Wenn es um Heizung, Sanitär, Lüftung oder Photovoltaik geht, ist die Firma Seidel der erste Ansprechpartner für viele Hausbesitzer im sächsischen Vogtland. Etwa 400 Einfamilienhäuser installiert der SHK-Betrieb jedes Jahr. Damit alle Aufträge so effizient wie möglich umgesetzt werden, verwendet das Unternehmen pds Handwerkersoftware.
In diesem Beitrag schildert Inhaber und Geschäftsführer Marcel Seidel seine Erfahrungen. Für ihn steht fest: Die digitalen Lösungen von pds bieten immense Vorteile – sowohl für die Mitarbeiter im Büro als auch auf der Baustelle.
Eine Software für alle Prozesse
„Vor pds haben wir vier verschiedene Programme genutzt. Heute benötigen wir nur noch eine Software für alle Geschäftsabläufe“, resümiert Seidel mit Blick auf die vielen Funktionen der Software. Ein wesentlicher Vorteil von pds besteht für ihn darin, dass die Software viele kaufmännische und organisatorische Teilprozesse im SHK-Handwerk digitalisiert: von Projektmanagement und -steuerung über die Buchhaltung bis hin zur Lager- und Werkzeugverwaltung. Mit dem pds Personalwesen und der digitalen Zeiterfassung wird auch die Personalverwaltung in Seidels SHK-Betrieb wesentlich erleichtert.
Darüber hinaus kommt bei Seidel das pds Finanzwesen zum Einsatz. Damit steht dem Betrieb der volle Funktionsumfang einer professionellen Buchhaltungssoftware zur Verfügung. Diese nutzen Marcel Seidel und sein Team unter anderem, um einzelne Sparten des Betriebs zu segmentieren und mit hoher Genauigkeit auszuwerten. So ist jederzeit ersichtlich, wie viel Umsatz eine Sparte macht und welche Kosten beispielsweise im Materialeinkauf entstehen. Auch weitere Kennzahlen können die Mitarbeiter von Marcel Seidel mühelos prüfen und fortlaufend im Blick behalten.
Mobile Apps für die Lager- und Werkzeugverwaltung
Einen weiteren Baustein für das übersichtliche Projektmanagement bei Seidel bilden die mobilen pds Apps. Sie beschleunigen und verkürzen die Kommunikation zwischen Büro, Lager und Mitarbeitern im Außendienst. Als Lagerist ist Daniel Reinhold für die Verwaltung von Material und Werkzeug bei der Seidel Heizung und Bad GmbH zuständig. Er kennt die Vorteile der pds Lager App und der pds Werkzeug App genau:
„Mithilfe der pds Werkzeug App erfasse ich unser Werkzeug, scanne den entsprechenden Barcode und ordne das Werkzeug dem richtigen Monteur, einer Baustelle oder Projektakte zu. Die pds Lager App nutze ich für die Materialausgabe. Wenn uns die Bedarfsmeldung eines Bauleiters oder Monteurs erreicht, suchen wir das benötigte Material im Lager raus. Fehlende Materialien können dann unmittelbar aus der pds Software heraus bestellt werden.“
Schnittstellen für einen reibungslosen Workflow
Apropos Nachbestellungen: Wer in den Gewerken Elektro, Heizung oder Sanitär eine geeignete Software sucht, sollte unbedingt auf passende Schnittstellen achten. Schließlich lässt sich der Einkauf mithilfe von digitalen Schnittstellen zu Großhändlern in weiten Teilen automatisieren, wodurch SHK-Betriebe Zeit und Geld sparen. In der pds Software bekommt das Team von Marcel Seidel genaue Informationen zur Verfügbarkeit der benötigten Waren. Über eingehende Lieferungen wird der Projektleiter sofort informiert, sodass er bei eventuellen Fehlmengen sofort nachgehen kann. Mit der entsprechenden Berechtigung können die Mitarbeiter zudem alle Geschäftsbereiche digital einsehen.
Von den Vorteilen der Schnittstellen und der Transparenz von pds berichtet Tino Oeser. Er verantwortet als Planungsleiter bei Seidel Heizung & Bad die gesamte Projektabwicklung: von der Angebotserstellung über die Planung von Aufträgen bis hin zur Ausführung. „Für die Angebotserstellung ist pds Software absolut prädestiniert, weil ich Leistungsverzeichnisse (LV) vom Kunden direkt über GAEB oder andere Schnittstellen in die pds Software einlesen kann. Von hier aus nutzen wir die IDS- oder UGL-Schnittstelle für den Austausch mit dem Großhandel.“
Über die digitalen Schnittstellen bezieht Oeser mit wenigen Klicks alle relevanten Daten für das anschließende Angebot – ohne händisches Übertragen oder anderen Aufwand. Die Handwerkersoftware bildet den gesamten Angebotsprozess vollständig digital und zeitsparend ab, da langwierige Telefonate und E-Mail-Verkehr mit Großhändlern entfallen. „Im Nachgang kann ich problemlos weitere Stellschrauben ansetzen und zum Beispiel kontrollieren, wie viel Gewinnaufschlag wir haben oder wie viel an Gemeinkosten wir decken können. So können wir Angebote wirtschaftlicher gestalten und alle Zeitaufwände fundiert darlegen.“
Seidels Fazit: Mehr Effizienz und Übersicht
Für Marcel Seidel war das Controlling noch nie so transparent wie mit pds. Sein Fazit nach dem längeren Einsatz von Software und Apps: „Das Projekt-Controlling funktioniert mit pds sehr gut, weil die Projektleitung permanent die Übersicht über Abrechnungen und den Stand des Projekts behält. Die pds Software bietet eine fundierte Entscheidungsgrundlage – etwa um zu bestimmen, ob man im Materialeinkauf oder in den Mitarbeiter-Stunden bereits über dem Soll liegt und entsprechend nachregulieren muss mit Nachtragsangeboten. Das ist ein immenser Vorteil für unseren Betrieb.“
