E-Rechnungen empfangen: Der digitale Rechnungseingang im Handwerk

Seit 2025 müssen Handwerksbetriebe E-Rechnungen empfangen können. Doch viele Unternehmen fragen sich: Welche Software wird benötigt? Gibt es kostenlose Lösungen? Und wie lassen sich E-Rechnungen korrekt lesen und archivieren? Wir erklären, worauf es beim digitalen Rechnungseingang wirklich ankommt.

Sie sind mit den Grundlagen der E-Rechnungspflicht noch nicht vertraut? Dann lesen Sie zunächst hier weiter:
 

Die E-Rechnungspflicht ab 2025

Viele Handwerksbetriebe erhalten seit 2025 erstmals XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen von Lieferanten. Die Herausforderung besteht dabei weniger im Empfang selbst als in der Frage, wie sich elektronische Rechnungen öffnen, prüfen, weiterverarbeiten und archivieren lassen.

E-Rechnungen können auf verschiedenen Wegen eingehen – zum Beispiel per E-Mail, über Lieferantenportale oder direkt über Schnittstellen in einer Handwerkersoftware.

Für den Empfang von E-Rechnungen reicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach sowie ein Viewer zum Öffnen der Dateien aus. Elektronische Rechnungen können beispielsweise per E-Mail-Anhang (als XML-Datei oder ZUGFeRD-Rechnung), über Lieferantenportale, über Schnittstellen in einer Softwarelösung oder künftig verstärkt über das Peppol-Netzwerk eingehen. Wichtig ist dabei, dass die eingehenden Rechnungen digital verarbeitet und archiviert werden können.

Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht

Wer nur gelegentlich E-Rechnungen erhält, kann zunächst auf kostenlose Lösungen zurückgreifen. Dazu zählen etwa der ELSTER-Viewer, kostenlose XML-Viewer wie Quba oder Basisversionen einiger Buchhaltungsprogramme. Diese eignen sich insbesondere für Kleinunternehmer, Betriebe mit wenigen Eingangsrechnungen oder für den ersten Einstieg in den Umgang mit XRechnung und ZUGFeRD.

Kostenlose Tools stoßen jedoch schnell an ihre Grenzen. Funktionen wie die automatische Verarbeitung eingehender Rechnungen, digitale Freigabeworkflows, Belegerkennung, GoBD-konforme Archivierung oder die Anbindung an ERP- und Handwerkersoftware sind meist nicht oder nur eingeschränkt verfügbar.

Für einen effizienten digitalen Rechnungseingang empfiehlt sich daher eine professionelle Softwarelösung wie pds Software.

Viele Betriebe sind überrascht, wenn sie erstmals eine reine XML-Datei erhalten. Diese wirkt auf den ersten Blick wie „unlesbarer Code“. Deshalb benötigen Sie einen sogenannten Viewer oder eine Software mit integrierter Anzeige. Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist das einfacher: Sie enthalten zusätzlich ein normales PDF und können direkt geöffnet werden. 

Elektronische Rechnungen ausdrucken – ist das erlaubt?

Elektronische Rechnungen dürfen ausgedruckt werden, etwa für interne Prüfungen oder zur besseren Lesbarkeit. Der Ausdruck ersetzt jedoch nicht das digitale Original. Entscheidend ist, dass die E-Rechnung weiterhin elektronisch und revisionssicher archiviert wird. Eine reine Papierablage reicht daher nicht aus.

E-Rechnungen müssen grundsätzlich im elektronischen Originalformat aufbewahrt werden. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die entsprechende PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Ein Ausdruck kann zwar zusätzlich erstellt werden, ersetzt aber nicht die digitale Archivierung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen elektronisch, nachvollziehbar und GoBD-konform gespeichert werden.

Checkliste: Sind Sie bereit für den Empfang von E-Rechnungen?

Ihr Betrieb ist grundsätzlich vorbereitet, wenn:

• Sie über eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen verfügen.
• XML-Dateien geöffnet und angezeigt werden können.
• Eingehende Rechnungen digital gespeichert werden.
• Rechnungen revisionssicher archiviert werden.
• Zuständige Mitarbeitende Zugriff auf die Rechnungen haben.
• Rechnungen digital geprüft und freigegeben werden können. 

Je mehr Punkte Sie abhaken können, desto einfacher gelingt der Umstieg auf digitale Rechnungsprozesse.

Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Eine Pflicht zum Versand besteht für sie aktuell jedoch nicht.

Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht dagegen nicht betroffen. Rechnungen an Endkunden dürfen weiterhin klassisch als PDF oder Papierdokument erstellt werden.

So unterstützt pds Software beim Empfang von E-Rechnungen

Mit der pds Software empfangen und verarbeiten Handwerksbetriebe E-Rechnungen automatisiert und gesetzeskonform. Die Software unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD und bietet:

• automatischen Rechnungseingang per E-Mail oder Schnittstelle
• integrierten Viewer zum Lesen von XML-Dateien
• automatische Übernahme in die Buchhaltung
• digitale Freigabeprozesse
• GoBD-konforme Archivierung 

Dadurch reduzieren Betriebe manuelle Arbeitsschritte und schaffen effiziente digitale Prozesse im Rechnungseingang.

Der Empfang von E-Rechnungen gehört seit 2025 zum Pflichtprogramm für Handwerksbetriebe. Bereits mit kostenlosen Tools lassen sich erste Rechnungen öffnen und lesen. Wer jedoch regelmäßig digitale Rechnungen verarbeitet, spart mit einer professionellen Software langfristig Zeit, Kosten und Verwaltungsaufwand.

Mit der richtigen Lösung wird die E-Rechnung nicht zur Belastung, sondern zum nächsten Schritt in Richtung digitaler Handwerksbetrieb.