Raus aus Papier, Excel-Listen und manueller Ablage: In Folge 25 des Podcasts „Streng hydraulisch“ gibt pds Einblicke, wie SHK-Betriebe digitale Büroprozesse sinnvoll einführen können. Im Mittelpunkt stehen nicht nur Software und Technik, sondern vor allem Prozesse, Menschen und Veränderung: von der Analyse bestehender Abläufe über Schulungen und Key-User bis zur Frage, wie Digitalisierung Schritt für Schritt im Unternehmen verankert wird.
Wie gelingt der Einstieg in digitale Büroprozesse im SHK-Handwerk? Welche Hürden begegnen Betrieben auf dem Weg raus aus Papier, Excel-Listen und manueller Ablage? Und warum lohnt es sich, den ersten Schritt konsequent zu gehen?
Über diese Fragen durften Sarah Tietjen und Florian Baden von pds in Folge 25 des Podcasts „Streng hydraulisch“ sprechen. Der Podcast des Fachverbandes SHK Niedersachsen widmet sich in der neuen Folge dem Thema „Raus aus der Zettelwirtschaft“ – und damit einer Herausforderung, die viele SHK-Betriebe aus dem Alltag kennen.
Denn Veränderungen im Büro klingen zunächst oft nach zusätzlichem Aufwand: neue Abläufe, neue Software, neue Routinen. Gleichzeitig stehen viele Betriebe vor der Frage, wie sie ihre bestehenden Prozesse so weiterentwickeln können, dass Informationen schneller verfügbar sind, Doppelarbeiten reduziert werden und das Team im Alltag spürbar entlastet wird.
Digitalisierung beginnt nicht mit der Software, sondern mit dem Prozess
Im Gespräch ging es deshalb nicht nur um digitale Werkzeuge und Funktionen in Handwerkersoftware, sondern vor allem um die Frage, wie Veränderungen im Unternehmen gelingen können.
Ein wichtiger erster Schritt ist dabei die bewusste Entscheidung, die eigenen Abläufe weiterentwickeln zu wollen. Florian Baden bringt es im Podcast auf den Punkt: „Der Anfang ist, den Entschluss zu fassen, es zu wollen.“
Dazu gehört auch, sich ehrlich mit den eigenen Anforderungen auseinanderzusetzen: Welche Prozesse sollen zuerst digitalisiert werden? Wo liegt aktuell der größte Schmerzpunkt im Betrieb? Und welche Veränderungen bringen schnell einen spürbaren Mehrwert?
Sarah Tietjen erklärt im Gespräch, dass es gerade am Anfang hilft, die Digitalisierung nicht als ein riesiges Gesamtprojekt zu betrachten, sondern in sinnvolle Teilbereiche aufzuteilen. Viele Betriebe starten beispielsweise mit Basisprozessen wie Angebot, Auftrag, Einkauf oder Rechnung – und entwickeln weitere Bereiche wie Kundendienst, Lager oder Werkzeugverwaltung Schritt für Schritt weiter.
Der Blick auf die eigenen Abläufe lohnt sich
Bevor Software eingeführt wird, steht häufig eine genaue Analyse der bestehenden Prozesse. Dabei zeigt sich in vielen Unternehmen: Nicht immer ist allen Beteiligten vollständig bewusst, wie einzelne Abläufe im Alltag tatsächlich funktionieren.
Florian Baden beschreibt diesen Moment im Podcast sehr anschaulich: „Sie werden auch viel über Ihr Unternehmen selber lernen.“ Denn gerade wenn Geschäftsführung, Abteilungsleitung und Mitarbeitende gemeinsam auf Prozesse schauen, werden Unterschiede zwischen geplanter und gelebter Praxis sichtbar.
Diese Analyse ist ein wichtiger Teil der Einführung. Sie hilft dabei, bestehende Papierprozesse, manuelle Zwischenschritte oder doppelte Arbeiten zu erkennen und in digitale Abläufe zu überführen. Gleichzeitig schafft sie eine gemeinsame Grundlage für alle Beteiligten: Was läuft bereits gut? Was soll verändert werden? Und welche Prozesse müssen in der Software sauber abgebildet werden?
Aufwand realistisch einplanen
Ein zentrales Thema der Podcast-Folge ist die Frage nach dem Aufwand. Denn Digitalisierung spart langfristig Zeit – benötigt aber zunächst Vorbereitung, Abstimmung und Schulung.
Sarah Tietjen macht deutlich, dass Digitalisierung nicht als reines IT-Projekt verstanden werden sollte: Es geht nicht darum, „einmal Software einzuführen“ und davon auszugehen, dass danach automatisch alles besser läuft. Entscheidend sind die Prozesse, die Menschen im Unternehmen und die Frage, wie gut alle auf dem Weg mitgenommen werden.
