Die Digitalisierung des Handwerks schreitet voran und ist für Betriebe aller Größen längst ein enormer Wettbewerbsvorteil geworden. Schließlich bieten digitale Geschäftsprozesse zahlreiche Vorteile – so auch die Automatisierung von Rechnungsprozessen. Ein zentrales Rechnungsformat in diesem Zusammenhang ist ZUGFeRD. Doch was genau ist das ZUGFeRD-Format und warum ist es für Handwerksbetriebe so wichtig?
In diesem Artikel stellen wir das Rechnungsformat vor und gehen näher auf die Vorteile von ZUGFeRD-Rechnungen für Handwerksbetriebe ein. Außerdem erfahren Sie hier mehr über die Implementierung des Formats in Handwerksbetrieben – zum Beispiel in der pds Software – und wie Sie ZUGFeRD optimal in Ihrem Betrieb einsetzen können.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen kann für viele Handwerksbetriebe zunächst eine Herausforderung darstellen – vor allem, wenn bisher noch keine professionelle Handwerkersoftware im Einsatz war. Doch die langfristigen Vorteile überwiegen bei Weitem den einmaligen Aufwand und die Kosten der Umstellung. Denn nach dem Ermöglichen des ZUGFeRD-Formats arbeitet das Rechnungswesen deutlich effizienter. Es fallen weniger Fehler an als bei der händischen Rechnungsbearbeitung. Gleichzeitig lassen sich die gesetzlich vorgeschriebenen Archivierungspflichten wesentlich einfacher erfüllen.
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Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es handelt sich um ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen, das für Mensch und Maschine gleichermaßen lesbar und verständlich ist. Das Besondere an ZUGFeRD ist die Kombination des Dateiformats PDF mit eingebetteten XML-Daten. Auf diese Weise lassen sich Rechnungen sowohl in Papierform als auch digital versenden, wobei sich eingehende ZUGFeRD-Rechnungen schnell und einfach verarbeiten lassen.
Hinweis: Ab 2025 läutet die E-Rechnungspflicht das Ende der Papierrechnung in Deutschland ein. Auch wenn die meisten Großhändler schon heute elektronische Rechnungsformate bevorzugen, sollten sich Handwerksbetriebe in puncto E-Rechnung zeitnah fitmachen.
Die Einbettung von strukturierten XML-Daten in ein PDF-Dokument vereinfacht den Rechnungsaustausch immens – sowohl für Rechnungsempfänger als auch für Absender: Die enthaltenen XML-Daten erlauben es Softwaresystemen, eine ZUGFeRD-Rechnung automatisch zu erfassen und weiterzuverarbeiten. Beispielsweise können Unternehmen mit einer professionellen Handwerkersoftware den Großteil ihrer Eingangsrechnungen in einem nahtlosen Prozess automatisieren. Konkret bedeutet das, dass Preise, Texte, Belegnummern und andere Artikeldaten direkt digital erfasst werden und Sie diese nicht mehr händisch abzutippen brauchen.
Hintergrund und Entwicklung
Für mehr Einheitlichkeit – ohne Papier: Die Entwicklung des ZUGFeRD-Formats wurde durch das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) initiiert, um die Digitalisierung und Standardisierung von Rechnungsprozessen zu fördern. Seit seiner Einführung im Jahr 2014 hat sich ZUGFeRD kontinuierlich weiterentwickelt und ist zu einem bundesweit anerkannten Format geworden.
Vor der Entwicklung von ZUGFeRD gab es in Deutschland zahlreiche unterschiedliche E-Rechnungsformate, was den Rechnungsaustausch und die Integration in Softwarelösungen erschwerte. Hier hat das standardisierte ZUGFeRD-Format mittlerweile für mehr Einheitlichkeit gesorgt – und den Arbeitsaufwand für Rechnungsempfänger spürbar reduziert.
Vorteile von ZUGFeRD für Handwerksbetriebe
Unabhängig von ihrer Größe sollten Unternehmen heute in der Lage sein, ZUGFeRD-Rechnungen zu empfangen. Als regionales bzw. mittelständisches Unternehmen sparen Sie wertvolle Zeit bei der Büroarbeit, während größere Unternehmen und Konzerne mit dem Format noch stärker skalieren können. Im Folgenden haben wir die Vorteile des ZUGFeRD-Formats für Sie zusammengefasst.
