Die Digitalisierung im Handwerk lebt von Lösungen, die Prozesse wirklich vereinfachen und nahtlos zusammenarbeiten. Genau hier setzt Offpaper als Multi-Cloud-Dienst zur pds Software an: Mit individuell konfigurierbaren Formular-Apps, automatisierten Workflows und einer direkten Schnittstelle zur pds Software unterstützt Offpaper Handwerksbetriebe dabei, Dokumentationen effizienter, strukturierter und vollständig digital zu gestalten. Im Interview geben André Steinkamp (CPTO pds) und Timm Feix (CEO Offpaper) spannende Einblicke, wie Offpaper funktioniert, warum die Integration so einfach ist und welchen Mehrwert Betriebe täglich daraus ziehen.
Was sind Multi-Cloud-Dienste in pds Software?
André Steinkamp: "Multi-Cloud-Dienste sind sinnvolle Ergänzungen für pds Software, die Unternehmen zusätzliche Möglichkeiten zur Digitalisierung bieten. Diese komplementären Dienste aus der Cloud unterstützen in unterschiedlichen Bereichen – vom Recruiting-Tool bis hin zum Kassensystem. Dank der Rest-API-Technologie in pds Software entscheiden Nutzer selbst, was sie anbinden, seien es DMS-, CRM- oder KI-Systeme. Auch branchenspezifische Dienste wie Heizlastberechnungen für Wärmepumpen stehen zur Verfügung."
Was ist Offpaper und wie hängt Offpaper mit dem Begriff Multi-Cloud zusammen?
Timm Feix: "Offpaper ist ein App-Baukasten für digitale Formulare, Protokolle und Checklisten. Mit unserem cloud-basierten Baukasten erstellen unsere Kunden ohne zu programmieren eigene und individuell an den Anwendungsfall angepasst Formular-Apps, welche die Mitarbeitenden dann auf dem Handy oder Tablet direkt beim Kunden vor Ort verwenden um Daten zu erfassen oder ihre Arbeit zu dokumentieren. Offpaper funktioniert auch alleinstehend, der Einsatz ist aber besonders effizient, wenn wir in den wertschöpfenden Kernprozess integriert sind. Über eine Schnittstelle tauschen wir bilateral Daten mit der zentralen Unternehmenssoftware von pds aus: Stammdaten werden zu uns übertragen, erzeugte Dokumentationen werden automatisiert wieder zurückgespielt und am richtigen Ort abgelegt. So entsteht ein durchgängiger und voll digitaler Prozess ohne Medienbrüchen."
Mehr Informationen zur Offpaper-Schnittstelle finden Sie hier.
Welche Voraussetzungen muss ein Handwerksbetrieb erfüllen, um Offpaper als Multi-Cloud-Dienst zu nutzen?
André Steinkamp: "Keine: Hat ein Handwerksbetrieb die pds Software im Einsatz, kann er sich jederzeit für den Einsatz diverser Multi-Cloud-Dienste entscheiden. Über das pds REST-API-Modul können Cloud-Dienste wie Offpaper problemlos an die pds Software angedockt werden – es sind keine weiteren Voraussetzungen nötig. (Eine Nutzung der pds Cloud ist ebenfalls nicht notwendig). Auch die Integration und Nutzung von Offpaper selbst ist denkbar einfach: Die automatische Integration erfolgt kinderleicht nach dem Ausfüllen von lediglich zwei Feldern in der Offpaper-Eingabemaske."
Welche Vorteile ergeben sich mit Offpaper für den Handwerksbetrieb?
Timm Feix: "Im Wesentlichen lässt sich der Mehrwert von Offpaper in drei Kernthemen zusammenfassen:
- Keine Medienbrüche: durch die App-basierte Erfassung ist direkt alles digital und in einem Datensatz, inklusive Fotos oder Unterschriften. Es gibt keine Fotos mehr, die nachträglich noch per WhatsApp ins Büro geschickt werden oder kommentarlos in einem Sharepoint-Ordner landen.
