• Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG.
• Steuerfreie Umsätze beachten: Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Dieser Beitrag wird regelmäßig aktualisiert. Letzte Aktualisierung: 08. Juni 2026.
Die E‑Rechnungspflicht bringt seit 2025 weitreichende Veränderungen in der Rechnungsstellung und -bearbeitung mit sich. Doch nicht jede Rechnung und nicht jeder Betrieb ist automatisch betroffen: Es gibt klare Ausnahmen, die für Handwerksbetriebe entscheidend sein können. Dieser Ratgeber erklärt, für wen die Pflicht gilt und wer (Stand: Juni 2026) davon ausgenommen ist.
Sie sind mit den Grundlagen der E-Rechnungspflicht noch nicht vertraut? Dann lesen Sie zunächst hier weiter:
Wann greift die E-Rechnungspflicht und wer ist betroffen?
Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B- und B2G-Bereich. Für zahlreiche Betriebe stellt sich jedoch vor allem die Frage: Gibt es Ausnahmen? Tatsächlich sieht der Gesetzgeber verschiedene Fälle vor, in denen keine strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden muss.
Zentrale Ausnahmen der E-Rechnungspflicht
1. Rechnungen an Privatkunden (B2C)
Rechnungen, die Sie an Endverbraucher ausstellen, unterliegen nicht der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Papierrechnungen sind ohne weiteres zulässig, elektronische Rechnungen (z. B. PDF) erfordern die Zustimmung des Empfängers.
Praxisbeispiel: Als Sanitärbetrieb installieren Sie eine neue Heizungsanlage in einem Einfamilienhaus. Der Auftraggeber ist eine Privatperson.
→ Die Rechnung fällt in den B2C-Bereich. Eine strukturierte E-Rechnung ist nicht erforderlich.
2. Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro)
Für Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttobetrag von maximal 250 Euro besteht keine Verpflichtung zur Erstellung als E‑Rechnung. Solche Rechnungen können auch weiterhin als klassische „sonstige Rechnung“ – z. B. in Papierform – gestellt werden.
Praxisbeispiel: Als Elektrofachbetrieb verkaufen Sie Ersatzteile im Wert von 89 Euro brutto direkt an einen Kunden.
→ Die Rechnung gilt als Kleinbetragsrechnung und muss nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
3. Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG
Wenn für eine Leistung keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne erforderlich ist (z. B. steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG), entfällt zugleich die Pflicht, diese als strukturierte E‑Rechnung auszustellen. Wer jedoch eine E-Rechnung erhält, etwa von einem Lieferanten, muss diese entsprechend öffnen, verarbeiten und archivieren können – die Empfangspflicht gilt also trotzdem.
4. Fahrausweise und Tickets
Fahrkarten oder Fahrausweise, die rechtlich bereits als Rechnung gelten, müssen nicht zusätzlich im strukturierten E‑Rechnungsformat übermittelt werden.
5. Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit. Sie können ihre Rechnungen weiterhin in Papierform oder als einfaches PDF versenden – unabhängig davon, ob der Empfänger ein Unternehmer im B2B-Bereich ist. Wichtig: Die Befreiung gilt nur für die Ausstellungspflicht. Die Empfangspflicht besteht auch für Kleinunternehmer – eingehende E-Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern müssen empfangen, verarbeitet und ordnungsgemäß archiviert werden können.
Praxisbeispiel: Als selbstständiger Hausmeister bieten Sie Services, die unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen.
→ Die Ausgangsrechnungen dürfen weiterhin als PDF oder Papierrechnung erstellt werden.
→ Eingehende E-Rechnungen von Lieferanten müssen dennoch verarbeitet werden können.
6. Sonderregelung: Photovoltaik
Achtung bei Photovoltaikanlagen: der Nullsteuersatz ist keine Ausnahme. Weit verbreitet ist die Annahme, dass Leistungen mit einem Umsatzsteuersatz von 0 Prozent automatisch von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind. Das ist nicht der Fall. Der für bestimmte Photovoltaikanlagen geltende Nullsteuersatz nach § 12 Abs. 3 UStG stellt keine Steuerbefreiung nach § 4 UStG dar.
→ Rechnungen über Photovoltaikanlagen können daher grundsätzlich unter die E-Rechnungspflicht fallen.
Betrifft die Ausnahme der E-Rechnungspflicht Ihren Betrieb?
Wenn Sie eine der folgenden Fragen mit "Ja" beantworten, kann eine Ausnahme greifen:
- Stellen Sie Rechnungen ausschließlich an Privatkunden (B2C)?
- Erstellen Sie regelmäßig Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto?
- Arbeiten Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
- Erbringen Sie ausschließlich steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG?
Handelt es sich um Fahrausweise oder vergleichbare Belege?
Wenn Sie alle Fragen mit "Nein" beantworten, sollten Sie davon ausgehen, dass die E-Rechnungspflicht für Ihre Rechnungen grundsätzlich gilt.
Wichtig: Auch wenn für Ihren Betrieb eine Ausnahme bei der Ausstellungspflicht besteht, müssen Sie eingehende E-Rechnungen seit 2025 empfangen können.
