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24. Mai 2024|Autor: Dr. Jascha de Bloom|

E-Rechnung: Pflicht ab 2025

Hintergründe und Wissenswertes rund um die E-Rechnungspflicht im Handwerk

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes wird die E-Rechnung Pflicht: Bis 2025 müssen Handwerksbetriebe ihre Rechnungssysteme auf den Versand und Empfang von digitalen Rechnungen in einem speziellen strukturierten Format anpassen. Das Wachstumschancengesetz soll unter anderem den Grundstein für ein deutsches und später auch EU-weites Meldesystem legen, mit dem Steuerbetrug und Bürokratie bekämpft werden sollen.


Aber was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe? Welche Formate gelten zukünftig als E-Rechnung? In diesem Artikel erfahren Sie mehr.

Wichtiger Hinweis: Die Inhalte dieses Beitrags dienen der allgemeinen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Wenn Sie die neuen Vorgaben in puncto E-Rechnung lückenlos umsetzen möchten, informieren Sie sich unbedingt bei Ihrem Wirtschaftsprüfer bzw. Steuerberater.

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Die E-Rechnung wird neu definiert

E-Rechnung oder „sonstige Rechnung“?

Eine wesentliche Veränderung durch die E-Rechnungspflicht ist die Definition der E-Rechnung selbst. Bisher galten digitale Rechnungsformate per se als E-Rechnungen – zum Beispiel, wenn Rechnungsempfänger eine einfache PDF-Datei statt einer klassischen Papierrechnung erhielten.


Dies ändert sich ab dem 1. Januar 2025: Als eine E-Rechnung im Sinne des UStG gelten Rechnungen dann nur noch, wenn sie digital und in einem strukturierten Format gesendet und empfangen werden können. Ihre spezielle Datenstruktur ermöglicht es, die E-Rechnung elektronisch zu verarbeiten und relevante Rechnungsdaten automatisch zu erfassen. Rechnungen, die diesen Kriterien nicht entsprechen, gelten in Zukunft als sonstige Rechnungen.

Für wen gilt die neue E-Rechnungspflicht?

Neue Regeln für das B2B-Geschäft in Deutschland

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 gilt nur für Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), die in Deutschland ansässig sind. Für Handwerksbetriebe betrifft die Pflicht daher vor allem Bestellungen beim Großhandel – aber auch Subunternehmer, Anbieter von Software oder Bürobedarf sowie weitere Geschäftspartner werden in Zukunft vermehrt auf das E-Rechnungsformat setzen. Die Ausgangsrechnungen für private Endkunden dürfen Betriebe hingegen weiterhin als „sonstige Rechnung“ im Sinne der UStG (siehe unten) zustellen.


Allerdings betrifft die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 nicht nur den Rechnungssteller: Als Handwerksbetrieb müssen Sie auch in der Lage sein, Eingangsrechnungen im E-Rechnungsformat zu empfangen. Bedenken Sie dabei, dass Sie sich als Rechnungsempfänger nicht auf die oben erwähnten Übergangsregelungen verlassen können: Rechnen Sie damit, dass Ihre Lieferanten und andere Geschäftspartner pünktlich zum Stichtag, dem 1. Januar 2025, vollständig auf E-Rechnung umstellen.


Tipp: Auch wenn Leistungen für Privatkunden von der E-Rechnungspflicht befreit sind, lohnt sich der Umstieg auf Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung schon heute. Bei pds erfahren Sie mehr über die Vorteile von E-Rechnungen  im Handwerk.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Übergangsregelungen für Ausgangsrechnungen bis 2027

Durch die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes ergibt sich der 1. Januar 2025 als Stichtag. Ab diesem Termin herrscht in Deutschland grundsätzlich die Pflicht zur E-Rechnung. Bis Ende 2027 greift jedoch eine Übergangsregelung, die Unternehmen mehr Zeit für den Umstieg auf die E-Rechnung verschafft:


So dürfen Unternehmen bis Ende 2026 im B2B-Geschäft weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen – also Papierrechnungen beziehungsweise nicht strukturierte, digitale Rechnungsformate. Wichtig: Der Rechnungsempfänger muss dem abweichenden Rechnungsformat zustimmen, sofern der Rechnungssteller von der Übergangsregelung Gebrauch macht. Diese Regelung gilt auch für Umsätze aus dem Jahr 2027 – mit der Einschränkung, dass der Gesamtumsatz des rechnungsstellenden Unternehmens im Vorjahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen darf. Das bedeutet: Größere Handwerksbetriebe müssen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich spätestens Ende 2026 vollständig erfüllen.

Welchen Zweck hat die E-Rechnungspflicht?

Kampf gegen Bürokratie und Steuerbetrug

Grund für die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein elektronisches Meldesystem, das im Rahmen der sogenannten ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) für die gesamte EU eingerichtet werden soll. Relevante Rechnungsdaten sollen zukünftig in das neue Meldesystem eingespeist werden. Damit der Prozess möglichst reibungslos abläuft, braucht es ein digitales Rechnungsformat, mit dem sich die relevanten Daten einfach und schnell übermitteln lassen.


Die Änderungen im Zuge der ViDA-Initiative sollen zum einen Betrug bei der Umsatzsteuer erschweren und zum anderen Unternehmen im Umgang mit ihren steuerlichen Pflichten entlasten. Eine enorme Erleichterung bedeutet das geplante Meldesystem zum Beispiel für internationale Lieferanten innerhalb der EU: Bisher gelten in den einzelnen Mitgliedsstaaten häufig unterschiedliche Registrierungs- und Meldepflichten, die einen hohen Verwaltungs- und Kostenaufwand für Unternehmen bedeuten. Das zentrale Meldesystem soll diese kleinteiligen Verpflichtungen ersetzen und einen EU-weite einheitlichen Rechtsrahmen schaffen.

