Die Koch Wärmetechnik GmbH, bei ihren Kunden und im Umkreis besser bekannt als "Koch Bad & Heizung", ist ein modernes SHK-Unternehmen mit etwa 18 Mitarbeitenden aus Karben nahe Frankfurt am Main. Das Team nutzt seit 2020 pds Software mit der pds Cloud, pds Apps und KI-Telefonie. Im Gespräch berichten Geschäftsführer Thomas Koch, die kaufmännische Angestellte Melanie Sette und der Kundendienstmonteur Jens Weber, welche Vorteile sich durch die Digitalisierung für Mitarbeitende und Kunden des Unternehmens ergeben.
Vom Server in die Cloud: Verfügbarkeit als Schlüssel
Die Entscheidung für die pds Cloud war bei Koch Bad & Heizung strategisch motiviert: „Wir wollten einfach generell durch die Cloud eine bessere Verfügbarkeit und Dokumentation haben", erklärt Thomas Koch. Der Wechsel von einer lokalen Serverlösung zur Cloud hat das Unternehmen nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch vorangebracht.
„Ich habe weniger Arbeit, ich muss den Server nicht mehr administrieren. Wir kriegen schnellere Updates und können einfach grundlegend schneller und leichter arbeiten", so Koch.
Mobile Apps im Servicegeschäft
Bei Koch Bad & Heizung nutzen alle Mitarbeitenden die mobilen pds Apps. Besonders im Servicegeschäft zeigt sich der Mehrwert der digitalen Prozesse. "Die Kollegen haben innerhalb von Sekunden einen Auftrag mit Dokumentation, mit Bildern, können vor allem schauen, was im vorhergehenden Auftrag war", berichtet Koch.
Diese lückenlose Historie verhindert, dass Monteure planlos auf die Baustelle fahren. Stattdessen wissen sie genau, was der Kollege zuvor gemacht hat – für eine bessere Servicequalität gegenüber dem Kunden.
Die saubere Dokumentation ist dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor: „Bei uns gibt es kein Suchen mehr, sondern nur noch Finden", scherzt der Geschäftsführer. Das Dokumentenmanagement in Verbindung mit pds Software gewährleistet schnellen Zugriff – sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Kunden.
Urlaubsplanung per App – Transparenz für alle
Die pds Mitarbeiter App wird bei Koch besonders bei der Urlaubsplanung geschätzt. „Die Kollegen können sehen, wer hat wann Urlaub. Die Urlaube werden sofort eingereicht, sofort gesehen und auch im Normalfall sehr schnell bestätigt", erklärt Melanie Sette.
Die konsequente Digitalisierung wirkt sich auch positiv auf das Recruiting aus. „Dadurch, dass wir komplett digital sind, haben wir einfach ein größeres Spektrum und ziehen mehr Bewerber an", berichtet Koch. Gerade jüngere Fachkräfte schätzen moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse – ein klarer Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt.
Mit KI-Telefonie immer erreichbar für den Kunden
Ein besonderes Highlight der Digitalisierungsstrategie ist der Einsatz von KI-Telefonie. Koch Bad & Heizung setzt bereits seit einiger Zeit eine KI-Telefonsoftware ein. "Die Mitarbeiter werden entlastet und die Kunden sind zu 90 Prozent sehr zufrieden damit und merken teilweise gar nicht, dass sie eine KI dran haben", erklärt Koch. Besonders in arbeitsintensiven Zeiten oder während Meetings sorgt die KI dafür, dass immer ein Ansprechpartner verfügbar ist.
„Wir wollen den Kunden nicht abschieben. Für uns ist das Service und wir wollen einfach, dass immer jemand erreichbar ist", betont Koch. Die Kunden sollen sich abgeholt und gut betreut fühlen, auch wenn das Team gerade im Einsatz ist.
Nächste Schritte: Automatisierung von Lieferscheinen
Die Digitalisierungsreise ist bei Koch Bad & Heizung noch nicht abgeschlossen. Ein wichtiges Zukunftsprojekt ist die Automatisierung der Lieferscheinverarbeitung. Bislang müssen Lieferscheine morgens händisch gescannt, eingetragen und verschlagwortet werden – eine zeitaufwendige Aufgabe.
„Wir möchten, dass die KI Lieferscheine erkennen kann, damit sie automatisiert verarbeitet werden", erklärt Jens Weber. Ziel ist es, die morgendliche Routine zu vereinfachen und Zeit für wichtigere Aufgaben zu gewinnen – vor allem für die direkte Arbeit mit und für die Kunden.
Fazit: Digital, effizient und kundenorientiert
Die Koch Wärmetechnik GmbH zeigt, wie umfassende Digitalisierung im Handwerk funktioniert. Von der Cloud-Infrastruktur über mobile Apps bis hin zu innovativen Technologien wie KI-Telefonie nutzt das Unternehmen die Möglichkeiten moderner Software konsequent.
„Wichtig ist für uns, die Digitalisierung voranzutreiben", fasst Thomas Koch zusammen. „Wir wollen Entlastung schaffen, damit wir für andere Themen und für die Kunden einfach zur Verfügung stehen."