Welche Ausnahme ist für Ihren Betrieb relevant?
Handwerksbetriebe mit überwiegend Privatkunden
Wenn Sie hauptsächlich für private Auftraggeber tätig sind, beispielsweise im Sanitär-, Heizungs- oder Elektrohandwerk, betrifft Sie die E-Rechnungspflicht häufig nur eingeschränkt. Prüfen Sie jedoch jeden Auftrag einzeln, sobald gewerbliche Kunden hinzukommen.
Kleinunternehmer
Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, besteht aktuell keine Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen. Für den Empfang eingehender E-Rechnungen sollten Sie dennoch geeignete Prozesse schaffen.
Betriebe mit gemischter Kundenstruktur
Arbeiten Sie sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden, empfiehlt sich eine Rechnungssoftware, die automatisch zwischen B2B- und B2C-Fällen unterscheiden kann.
Betriebe mit vielen Kleinbetragsrechnungen
Wenn regelmäßig Rechnungen bis 250 Euro brutto erstellt werden, können die gesetzlichen Ausnahmen den Verwaltungsaufwand reduzieren. Dennoch sollten Rechnungsprozesse einheitlich organisiert werden.
Einen umfassenden Überblick über die gesetzlichen Grundlagen, Fristen und Anforderungen finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Handlungsempfehlungen für Ihren Betrieb
Damit Sie Ihre Rechnungsprozesse rechtssicher und effizient gestalten, sollten Sie zunächst systematisch prüfen, welche Rechnungen in strukturierter elektronischer Form erstellt werden müssen. Nutzen Sie die vorhandenen Übergangsfristen, um Ihre digitale Infrastruktur schrittweise anzupassen und Ihre Mitarbeitenden in der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen zu schulen. Setzen Sie dabei auf Softwarelösungen, die automatische Prüfungen und Formatkonformität – beispielsweise für XRechnung – unterstützen. So minimieren Sie Fehler, reduzieren den Verwaltungsaufwand und erfüllen die gesetzlichen Pflichten zuverlässig.
pds Software unterstützt die automatische Prüfung und Formatkonformität für XRechnung und ZUGFeRD. Mit dem integrierten Viewer, der automatischen Verarbeitung und der GoBD-konformen Archivierung sind Sie bereits heute für alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerüstet. So minimieren Sie Fehler, reduzieren den Verwaltungsaufwand und erfüllen die gesetzlichen Pflichten zuverlässig.
Fazit: Das sind die Ausnahmen der E-Rechnungspflicht
Die E‑Rechnungspflicht Ausnahmen geben vielen Betrieben rechtssichere Spielräume – sei es bei Kleinbeträgen, B2C‑Rechnungen oder steuerfreien Leistungen. Trotzdem gilt: Wo keine Ausnahme greift, müssen Rechnungen im strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet werden. Eine frühzeitige Anpassung der Prozesse verschafft Ihnen Planungssicherheit und entlastet Ihre Buchhaltung nachhaltig.
Keine Lust mehr auf Papierrechnungen? Wir unterstützen Sie!
Als Anwender von pds Software blicken Sie der Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 gelassen entgegen. Digitalisieren Sie Ihr Rechnungswesen und arbeiten Sie schon heute mit digitalen Rechnungsformaten, die den Vorgaben der E-Rechnungspflicht entsprechen. Im Bereich der Rechnungsstellung ist pds zudem GoBD-zertifiziert. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, um mehr zu erfahren.
Wir helfen Ihnen gerne weiter und klären offene Punkte im persönlichen Gespräch. Rufen Sie uns gern an: 04261 855 302 oder schreiben Sie uns.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen, die geschäftlich mit anderen Unternehmen (B2B) oder öffentlichen Auftraggebern in Deutschland interagieren, E-Rechnungen ausstellen – beispielsweise in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung. Das schließt auch Handwerksbetriebe ein, die Rechnungen von Lieferanten, Großhändlern oder anderen geschäftlichen Partnern verarbeiten müssen. Auf der Empfängerseite besteht ebenfalls Handlungsbedarf: Zum selben Stichtag müssen Betriebe auch eingehende E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Ab 2025 unterscheidet das deutsche Umsatzsteuergesetz zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Damit sind digitale Rechnungen – beispielsweise eine PDF-Datei – nicht mehr pauschal mit E-Rechnungen gleichzusetzen: Vielmehr müssen E-Rechnungen nun in einem strukturierten digitalen Format vorliegen, das maschinenlesbar ist und sich automatisch verarbeiten lässt – zum Beispiel mit einem Handwerksprogramm. Rechnungsformate, die die neuen Anforderungen an E-Rechnungen bereits heute erfüllen, sind beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung.
Ja. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen derzeit keine strukturierten E-Rechnungen ausstellen. Die Pflicht zum Empfang eingehender E-Rechnungen bleibt jedoch bestehen.
Nein. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
Nein. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die allgemeine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
Grundsätzlich ja. Der Nullsteuersatz für bestimmte Photovoltaikanlagen stellt keine Steuerbefreiung nach § 4 UStG dar und begründet daher keine Ausnahme von der E-Rechnungspflicht.