Umsetzung unseres Eingangsrechnungs-Workflows abgeschlossen und in dem Zuge das umständliche Handling von papierbasierten Eingangsrechnungen endgültig ad acta gelegt.“
Die WETABO GmbH hat auch weitere pds Workflows im Unternehmen integriert. „Insbesondere im Bereich der Projektabrechnung, im Controlling und in der Lohnabrechnung sind diese für uns sehr hilfreich und unterstützen unser Team bei unseren Abläufen im laufenden Tagesgeschäft“, ergänzt Stefanie Fritze, Assistentin der Geschäftsleitung.
Automatisierung im Arbeitsalltag
Neben der Verwaltung wurde auch die Arbeitsorganisation digitalisiert. Urlaubsanträge werden heute nicht mehr in Papierform eingereicht, sondern bequem über die pds Mitarbeiter App. Die Genehmigung erfolgt direkt über die Führungskräfte, während alle Beteiligten stets den aktuellen Status ihres Antrags einsehen können.
Auch die Zeiterfassung erfolgt bei der WETABO GmbH nun digital. Anstatt Stundenzettel auszufüllen, erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt über die App. Das sorgt nicht nur für eine genauere Abrechnung, sondern ermöglicht auch eine transparente Projektübersicht, sowohl für die Kollegen im Büro als auch im Außendienst.
Optimierte Terminsteuerung im Kundendienst
Ein weiteres Beispiel für die Digitalisierung bei WETABO ist die pds Service App. Zum Einsatz kommt diese hauptsächlich für die Terminsteuerung. „Das ist für uns ein ganz wichtiger Punkt, da wir im Service ständig Veränderungen unterliegen und bei Ausfällen mit unseren Monteuren schnell und zuverlässig neue Termine finden müssen“, erklärt Norman Borchers. Dank der App lassen sich Serviceaufträge effizienter verwalten und kurzfristige Änderungen problemlos umsetzen.
Der leitende Obermonteur Jens Pechmann ergänzt: „Wir im Kundendienst bekommen unsere Aufträge über die Service App in Echtzeit übermittelt, sodass wir auch bei kurzfristigen Änderungen von Aufträgen alle relevanten Kundendaten direkt im Zugriff haben.“ Die Service App beinhaltet außerdem die Auftragshistorie des Kunden, sodass alle Mitarbeiter der WETABO GmbH einen Einblick in bereits erfolgte Maßnahmen erhalten.
Zukunftssichere Digitalisierung
Nicht nur Arbeitsabläufe und Dokumentationen profitieren von der digitalen Transformation, auch das Werkzeugmanagement wurde optimiert. Monteure haben mit der pds Werkzeug App jederzeit einen Überblick über verfügbare Werkzeuge und Wartungsintervalle.
Die langjährige Zusammenarbeit mit der itsm IT-Systeme und Management GmbH als Implementierungspartner hat den Digitalisierungsprozess der WETABO GmbH unterstützt. Norman Borchers zieht ein positives Fazit: „Der vollumfängliche Einsatz der pds Software hat sich für uns bewährt und ich bin zuversichtlich, dass die Software auch in Zukunft die Aufgaben gemeinsam mit uns meistern wird.“