Auch Florian Baden spricht offen über diesen Punkt: Eine Umstellung brauche Einsatz und Zeit, um Prozesse nachhaltig zu verbessern. Sein Fazit: „Das tut einmal weh, aber es nimmt viel Druck hinten raus.“
Genau diese realistische Erwartungshaltung ist wichtig. Wer Zeit für Analyse, Einführung und Schulung einplant, schafft die Grundlage dafür, dass digitale Prozesse später im Alltag funktionieren und nicht nur auf dem Papier gut aussehen.
Mitarbeitende von Anfang an mitnehmen
Besonders wichtig ist im Gespräch die Rolle der Mitarbeitenden. Denn digitale Prozesse funktionieren nur dann gut, wenn sie verstanden, akzeptiert und im Alltag genutzt werden.
Ein häufiger Fehler besteht darin, zu wenig Zeit für Schulungen einzuplanen. Wenn Mitarbeitende nicht ausreichend abgeholt werden, entsteht schnell Unsicherheit. Dann wird eine neue Software nicht so genutzt, wie es ursprünglich gedacht war – und mögliche Entlastung bleibt aus.
Deshalb sind Schulungen, Key-User und interne Ansprechpartner ein wichtiger Bestandteil erfolgreicher Digitalisierungsprojekte. Key-User können im Unternehmen Wissen aufbauen, Kolleginnen und Kollegen unterstützen und als Bindeglied zwischen Betrieb und Softwarepartner wirken.
Gleichzeitig braucht es nicht immer den großen Start mit allen Bereichen auf einmal. Gerade im Außendienst oder Kundendienst kann es sinnvoll sein, mit den Mitarbeitenden zu beginnen, die besonders offen für digitale Lösungen sind. Wenn erste Kolleginnen und Kollegen positive Erfahrungen sammeln, können sie andere im Team leichter mitnehmen.
Führung als Vorbild
Neben Schulung und Begleitung spielt auch die Führung eine zentrale Rolle. Digitalisierung sollte nicht nur „angeordnet“ werden. Sie gelingt besser, wenn Führungskräfte selbst hinter der Veränderung stehen, Prozesse verstehen und sich aktiv einbringen.
Sarah Tietjen betont im Podcast, dass Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen sollten: Wer selbst an Schulungen teilnimmt, Prozesse hinterfragt und das Feedback der Mitarbeitenden ernst nimmt, schafft mehr Vertrauen im Team.
Denn am Ende betrifft eine neue Handwerkersoftware nicht nur einzelne Abteilungen. Angebot, Auftrag, Einkauf, Kundendienst, Projektleitung, Abrechnung und Auswertung hängen miteinander zusammen. Je besser alle Beteiligten verstehen, wie ihre Arbeit in den Gesamtprozess einzahlt, desto stabiler wird die Veränderung im Unternehmen verankert.
Digitalisierung ist ein Marathon, kein Sprint
Ein weiterer wichtiger Gedanke aus der Podcast-Folge: Digitalisierung ist nicht abgeschlossen, sobald eine Software eingeführt wurde. Betriebe entwickeln sich weiter, Softwarelösungen entwickeln sich weiter und neue Technologien eröffnen zusätzliche Möglichkeiten. Florian Baden fasst es im Gespräch passend zusammen: „Digitalisierung ist ein Marathon, kein Sprint.“
Was heute mit digitalen Basisprozessen beginnt, kann später durch weitere Lösungen ergänzt werden – zum Beispiel durch mobile Anwendungen, digitale Zeiterfassung, E-Commerce-Schnittstellen, Cloud-Lösungen, KI-Telefonagenten oder angebundene Formular- und Checklistenlösungen.
Sarah Tietjen beschreibt dabei den Trend, dass IT-Landschaften künftig immer stärker zusammenarbeiten: Weg von einzelnen Insellösungen, hin zu vernetzten Systemen, die Daten automatisch austauschen und manuelle Übertragungen reduzieren.
Gerade im Handwerk kann das helfen, dem steigenden Druck durch Fachkräftemangel, zunehmende Dokumentationsanforderungen und wachsende Komplexität im Tagesgeschäft besser zu begegnen. Digitalisierung und KI ersetzen dabei nicht das Handwerk, sondern können Prozesse rund um die handwerkliche Arbeit vereinfachen.
Jetzt reinhören
Wir freuen uns sehr, dass wir beim Fachverband SHK Niedersachsen im Podcast „Streng hydraulisch“ zu Gast sein durften und unsere Erfahrungen rund um digitale Büroprozesse im SHK-Handwerk teilen konnten.
Die Folge 25 „Raus aus der Zettelwirtschaft“ richtet sich an alle SHK-Betriebe, die sich fragen, ob sich der digitale Wandel wirklich lohnt – und wie der erste Schritt gelingen kann.