- Weniger Zeit- & Arbeitsaufwand
- Lesbar für Menschen & Maschinen
- Automatische Prozesse
- Reduzierte Kosten
- Niedriges Fehlerpotenzial
- Nahtlose Integration in Profi-Handwerkersoftware
Kostensenkung durch automatisierte Prozesse
Weniger Zeit- und Arbeitsaufwand: Einer der größten Vorteile von ZUGFeRD für Handwerksbetriebe liegt in der Automatisierung der Rechnungsprozesse. Mit der elektronischen Übermittlung und automatischen Verarbeitung von Rechnungen sparen Handwerksbetriebe Arbeitszeit und die damit verbundenen Kosten. Dabei sinken sowohl der Aufwand für manuelle Eingaben als auch das Fehlerpotenzial der händischen Rechnungsverarbeitung. Die gewonnene Zeit steht nun für andere Aufgaben zur Verfügung. Darüber hinaus macht das ZUGFeRD-Format Ihre Rechnungsprozesse transparent und einfach nachvollziehbar, was wiederum zu einer transparenten Verwaltung und Kontrolle der Finanzen führt.
Einfache Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Langfristige und sichere Archivierung: ZUGFeRD hilft Handwerksbetrieben dabei, die gesetzlichen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung und Archivierung zu erfüllen. Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist der Einsatz von professioneller Handwerkersoftware inklusive Dokumentenverwaltung. Mit dem entsprechenden Programm lassen sich die digital vorgehaltenen Rechnungen im Falle einer Prüfung problemlos auffinden und bei Bedarf dem Finanzamt vorlegen. Zudem können sich Handwerksbetriebe so in Hinblick auf verschiedene Richtlinien und Normen absichern. Der Urheber des Formats – das FeRD – fasst zusammen:
„Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.“1
Auch die langfristige Archivierung der Rechnungen kommt Handwerksbetrieben zugute: Mithilfe einer Handwerkersoftware mit GoBD-konformem Archiv können Handwerksbetriebe sicherstellen, dass ihre ZUGFeRD-Rechnungen über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG) hinweg lesbar und zugänglich bleiben: ein großer Vorteil im Fall einer Steuerprüfung oder rechtlichen Auseinandersetzungen, bei denen Unternehmen in der Nachweispflicht sind.
ZUGFeRD und die pds Software
Optimiert für Ihren Arbeitsalltag: Die pds Software unterstützt Handwerksbetriebe umfassend bei der Integration von E-Rechnungen wie ZUGFeRD in ihr Rechnungswesen – unter anderem mit praktischen Funktionen, die den gesamten Rechnungsprozess optimieren. Vom Rechnungseingang und -ausgang über das automatische Auslesen der Rechnungsdaten bis hin zur GoBD-konformen Archivierung: Die pds Software deckt den gesamten Verarbeitungsprozess und Versand von ZUGFeRD-Rechnungen ab und gewährleistet eine schnelle und rechtskonforme Abwicklung.
Zudem bietet das Programm eine moderne Oberfläche, mit der Ihr Team alle geschäftlichen Prozesse im Blick hat. Die pds Software stellt außerdem sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllt werden. Dadurch wird der manuelle Aufwand erheblich reduziert und Fehlerquellen minimiert. Zudem bietet die Software verschiedene Reporting- und Analysetools, mit denen Handwerksbetriebe ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse kontinuierlich überwachen und optimieren können: für mehr Effizienz und weniger Kosten in Ihrem Arbeitsalltag.
Technische Anforderungen und Voraussetzungen im Betrieb
Damit Betriebe mit ZUGFeRD arbeiten können, braucht es eine geeignete Software, die das Rechnungsformat verarbeiten kann. Dafür eignet sich insbesondere eine professionelle Handwerkersoftware, mit deren Hilfe sich auch Prozesse außerhalb des Rechnungswesens optimieren lassen. Das Programm muss in der Lage sein, ZUGFeRD-Rechnungen zu versenden, zu empfangen und die enthaltenen XML-Rechnungsdaten auszulesen. Im Idealfall integriert die Software Eingangsrechnungen in einen lückenlosen Workflow, sodass der Verarbeitungsprozess mit wenigen Klicks erledigt ist.
Eine weitere Voraussetzung für den automatischen Austausch von Rechnungsdaten besteht darin, dass Ihre Lieferanten das Rechnungsformat ebenfalls nutzen. Bei vielen namhaften Großhändlern ist dies bereits der Fall – unter anderem bei unseren Partnern: der GC-Gruppe, Mainmetall und Obeta.
