Die Kohl GmbH aus Mainaschaff bei Aschaffenburg hat die Digitalisierung als Chance erkannt und setzt seit zwei Jahren auf cloudbasierte Lösungen von pds Software, die sowohl das Büro als auch die Serviceeinsätze der Monteure optimal unterstützen. Dank der digitalen Vernetzung und integrierter Schnittstellen zum Großhandel sowie zum Steuerberater laufen viele Prozesse nun automatisiert ab, was den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.
Im Video berichtet Geschäftsführer Janos Maier über die Vorteile der pds Software für den Arbeitsalltag.
Digitalisierung als Wachstumstreiber
Mit rund 30 Mitarbeitern und einer 40-jährigen Unternehmensgeschichte hat sich die Kohl GmbH als verlässlicher Partner für Heizungs-, Sanitär-, Lüftungs- und Klimaanlagen etabliert. Doch das Wachstum des Unternehmens brachte neue Herausforderungen mit sich: Die bestehende Software konnte den steigenden Anforderungen nicht mehr gerecht werden. „Unsere bis dato eingesetzte Lösung konnte damit nicht mehr Schritt halten, sodass wir uns nach einem neuen, starken Softwarepartner an unserer Seite umgeschaut haben. Die neue Lösung sollte dazu die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit für unseren weiteren Wachstumskurs mitbringen, um unsere Prozesse auch künftig ganzheitlich digital abbilden zu können“, erklärt Geschäftsführer Janos Maier. Die Wahl fiel auf pds Software.
Von der lokalen IT-Infrastruktur in die Cloud
Früher betrieb das Unternehmen einen eigenen Server, der wartungsintensiv und störungsanfällig war. Zudem gab es viele Insellösungen für verschiedene Anwendungsbereiche, die nicht miteinander kommunizierten. „Mit pds haben wir heute eine zentrale Plattform mit funktionierenden Schnittstellen, wo wir alles über eine einheitliche Oberfläche im Blick behalten. Darin können wir sämtliche Prozesse übersichtlich abbilden, ohne Kompromisse machen zu müssen. Wir arbeiten heute unkompliziert über die Cloud und erhalten automatische Updates sowie regelmäßige Datensicherungen. Jeder kann von überall auf Anwendungen und Daten zugreifen und weiß, wo er was findet. Das macht unser Leben einfach leichter“, beschreibt er die Vorteile.
Automatisierte Abläufe in Angebotserstellung und Buchhaltung
Ein großer Vorteil der neuen Softwarelösung von pds liegt in der automatisierten Verarbeitung von Angebots- und Buchhaltungsdaten. Während früher Angebote vom Großhandel mühsam manuell eingelesen oder sogar abgetippt werden mussten, ermöglichen die IDS- und Open-Masterdata-Schnittstellen nun einen direkten Datenaustausch.
Auch die Buchhaltung profitiert von der Digitalisierung: Statt Rechnungen und Belege physisch mit dem Steuerberater auszutauschen, geschieht dies heute automatisiert über die DATEV-Schnittstelle.
Mobile Apps für den Kundendienst
Nicht nur im Büro, sondern auch auf der Baustelle hat die Digitalisierung Einzug gehalten. Monteure erhalten ihre Aufträge über die pds Service App direkt auf ihr Mobilgerät. „Wenn sich mal über den Tag Änderungen bei Aufträgen ergeben, aktualisieren wir einfach unsere Plantafel am PC und unsere Monteure können den geänderten Auftrag über die Service App in Echtzeit einsehen. Es ist einfach unkompliziert“, erläutert Maier. „Die Monteure können zudem über die Service App direkt Fotos und Notizen hinterlegen. Es wird alles sauber digital erfasst, ganz ohne Zettelwirtschaft.“
Zusätzlich wird die Werkzeugverwaltung über die pds Werkzeug App optimiert. Jedes Werkzeug ist mit einem QR-Code versehen, sodass es bei Entnahme und Rückgabe gescannt werden kann. So hat jeder Monteur immer über die App im Blick, wer welches Werkzeug hat und wie lang es wo im Einsatz ist.
Zukunftspläne: Noch mehr Automatisierung
Die Kohl GmbH Heizungsbau plant bereits die nächsten Schritte in Richtung Digitalisierung. Zukünftig soll das Lager vollständig digitalisiert werden, sodass Materialentnahmen automatisch auf die jeweiligen Projekte gebucht werden. Erfasste Arbeitszeiten werden bald digital den passenden Projekten zugeordnet, um Rechnungen schneller stellen zu können und zudem sind automatisierte Workflows geplant, die Aufgaben bei Projektstart selbstständig auslösen und den Mitarbeitern zuweisen.
Die Kohl GmbH zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung nicht nur den Arbeitsalltag erleichtert, sondern auch zu mehr Effizienz und Wachstum führt. Mit der Implementierung von pds Software hat das Unternehmen einen zentralen Baustein für eine vernetzte und zukunftsorientierte Arbeitsweise geschaffen.
Am Ende fasst Janos Maier zusammen: „pds ist bei uns gewissermaßen das Herzstück des Unternehmens.“
