E-Rechnung: Pflicht ab 2025

Was als E-Rechnung gilt, ist klar geregelt: Einfache PDF-Dokumente ohne strukturierte Daten sind keine E‑Rechnung mehr, sondern zählen als „sonstige Rechnung“. Die E‑Rechnungspflicht verlangt hingegen ein strukturiertes elektronisches Format nach der EU‑Norm EN 16931. 

In Deutschland erfüllen diese Norm Rechnungen, die den XML-Standards CII oder UBL entsprechen. Diese Formate ermöglichen nicht nur eine digitale Übermittlung, sondern auch maschinenlesbare Daten, automatische Verarbeitung, fehlerfreie Erfassung sowie GoBD-konforme Archivierung. Erstellt werden können E-Rechnungen mit diesen Anforderungen etwa mit ZUGFeRD oder XRechnung.

Ausnahmen von der E‑Rechnungspflicht: Kleinstbeträge und Privatkunden

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Brutto und Fahrausweise sind von diesen Vorgaben ausgenommen. Ebenso sind B2C-Rechnungen – also Rechnungen an Privatkunden – nicht betroffen.

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 gilt nur für Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), die in Deutschland ansässig sind. Für Handwerksbetriebe betrifft die Pflicht daher vor allem Bestellungen beim Großhandel – aber auch Subunternehmer, Anbieter von Software oder Bürobedarf sowie weitere Geschäftspartner werden in Zukunft vermehrt auf das E-Rechnungsformat setzen. Die Ausgangsrechnungen für private Endkunden dürfen Betriebe hingegen weiterhin als „sonstige Rechnung“ im Sinne der UStG (siehe unten) zustellen.

Allerdings betrifft die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 nicht nur den Rechnungssteller: Als Handwerksbetrieb müssen Sie auch in der Lage sein, Eingangsrechnungen im E-Rechnungsformat zu empfangen. Bedenken Sie dabei, dass Sie sich als Rechnungsempfänger nicht auf die oben erwähnten Übergangsregelungen verlassen können: Rechnen Sie damit, dass Ihre Lieferanten und andere Geschäftspartner pünktlich zum Stichtag, dem 1. Januar 2025, vollständig auf E-Rechnung umstellen.

Tipp: Auch wenn Leistungen für Privatkunden von der E-Rechnungspflicht befreit sind, lohnt sich der Umstieg auf Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung schon heute. Bei pds erfahren Sie mehr über die Vorteile von E-Rechnungen  im Handwerk.

Durch die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes ergibt sich der 1. Januar 2025 als Stichtag. Ab diesem Termin herrscht in Deutschland grundsätzlich die Pflicht zur E-Rechnung. Bis Ende 2027 greift jedoch eine Übergangsregelung, die Unternehmen mehr Zeit für den Umstieg auf die E-Rechnung verschafft:

So dürfen Unternehmen bis Ende 2026 im B2B- und B2G-Geschäft weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen – also Papierrechnungen beziehungsweise nicht strukturierte, digitale Rechnungsformate. Wichtig: Der Rechnungsempfänger muss dem abweichenden Rechnungsformat zustimmen, sofern der Rechnungssteller von der Übergangsregelung Gebrauch macht. Diese Regelung gilt auch für Umsätze aus dem Jahr 2027 – mit der Einschränkung, dass der Gesamtumsatz des rechnungsstellenden Unternehmens im Vorjahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen darf. Das bedeutet: Größere Handwerksbetriebe müssen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im B2B- und B2G-Bereich spätestens Ende 2026 vollständig erfüllen.

Die E‑Rechnungspflicht gilt bereits seit 1. Januar 2025 für Handwerksbetriebe: Das Empfangen, Verarbeiten und Archivieren von E-Rechnungen im strukturierten Format sind Pflicht. Der Versand wird gestaffelt ab 2027/2028 zur Pflicht. Diese Regelung benötigt zwar eine kurzfristige Umstellung der internen Abläufe, ist aber nicht unbedingt ein Hindernis, sondern eine Chance zur Prozessoptimierung und Kostenersparnis.

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Tipp: Ausführliche Informationen rund um das Wachstumschancengesetz und die darin geregelte Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 finden Sie im Bundesgesetzblatt Nr. 108 (BGBl. 2024 I Nr. 108 vom 27.03.2024). Der gesamte Gesetzestext steht Ihnen zum Lesen und Herunterladen zur Verfügung. Wenn Sie Handwerker sind und sich gezielt über Lösungen für Ihr Unternehmen informieren möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie persönlich und unverbindlich.