Damit lückenlose Workflows in Ihrem Rechnungswesen entstehen können, braucht die Software außerdem passende digitale Schnittstellen. Handwerksbetriebe arbeiten oft mit verschiedenen Lieferanten und Kunden, die unterschiedliche Systeme und Datenformate verwenden. Hierfür bietet die pds Software flexible Schnittstellen, die den Austausch von Rechnungsdaten in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD mit verschiedenen Partnern ermöglichen. So stellen Sie einen reibungslosen Ablauf der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen sicher – auch über das Rechnungswesen hinaus.
Als Neukunde können Sie sich zudem auf unsere IT-Expertinnen und -Experten verlassen: Sie sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftspartnern während der Softwareeinführung weiterhin möglichst reibungslos funktioniert.
Software-Schulungen für Ihr Büroteam
Digitale Expertise in Ihrem Betrieb: Damit Ihr Unternehmen in allen Bereichen digital durchstarten kann, braucht es neben den technischen Voraussetzungen auch geschultes Personal. Schließlich soll Ihr Büroteam im Umgang mit ZUGFeRD sicher sein. Auch mit der verwendeten Software sollten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut vertraut sein, um diese so effektiv wie möglich zu nutzen. Achten Sie deshalb bei der Wahl einer passenden Softwarelösung auf Schulungsangebote und einen zuverlässigen Kundensupport.
Bei Fragen aus dem Arbeitsalltag können sich Anwender von pds beispielsweise jederzeit an den Customer Service wenden, der sie persönlich betreut. Bei der Ersteinrichtung der Software erhalten unsere Neukundinnen und Neukunden kompetente Unterstützung von den pds Consultants. Zudem bieten wir in der pds Akademie verschiedene Kurse an – von der Key-User-Ausbildung bis hin zu Kompaktseminaren, die spezifische Themen in den Fokus nehmen.
E-Rechnungen: Trends und Entwicklungen
Die Verbreitung und Entwicklung von standardisierten Formaten wie ZUGFeRD wird das Handwerk auch in Zukunft stark prägen. Zu Recht betrachten immer mehr Handwerksbetriebe elektronische Rechnungen nicht mehr als Last, sondern als einen geschäftlichen Vorteil, der Unternehmen wertvolle Arbeitszeit spart.
Auch Handwerksprogramme wie pds Software spielen hierbei eine zentrale Rolle. Denn am meisten profitieren Handwerksbetriebe von einer starken Software, die gleich mehrere wichtige Funktionen für ein Gewerk passgenau abbildet. Da sich auch die rechtlichen Anforderungen an das Handwerk fortlaufend ändern, sollte sich auch die eingesetzte Software kontinuierlich weiterentwickeln. Ein gutes Beispiel, das das Rechnungswesen unmittelbar betrifft, ist die ab 2025 geltende E-Rechnungspflicht.
Ausblick auf die E-Rechnungspflicht 2025
Ab 2025 sind Handwerksbetriebe grundsätzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 wird allerdings auch der Versand von E-Rechnungen für Unternehmen verpflichtend – eine Funktion, die pds Anwenderinnen und Anwendern schon jetzt offensteht.
Heute ist das ZUGFeRD-Format über viele Lieferanten und Großhändler im Handwerk weiter verbreitet als die XRechnung. Dies könnte sich im Zuge der E-Rechnungspflicht allerdings ändern: Denn die EU möchte in Zukunft stärker gegen Steuerbetrug vorgehen – unter anderem mit einem zentralen Erfassungssystem für steuerrelevante Rechnungsdaten. Damit diese automatische Erfassung funktioniert, braucht es die XRechnung.
Deshalb lautet die Meinung der Redaktion: Auch wenn sich ZUGFeRD zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht eignet, wird das Format in Zukunft vermutlich immer mehr von XRechnung abgelöst. Handwerksbetriebe, die sich frühzeitig auf den Empfang und Versand von E-Rechnungen (vor allem XRechnung) vorbereiten, verschaffen sich schon heute einen starken Vorteil gegenüber Mitbewerbern: Durch die frühzeitige Implementierung können Handwerksbetriebe sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig ihre Prozesse optimieren.
