Einfach. Zentral. Erfolgreich. – So digitalisiert pds das Recruiting mit Jobcluster

Die pds GmbH nutzt seit 2024 das Bewerbermanagementsystem Jobcluster. Antje Bilz (CFO) und Berit Rieger (Human Resources) berichten wie die zentrale Plattform den gesamten Prozess effizienter, datenschutzkonform und deutlich transparenter gestaltet.

Antje Bilz: "Wir wollten unser Recruiting deutlich strukturierter und digitaler aufstellen. Vorher waren viele Prozesse verteilt – von manuellen Stellenschaltungen bis zur E-Mail-Flut im Bewerbungsprozess. Das war fehleranfällig und zeitintensiv. Mit Jobcluster haben wir jetzt eine zentrale Plattform, in der alles zusammenläuft: Bewerbungen empfangen, koordinieren, kommentieren und veröffentlichen – einfach, übersichtlich und effizient."

Berit Rieger: "Sehr intuitiv. Wir haben unsere Organisationsstruktur mit entsprechenden Rollenrechten im System hinterlegt. Bewerbungen werden automatisch den richtigen Personen zugeordnet, und temporäre Freigaben ermöglichen es, einzelne Unterlagen an Dritte weiterzugeben – ohne dass diese dauerhafte Einsicht benötigen. Ein weiterer Vorteil: Bewerberdatensätze werden nach sechs Monaten automatisch gelöscht, sofern keine aktive Verarbeitung mehr erfolgt. Das ist DSGVO-konform, nimmt uns Aufwand ab und gibt die Sicherheit, dass Datenschutz auch langfristig eingehalten wird."

Mehr Informationen zur Jobcluster-Schnittstelle finden Sie hier.

Berit Rieger: "Die Anzeige wird zentral über den Jobcluster-Warenkorb bestellt beziehungsweise veröffentlicht. Wir wählen einfach die gewünschten Portale aus, z. B. Stepstone, Indeed oder die Agentur für Arbeit – und bekommen auf Wunsch ein kurzes Feedback von Jobcluster, ob die Auswahl sinnvoll ist oder Budget eingespart werden kann. Früher mussten wir uns bei jedem Portal einzeln einloggen, Layouts anpassen und Kontingente im Blick behalten. Jetzt ist alles gebündelt und automatisiert. Apropos Automatisieren: Ausgesprochen hilfreich sind auch die in Jobcluster enthaltenen E-Mail-Vorlagen etwa für Einladungen zu Gesprächen und zu Standorten, aber auch vorgefertigte Zustellbestätigungen und Absagen."

Berit Rieger: "Besonders überzeugt hat uns die zentrale Struktur von Jobcluster – alles ist an einem Ort. Neben der Integration von Outlook zur direkten Verknüpfung von Aufgaben und Terminen bietet das System ein übersichtliches Dashboard. So sieht jeder sofort, was zuletzt passiert ist: neue Bewerbungen, interne Notizen, Statusänderungen. Gerade im Team ist das ein großer Vorteil: Man sieht, ob Kolleginnen und Kollegen schon geantwortet haben, welche Bewertung abgegeben wurde oder welche Informationen im Profil ergänzt wurden."

Antje Bilz: "Auch bei personellen Veränderungen bleibt der Prozess flexibel: Neue Kolleginnen oder Kollegen können problemlos eingebunden werden, ohne dass wir Rücksprache mit dem Anbieter halten müssen. Die Oberfläche ist zudem selbsterklärend – neue Teammitglieder kommen ohne Schulung schnell ins Arbeiten."

Antje Bilz: "Wir würden die Entscheidung jederzeit wieder treffen. Das Tool ist praxisnah, verlässlich und unterstützt unsere Arbeit im Recruiting enorm. Vor allem die Kombination aus Übersichtlichkeit, Datenschutz und Flexibilität macht es so wertvoll für uns.

Berit Rieger: Und: Es spart uns einfach wahnsinnig viel Zeit. Die gesamte Administration rund um Stellenausschreibungen und Bewerbungen ist deutlich effizienter geworden – diese Zeit können wir jetzt sinnvoller nutzen, zum Beispiel für die persönliche Betreuung von Bewerbenden, Mitarbeitenden oder für strategische HR-Projekte."