Seit Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – aber nicht ausnahmslos. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind weiterhin ohne strukturiertes elektronisches Format zulässig. Auch bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG sind ausgenommen. Leistungen mit Nullsteuersatz (z. B. Photovoltaik) sind allerdings keine steuerfreien Umsätze im Sinne des § 4 UStG und unterliegen daher der E-Rechnungspflicht.
Dieser Beitrag wird regelmäßig aktualisiert. Letzte Aktualisierung: 11. März 2026.
Die E‑Rechnungspflicht bringt seit 2025 weitreichende Veränderungen in der Rechnungsstellung und -bearbeitung mit sich. Doch nicht jede Rechnung und nicht jeder Betrieb ist automatisch betroffen: Es gibt klare Ausnahmen, die für Handwerksbetriebe entscheidend sein können. Dieser Ratgeber erklärt, für wen die Pflicht gilt und wer (Stand: Januar 2026) davon ausgenommen ist.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die verpflichtende E‑Rechnungspflicht im B2B‑ und B2G-Bereich, die die Digitalisierung des Rechnungswesens weiter vorantreibt. Ziel der gesetzlichen Neuregelung ist es, Rechnungsprozesse effizienter, automatisierter und transparenter zu gestalten. Doch auch wenn digitale Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD für viele Unternehmen zur Pflicht werden, gibt es verschiedene Ausnahmen der E‑Rechnungspflicht, die Betriebe kennen sollten, um ihren Verwaltungsaufwand zu optimieren und rechtssicher zu handeln.
Wann greift die E-Rechnungspflicht und wer ist betroffen?
Die Pflicht zur Nutzung einer E‑Rechnung bezieht sich auf unternehmerische Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) und tritt schrittweise in Kraft: Empfangen müssen Sie elektronische Rechnungen bereits ab 2025 können, während die Pflicht zum Versenden in strukturiertem Format bis 2027/2028 gestaffelt eingeführt wird.
Die Pflicht gilt grundsätzlich für:
- Unternehmer mit Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland
- Umsätze im B2B‑Bereich, die steuerpflichtigen Lieferungen oder Leistungen entsprechen
Rechnungen, die nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) als Rechnung ausgestellt werden müssen
Allerdings gibt es wichtige Ausnahmen von der E‑Rechnungspflicht, die gerade für kleine Betriebe, Spezialfälle oder bestimmte Leistungen relevant sind.
Zentrale Ausnahmen der E-Rechnungspflicht
1. Rechnungen an Privatkunden (B2C)
Rechnungen, die Sie an Endverbraucher ausstellen, unterliegen nicht der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Papierrechnungen sind ohne weiteres zulässig, elektronische Rechnungen (z. B. PDF) erfordern die Zustimmung des Empfängers.
2. Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro)
Für Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttobetrag von maximal 250 Euro besteht keine Verpflichtung zur Erstellung als E‑Rechnung. Solche Rechnungen können auch weiterhin als klassische „sonstige Rechnung“ – z. B. in Papierform – gestellt werden.
3. Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG
Wenn für eine Leistung keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne erforderlich ist (z. B. steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG), entfällt zugleich die Pflicht, diese als strukturierte E‑Rechnung auszustellen. Wer jedoch eine E-Rechnung erhält, etwa von einem Lieferanten, muss diese entsprechend öffnen, verarbeiten und archivieren können – die Empfangspflicht gilt also trotzdem.
4. Fahrausweise und Tickets
Fahrkarten oder Fahrausweise, die rechtlich bereits als Rechnung gelten, müssen nicht zusätzlich im strukturierten E‑Rechnungsformat übermittelt werden.
5. Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit. Sie können ihre Rechnungen weiterhin in Papierform oder als einfaches PDF versenden – unabhängig davon, ob der Empfänger ein Unternehmer im B2B-Bereich ist. Wichtig: Die Befreiung gilt nur für die Ausstellungspflicht. Die Empfangspflicht besteht auch für Kleinunternehmer – eingehende E-Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern müssen empfangen, verarbeitet und ordnungsgemäß archiviert werden können.
Handlungsempfehlungen für Ihren Betrieb
Damit Sie Ihre Rechnungsprozesse rechtssicher und effizient gestalten, sollten Sie zunächst systematisch prüfen, welche Rechnungen in strukturierter elektronischer Form erstellt werden müssen. Nutzen Sie die vorhandenen Übergangsfristen, um Ihre digitale Infrastruktur schrittweise anzupassen und Ihre Mitarbeitenden in der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen zu schulen. Setzen Sie dabei auf Softwarelösungen, die automatische Prüfungen und Formatkonformität – beispielsweise für XRechnung – unterstützen. So minimieren Sie Fehler, reduzieren den Verwaltungsaufwand und erfüllen die gesetzlichen Pflichten zuverlässig.
pds Software unterstützt die automatische Prüfung und Formatkonformität für XRechnung und ZUGFeRD. Mit dem integrierten Viewer, der automatischen Verarbeitung und der GoBD-konformen Archivierung sind Sie bereits heute für alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerüstet. So minimieren Sie Fehler, reduzieren den Verwaltungsaufwand und erfüllen die gesetzlichen Pflichten zuverlässig.
Fazit: Das sind die Ausnahmen der E-Rechnungspflicht
Die E‑Rechnungspflicht Ausnahmen geben vielen Betrieben rechtssichere Spielräume – sei es bei Kleinbeträgen, B2C‑Rechnungen oder steuerfreien Leistungen. Trotzdem gilt: Wo keine Ausnahme greift, müssen Rechnungen im strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet werden. Eine frühzeitige Anpassung der Prozesse verschafft Ihnen Planungssicherheit und entlastet Ihre Buchhaltung nachhaltig.
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Als Anwender von pds Software blicken Sie der Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 gelassen entgegen. Digitalisieren Sie Ihr Rechnungswesen und arbeiten Sie schon heute mit digitalen Rechnungsformaten, die den Vorgaben der E-Rechnungspflicht entsprechen. Im Bereich der Rechnungsstellung ist pds zudem GoBD-zertifiziert. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, um mehr zu erfahren.
FAQ zur E-Rechnungspflicht ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen, die geschäftlich mit anderen Unternehmen (B2B) oder öffentlichen Auftraggebern in Deutschland interagieren, E-Rechnungen ausstellen – beispielsweise in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung. Das schließt auch Handwerksbetriebe ein, die Rechnungen von Lieferanten, Großhändlern oder anderen geschäftlichen Partnern verarbeiten müssen. Auf der Empfängerseite besteht ebenfalls Handlungsbedarf: Zum selben Stichtag müssen Betriebe auch eingehende E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Ab 2025 unterscheidet das deutsche Umsatzsteuergesetz zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Damit sind digitale Rechnungen – beispielsweise eine PDF-Datei – nicht mehr pauschal mit E-Rechnungen gleichzusetzen: Vielmehr müssen E-Rechnungen nun in einem strukturierten digitalen Format vorliegen, das maschinenlesbar ist und sich automatisch verarbeiten lässt – zum Beispiel mit einem Handwerksprogramm. Rechnungsformate, die die neuen Anforderungen an E-Rechnungen bereits heute erfüllen, sind beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung.