Weitere Vorteile von E-Rechnungen

Neben der rechtlichen Verpflichtung ab 2025 bieten elektronische Rechnungen eine Reihe von weiteren Vorteilen – sowohl für den Rechnungsempfänger als auch für Unternehmen im Handwerk selbst. Als Betrieb profitieren Sie zum Beispiel von:

 

  • keine Porto- und Druckkosten
  • fließende Prozesse im Rechnungswesen
  • Verarbeitung des Rechnungsformats XRechnung möglich (Standard für öffentliche Aufträge)
  • weniger Arbeitskosten durch beschleunigte Prozesse (elektronische Erzeugung, Versand und Empfang von Rechnungen mit wenigen Klicks)

E-Rechnungspflicht im Handwerk einfach umsetzen

Ideal vorbereitet – mit professioneller Handwerkersoftware

Mit ZUGFeRD und XRechnung gibt es in Deutschland bereits zwei etablierte digitale Rechnungsformate, die Handwerksbetrieben im Rechnungswesen offenstehen. Prinzipiell sind diese Formate jedoch nicht verpflichtend. Theoretisch dürfen sich Rechnungssteller und -empfänger sogar untereinander auf ein Rechnungsformat einigen. Allerdings müssen beide Unternehmen darauf achten, dass das gewählte Format die komplexen EU-Vorgaben erfüllt (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG n. F.).


Zum Glück geht es auch einfacher: Mit einer professionellen Handwerkersoftware lassen sich E-Rechnungen mit wenigen Klicks generieren und versenden – etwa in den etablierten Formaten ZUGFeRD oder XRechnung. Eingangsrechnungen importieren Sie mit einem hochwertigen Handwerksprogramm ebenso schnell, sodass Ihnen die übermittelten Daten in wenigen Sekunden für die weitere Verarbeitung zur Verfügung stehen.

Video: Elektronische Rechnungen im Handwerk | Mainmetall & pds Software

Doch wie richten Sie E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format ein und wie erhalten Sie Unterstützung von Workflows? Im Video mit dem Großhändler Mainmetall zeigen wir Ihnen praxisorientiert und kompakt folgende Themen:

  • Einrichtung von ZUGFeRD
  • Zusammenspiel mit dem Workflow für Eingangsrechnungen
  • Verbindung mit den eCommerce-Belegen zur Prüfung
  • Belegarchivierung mit Volltextsuche 

Keine Lust mehr auf Papierrechnungen? Wir unterstützen Sie!

Als Anwender von pds Software blicken Sie der Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 gelassen entgegen. Digitalisieren Sie Ihr Rechnungswesen und arbeiten Sie schon heute mit digitalen Rechnungsformaten, die den Vorgaben der E-Rechnungspflicht entsprechen. Im Bereich der Rechnungsstellung ist pds zudem GoBD-zertifiziert. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, um mehr zu erfahren.

Video: So erzeugen Sie XRechnungen in pds Software

In wenigen Klicks zur E-Rechnung

Fazit: Vorbereitung mit Softwarelösungen fürs Handwerk

Die E-Rechnung wird Pflicht – und bietet Chancen

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes ist die E-Rechnungspflicht ab 2025 gesetzt. Deshalb raten wir Handwerksbetrieben, sich frühzeitig an die neuen Anforderungen an digitale Rechnungsformate anzupassen. Nur so werden Sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht. Zwar gibt es Übergangsregelungen für Rechnungssteller, die den Umstieg zur E-Rechnung erleichtern. Trotzdem müssen Handwerksbetriebe pünktlich zum 1. Januar 2025 in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.


Eine professionelle Handwerkersoftware hilft Ihrem Unternehmen dabei, die E-Rechnungspflicht ohne großen Aufwand einzuhalten. So profitieren Sie von einer deutlichen Zeit- und Kostenersparnis sowie einer reibungslose Rechnungsverarbeitung.


Tipp: Ausführliche Informationen rund um das Wachstumschancengesetz und die darin geregelte Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 finden Sie im Bundesgesetzblatt Nr. 108 (BGBl. 2024 I Nr. 108 vom 27.03.2024). Der gesamte Gesetzestext steht Ihnen zum Lesen und Herunterladen zur Verfügung. Wenn Sie Handwerker sind und sich gezielt über Lösungen für Ihr Unternehmen informieren möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie persönlich und unverbindlich.

FAQ zur E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen, die geschäftlich mit anderen Unternehmen (B2B) oder öffentlichen Auftraggebern in Deutschland interagieren, E-Rechnungen ausstellen – beispielsweise in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung. Das schließt auch Handwerksbetriebe ein, die Rechnungen von Lieferanten, Großhändlern oder anderen geschäftlichen Partnern verarbeiten müssen. Auf der Empfängerseite besteht ebenfalls Handlungsbedarf: Zum selben Stichtag müssen Betriebe auch eingehende E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Ab 2025 unterscheidet das deutsche Umsatzsteuergesetz zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Damit sind digitale Rechnungen – beispielsweise eine PDF-Datei – nicht mehr pauschal mit E-Rechnungen gleichzusetzen: Vielmehr müssen E-Rechnungen nun in einem strukturierten digitalen Format vorliegen, das maschinenlesbar ist und sich automatisch verarbeiten lässt – zum Beispiel mit einem Handwerksprogramm. Rechnungsformate, die die neuen Anforderungen an E-Rechnungen bereits heute erfüllen, sind beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung.

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