- Bessere Datenqualität: die digitale Erfassung erlaubt dynamische Formulare, die sich basierend auf konfigurierten Abhängigkeiten je nach Bedarf verändern. Pflichtfelder oder Dropdown-Menüs sorgen für einheitlich und korrekt erfasste Daten
- Automatisierte Weiterverarbeitung: Beim Abschicken der Daten aus der App startet automatisch und ohne menschliches Handeln ein Automatisierungsworkflow der je nach Bedarf z.B Emails verschickt oder Dokumente in angebundenen Systemen wie der pds Software hochlädt und ablegt."
Welche Branchen profitieren besonders von den Einsatzmöglichkeiten?
André Steinkamp: "Von Offpaper profitiert nahezu jede Branche, denn der Prozess ist weitestgehend branchenunabhängig. Über Offpaper erstellen Nutzer ohne Programmier- oder Vorkenntnisse individuelle Masken für unterschiedlichste Prozesse."
Timm Feix: "Der Nutzen und damit auch der Return-on-Invest ist immer dann besonders hoch, wenn das Thema Dokumentation von extern vorgegeben ist (z.B. durch Behörden/ Netzbetreiber/ Versicherungen) oder einen wesentlichen Bestandsteil der Dienstleistung ausmacht (z.B im Bereich Wartung, Service, Instandhaltung bei PV, SHK oder TGA). Darüber hinaus kann Offpaper auch interne Prozesse wie z.B. die Meldung von KFZ-Schäden enorm verschlanken und effizienter gestalten."
Wie erfolgt die Integration mit Prozessen in der pds Software am Beispiel von Offpaper? Wie werden Projekt- und Mitarbeiterinformationen importiert und aktualisiert?
André Steinkamp: "Ein händischer Import von vorhandenen Projekt- und Mitarbeiterinformationen ist mit Offpaper in pds Software nicht notwendig. Die REST-API stellt die notwendige Schnittstelle in der pds Software bereit, so dass die Daten nach einmaliger Anmeldung vollautomatisiert im Hintergrund von Offpaper abgerufen und aktualisiert werden. Als Kunde können die Projekte, Mitarbeiter und weitere Daten also direkt in Offpaper genutzt werden."
Gibt es typische Anwendungsfälle, bei denen sich der Einsatz von Offpaper besonders lohnt?
Timm Feix: "Der Einsatz lohnt sich immer dann, wenn die Dokumentationen einen wertschöpfenden Prozess maßgeblich optimiert oder sogar selbst Teil der Dienstleistung und damit Wertschöpfung ist. Im Bereich PV kann das z.B. eine umfangreiche Erstaufnahme des Projektes sein welche alle Informationen für Angebot, Planung, Kommissionierung bereitstellt. Im Bereich TGA-Wartung kann es z.B. die saubere und mit Fotos versehene Dokumentation der Prüfung von sicherheitsrelevanten Brandschutzklappen sein. Aus technischer Sicht können durch dynamische Formulare insbesondere komplexere Prüfung für den Mitarbeitenden sehr gut heruntergebrochen und vereinfacht werden."
Können Sie Beispiele für spezifische Formulare oder Berichte nennen, die Anwender auch ganz ohne Programmierkenntnisse mit Offpaper erstellt haben?
Timm Feix: "Die spezifischen Berichte sind natürlich sehr individuell abhängig vom Gewerk des Kunden, es ist aber keine Seltenheit, das Kunden mit einem konkreten Anwendungsfall starten und nach 6 Monaten 40 oder mehr Offpaper-Formulare eigenständig erstellt und im Einsatz haben. Meistens unterteilen sich die Formulare in zwei Dimensionen: Projekt- und auftragsbezogene Protokolle (Abnahmen, Prüfungen, Regie, Tagesbericht, Inbetriebnahme, Wartung) sowie interne bzw. organisatorische Prozesse (Meldung Arbeitsunfall / KFZ-Schaden, Bestellung Arbeitskleidung, Krankmeldung, Schulungsnachweis, Urlaubsantrag)."
Wie einfach ist es für Anwender, bestehende Vorlagen anzupassen oder komplett neue Formular-Apps zu erstellen? Gibt es Schulungs- oder Supportangebote für diesen Prozess?
Timm Feix: “Nach einer Erstberatung und einem Onboarding finden sich die meisten Kunden sehr schnell in Offpaper zurecht und bauen eigenständig Formulare. Im Zuge von Implementierungsprojekten können wir aber natürlich auch bei der Umsetzung und Entwicklung der Formulare unterstützen. In 2026 werden wir außerdem unser KI-basierten Co-Piloten releasen, der komplette Formulare basierend auf Anweisungen im Chat erstellt oder bestehende Formulare optimiert.”