Erfahrungen aus der Praxis: E-Rechnungen in pds Software
Erfolgreich mit pds Software als ERP-Lösung in Kalkulation, E-Commerce, Projektsteuerung, Buchhaltung & Controlling sowie mit der Zeit-, Lager- & Werkzeugverwaltung per App: Die Firma Seidel Heizung und Bad aus Reichenbach im Vogtland berichtet.
Die WETABO GmbH spart Zeit- und Arbeitsaufwand mit den pds Workflows für Urlaub und Eingangsrechnungen. Mit der pds Mitarbeiter App und der pds Service App gehen alltägliche Arbeitsschritte wie die Stundenerfassung und das Servicemanagement schnell…
Mit pds Software aus der Cloud wachsen Baustelle und Büro zusammen: Erfahren Sie mehr zu GST Städele, einem Spezialisten für SmartHome, Elektroinstallation und Kundendienst im Gebiet Ochsenhausen, Biberach, Ulm und Memmingen.
Bei der Abwicklung der täglichen Aufgaben wird der Betrieb von pds Software aus der Cloud sowie von der pds Service App unterstützt.
Fazit: ZUGFeRD als Baustein für das zukunftsfähige Handwerk
Mit ZUGFeRD-Rechnungen können Handwerksbetriebe ihr Rechnungswesen automatisieren, Arbeitszeit und -kosten sparen sowie gesetzliche Vorgaben zuverlässig einhalten. Eine hochwertige Handwerkersoftware unterstützt Unternehmen, indem sie Lösungen für die spezifischen Bedürfnisse ihres Gewerks anbietet. Mit Blick auf die anstehende E-Rechnungspflicht, aber auch auf das Einsparpotenzial durch die Digitalisierung, ist es für Handwerksbetriebe entscheidend, frühzeitig auf elektronische Rechnungen umzustellen – dabei darf ZUGFeRD nicht fehlen.
Schließlich unterstützt Sie das ZUGFeRD-Rechnungsformat dabei, sich besser auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Insgesamt bietet ZUGFeRD eine zukunftssichere Lösung, mit der sich Handwerksbetriebe optimal auf die Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung vorbereiten.
FAQ zum Thema ZUGFeRD-Rechnungen
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es handelt sich um ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das zugleich maschinenlesbar und für Menschen verständlich ist. ZUGFeRD reichert ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten an, was die Verarbeitung und den Austausch von Rechnungen erleichtert. Das Format wurde entwickelt, um die Digitalisierung und Standardisierung von Rechnungsprozessen zu fördern.
Die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich in ihrer Struktur und Anwendung: XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Im Gegensatz dazu kombiniert ZUGFeRD ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten. Dies ermöglicht eine flexible Nutzung, da das PDF-Dokument für den Menschen lesbar ist und die XML-Daten für die automatische Verarbeitung durch Software-Systeme verwendet werden können.
Grundsätzlich sollte jeder Handwerksbetrieb in Deutschland in der Lage sein, das Rechnungsformat ZUGFeRD automatisch zu verarbeiten. Denn im ZUGFeRD-Format lassen sich Rechnungen für bestellte Artikel schnell weiterverarbeiten. Das erhöht die Kundenzufriedenheit und sichert Ihrem Betrieb langfristige Wettbewerbsvorteile. Außerdem hilft die frühzeitige Implementierung von ZUGFeRD dabei, das Rechnungswesen zu beschleunigen und sich auf kommende gesetzliche Anforderungen vorzubereiten – etwa die E-Rechnungspflicht ab 2025.
Das Rechnungsformat ZUGFeRD zu verwenden, ist für Betriebe grundsätzlich kostenlos. Wer ZUGFeRD-Rechnungen versenden, empfangen und/oder verarbeiten möchte, braucht dafür in der Regel jedoch eine geeignete digitale Infrastruktur – mit entsprechenden Kosten. Wie hoch die Kosten ausfallen, hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel:
• Auf- oder Ausbau der eigenen IT-Infrastruktur (Hardware, Server- oder Cloud-Lösung etc.)
• Erwerb oder Lizensierung einer geeigneten Software
• Schulung der Mitarbeiter
• Einrichtung mit Lieferanten (z. B. Großhandel)
1Quelle: Forum elektronische Rechnung Deutschland. 2024. Was ist ZUGFeRD? https://www.ferd-net.de/standards/was-ist-zugferd/was-ist-zugferd.html.
