Bei der Umstellung von der pds C-Software auf die neue, prozessorientierte pds Software stellen sich viele Anwender die Frage nach dem optimalen Weg. Dabei sind es weniger Kostenargumente, sondern vielmehr die Wünsche, aus den bisherigen Daten und den zukünftigen Funktionen das Beste herauszuholen und zukunftssicher ausgestattet zu sein. Aus diesem Grund ist das pds Einführungsprogramm entwickelt worden, das den reibungslosen Umstieg auf die neue Softwaregeneration gewährleistet.
Aus über 520 Projekten sind Erfahrungen, Methoden und Innovationen eingeflossen und sorgen für einen sicheren Weg beim Umstieg. Wir haben mit Sandra Walter, Leiterin Consulting bei pds it-systeme, gesprochen und das pEp einmal näher für Sie beleuchtet:
Hallo Sandra, bitte erzähle uns in kurzen Worten, was das pEp für unsere Kunden ausmacht!
Das pds Einführungsprogramm ist ein Konzept, dass unseren Kunden über den Zeitraum der Softwareumstellung größtmögliche Planungs- und Umstellungssicherheit gibt. Mit dem pEp führen wir Umstellprojekte strukturiert und organisiert durch. Das Konzept ist in sich so flexibel, dass es sich an jede Unternehmensgröße anpassen lässt: Während wir bei einem großen Unternehmen das gesamte Programm durchlaufen, wählen wir bei kleineren Unternehmen nur die Bestandteile des Konzeptes, die für einen sauberen Umstieg erforderlich sind.
Warum braucht man das pEp beim Softwareumstieg?
Die meisten Handwerksunternehmen verbinden mit einer Softwareumstellung unklare Kosten und eine Beeinträchtigung Ihrer betriebswirtschaftlichen Abläufe. Mitarbeiter wissen oft nicht genau, wieviel Zeit zusätzlich zum Tagesgeschäft von ihnen abverlangt wird. Mit dem pEp bringen wir Licht ins Dunkel und können einen genauen Zeit- und Aufgabenplan erstellen. Dieser bringt eine hohe Projekttransparenz in die Umstellung und vermeidet böse Überraschungen.
Wie kann man sich das pEp in der Praxis vorstellen? Wie läuft der Prozess ab?
Mit dem pEp unterteilen wir das Umstellungsprojekt in vier Teile: die Voranalyse (Ist- / Soll- / Plankonzeption), Projektvorbereitung, Projektdurchführung und Projektabschluss.
In der Voranalyse erfahren wir, wie das Unternehmen organisiert ist und „funktioniert“. Interviews mit Anwendern geben Aufschluss und gestalten die Prozesse der Zukunft. Es beginnt mit der Erstellung eines Anwenderorganigramms, um die Organisation sichtbar zu machen und ggfs. zu justieren.
Nahtlos wird das Ist-/Soll-Konzept erarbeitet und Projektfragen zum Thema Datenpooling, externe Prozessintegration, Dublettenprüfungen u.v.m. besprochen und entschieden. Somit ist der erste Meilenstein erfolgreich abgeschlossen und bietet jederzeit ein gutes Fundament für die kommenden operativen Aufgaben. Probeszenarien bieten dann in Folge dem Kunden die Möglichkeit, Entscheidungen zu testen und ggf. zu revidieren. Das ist die Stärke des pEp. Wir haben einen Plan, der so flexibel ist, dass er Abweichungen ermöglicht wenn es das Projekt erfordert. Bei größeren Projekten werden in dieser Phase auch Projektleiter und Key User auf der Seite des Kunden ausgewählt, die das Projekt begleiten. Diese Mitarbeiter werden zu führenden Anwendern und geben allen Mitarbeitern in ihrem Bereich Sicherheit und fachspezifisches Know-how.
In der Durchführungsphase vermitteln wir Softwarewissen und führen Workshops durch. Die Key-User stellen die Ergebnisse dieser Workshops der Geschäftsleitung vor, sodass diese im Bilde ist und den Projektfortschritt begleiten kann. Aufgabenlisten begleiten durch den ganzen Prozess und die offene Punkte-Liste wird zum Dreh-und Angelpunkt aller Beteiligten.
Der Projektabschluss ist die Phase, wenn wir unser ursprünglich formuliertes Ziel erreicht haben. Das Projektreview erfolgt in der Runde, in der man gestartet ist. Hier wird besprochen, wie das Projekt verlaufen ist und ob alle Ziele erreicht wurden. Außerdem können Folgeschritte, wie z.B. die Integration mobiler Apps, besprochen werden.
Und wie stellt ihr sicher, dass in jedem Fall die Geschäftsprozesse des Kunden abgebildet werden?
Die Migration der Daten wird vorab sauber geplant und getestet. Hier wird z.B. entschieden, ob man laufende Projekte in die neue Software übernimmt oder in der alten Software belässt und da abarbeitet. Wir starten nie, bevor das definiert ist. Das ist die Stärke des pEp – die Gewährleistung, zu jedem Zeitpunkt der Einführung die optimale Softwareorganisation sicherzustellen. Das kann auch bedeuten, zuerst mit der Branche einzusteigen und die kaufmännische Software in Step 2 umzustellen, oft passend zum Wirtschaftsjahr des Kunden.
Sandra, vielen Dank für den spannenden Einblick.