Neben der PDF-Erstellung und Übermittlung an pds Software: Welche Vorteile bietet die Möglichkeit, Daten aus Offpaper in Dritt-Software wie Excel zu übermitteln? Haben Sie Beispiele für solche Anwendungsfälle?
Timm Feix: "Ein enormer Vorteil von Offpaper gegenüber Zettellösungen ist, das wir Daten digital und vor allem strukturiert erfassen und an unsere Cloud schicken. In der Offpaper-Cloud wird aus diesen Daten dann ein PDF-Bericht abgeleitet und verarbeitet. Die Daten sind aber natürlich weiterhin in der Datenbank gespeichert und können von dort abgefragt bzw. exportiert werden um anderweitig damit weiterzuarbeiten. Beispielsweise könnte ich bei großen Projekten auswerten, wie viele Regiestunden in den letzten 6 Monaten angefallen sind oder ich kann auswerten, welcher Prüfpunkt bei einer speziellen Anlagenwartung im vergangenen Jahr am häufigsten negativ war. Um in der Zukunft die Mehrwerte von künstlicher Intelligenz zu nutzen, sind strukturierte Daten eine unabdingbare Grundvoraussetzung."
Wie hilft die Automatisierung mit individuellen Workflows Handwerksbetrieben?
Timm Feix: "Durch die Synchronisierung von Stammdaten aus pds zu Offpaper stehen z.B. auch die Kontaktdaten des Kunden oder Ansprechpartners zur Verfügung. Eine viel genutzte Möglichkeit wäre hier der automatische E-Mailversand einer Kopie des Berichtes an den Kunden basierend auf der Projektauswahl im Offpaper-Formular: Ein echter Wow-Effekt wenn der Kunde das fertige Abnahmeprotokoll bereits wenige Sekunden nach Unterschrift vor Ort im Postfach hat."
Inwiefern erleichtert Offpaper die Standardisierung von Prozessen, z. B. durch Checklisten und Dokumentationen? Welche Auswirkungen hat das auf die Effizienz und Qualität der Arbeit in Betrieben? Lassen sich Berechtigungen vergeben?
Timm Feix: “Das Potential hier ist enorm, besonders in Betrieben welche die kritische Größe von 10 bis 15 Personen überschreitet. Dokumentationen und Datenerfassungen sind standardisiert, immer auf dem aktuellsten Stand und an einem Ort in der Hosentasche. Offpaper liefert Möglichkeiten um Formulare thematisch zu kategorisieren, Benutzergruppen-basiert an einzelne Abteilungen auszuspielen oder mittels des Rollen-Konzept zu steuern, wer im Unternehmen nur erfasst und wer auch selbst Formulare bauen kann. Auch datenschutzrelevante Themen wie die Meldung von Arbeitsunfällen lassen sich durch Zugriffsberechtigungen auf die Datensätze gesetzeskonform abbilden.”
Wie sehen Sie die zukünftige Entwicklung der Zusammenarbeit zwischen Offpaper und pds Software? Sind weitere Funktionen oder Integrationen geplant, um den Nutzen für Anwender weiter zu steigern?
André Steinkamp: "Die Zusammenarbeit mit Offpaper ist für uns eine handfeste Kooperation, die wir auch in Zukunft weiter ausbauen wollen. Bereits seit 1,5 Jahren arbeiten wir gemeinsam an der Integration und Optimierung – dabei bleiben wir dank vieler Kundenanfragen stets nah am Endnutzer. Wir möchten auch in Zukunft weiter Kundenprozesse sichten und die Möglichkeiten zur Digitalisierung im Handwerk erweitern."
Wen können Anwenderinnen und Anwender ansprechen, wenn sie Fragen zu den Integrationen haben?
Timm Feix: "Offpaper bietet eine kostenfreie und unverbindliche Testphase. Darüber hinaus kann über die Website eine unverbindliche Erstberatung gebucht werden um einen Einblick in die Software zu erhalten und individuelle Anforderungen und Anwendungsfälle zu besprechen. Im laufenden Betrieb unterstützt das Supportteam von Offpaper bei allen Fragen und Anliegen."
