E-Rechnung: Pflicht ab 2025

Eine wesentliche Veränderung durch die E-Rechnungspflicht ist die Definition der E-Rechnung selbst. Bisher galten digitale Rechnungsformate per se als E-Rechnungen – zum Beispiel, wenn Rechnungsempfänger eine einfache PDF-Datei statt einer klassischen Papierrechnung erhielten.

Dies ändert sich ab dem 1. Januar 2025: Als eine E-Rechnung im Sinne des UStG gelten Rechnungen dann nur noch, wenn sie digital und in einem strukturierten Format gesendet und empfangen werden können. Ihre spezielle Datenstruktur ermöglicht es, die E-Rechnung elektronisch zu verarbeiten und relevante Rechnungsdaten automatisch zu erfassen. Rechnungen, die diesen Kriterien nicht entsprechen, gelten in Zukunft als sonstige Rechnungen.

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 gilt nur für Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), die in Deutschland ansässig sind. Für Handwerksbetriebe betrifft die Pflicht daher vor allem Bestellungen beim Großhandel – aber auch Subunternehmer, Anbieter von Software oder Bürobedarf sowie weitere Geschäftspartner werden in Zukunft vermehrt auf das E-Rechnungsformat setzen. Die Ausgangsrechnungen für private Endkunden dürfen Betriebe hingegen weiterhin als „sonstige Rechnung“ im Sinne der UStG (siehe unten) zustellen.

Allerdings betrifft die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 nicht nur den Rechnungssteller: Als Handwerksbetrieb müssen Sie auch in der Lage sein, Eingangsrechnungen im E-Rechnungsformat zu empfangen. Bedenken Sie dabei, dass Sie sich als Rechnungsempfänger nicht auf die oben erwähnten Übergangsregelungen verlassen können: Rechnen Sie damit, dass Ihre Lieferanten und andere Geschäftspartner pünktlich zum Stichtag, dem 1. Januar 2025, vollständig auf E-Rechnung umstellen.

Tipp: Auch wenn Leistungen für Privatkunden von der E-Rechnungspflicht befreit sind, lohnt sich der Umstieg auf Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung schon heute. Bei pds erfahren Sie mehr über die Vorteile von E-Rechnungen  im Handwerk.

Durch die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes ergibt sich der 1. Januar 2025 als Stichtag. Ab diesem Termin herrscht in Deutschland grundsätzlich die Pflicht zur E-Rechnung. Bis Ende 2027 greift jedoch eine Übergangsregelung, die Unternehmen mehr Zeit für den Umstieg auf die E-Rechnung verschafft:

So dürfen Unternehmen bis Ende 2026 im B2B-Geschäft weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen – also Papierrechnungen beziehungsweise nicht strukturierte, digitale Rechnungsformate. Wichtig: Der Rechnungsempfänger muss dem abweichenden Rechnungsformat zustimmen, sofern der Rechnungssteller von der Übergangsregelung Gebrauch macht. Diese Regelung gilt auch für Umsätze aus dem Jahr 2027 – mit der Einschränkung, dass der Gesamtumsatz des rechnungsstellenden Unternehmens im Vorjahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen darf. Das bedeutet: Größere Handwerksbetriebe müssen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich spätestens Ende 2026 vollständig erfüllen.

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes ist die E-Rechnungspflicht ab 2025 gesetzt. Deshalb raten wir Handwerksbetrieben, sich frühzeitig an die neuen Anforderungen an digitale Rechnungsformate anzupassen. Nur so werden Sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht. Zwar gibt es Übergangsregelungen für Rechnungssteller, die den Umstieg zur E-Rechnung erleichtern. Trotzdem müssen Handwerksbetriebe pünktlich zum 1. Januar 2025 in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Eine professionelle Handwerkersoftware hilft Ihrem Unternehmen dabei, die E-Rechnungspflicht ohne großen Aufwand einzuhalten. So profitieren Sie von einer deutlichen Zeit- und Kostenersparnis sowie einer reibungslose Rechnungsverarbeitung.

Tipp: Ausführliche Informationen rund um das Wachstumschancengesetz und die darin geregelte Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 finden Sie im Bundesgesetzblatt Nr. 108 (BGBl. 2024 I Nr. 108 vom 27.03.2024). Der gesamte Gesetzestext steht Ihnen zum Lesen und Herunterladen zur Verfügung. Wenn Sie Handwerker sind und sich gezielt über Lösungen für Ihr Unternehmen informieren möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie persönlich und unverbindlich.