Die Vögel GmbH mit Sitz in Missen-Wilhams im Oberallgäu steht seit vielen Jahren für zuverlässige und moderne Lösungen im Bereich Heizung, Sanitär und regenerative Energien. Der traditionsreiche Familienbetrieb betreut sowohl private als auch gewerbliche Kunden – von der individuellen Beratung bis zur fachgerechten Umsetzung und Wartung. Seit 2023 setzen Geschäftsführer Martin Vögel und seine rund 30 Mitarbeiter auf die pds Software inklusive Cloud‑Lösungen und mobilen Apps, um die internen Prozesse zukunftssicher zu digitalisieren. Im Gespräch erzählen Martin Vögel, Kundendienstleisterin Alisa Meister und Kundendiensttechniker Jonas Schmidt, wie sie pds Software im Arbeitsalltag einsetzen.
Digitalisierung ohne technische Hürden
Die Vögel GmbH betreut ihre Kunden in der gesamten Haustechnik und legt dabei großen Wert auf individuelle Beratung sowie zuverlässige Umsetzung. Ein zentraler Beweggrund für die Einführung der pds Software war das Ziel, den Servicebereich digital und mobilfähig zu machen.
„Ich habe immer nach einer Software gesucht, die benutzerfreundlich ist. Meine Monteure, egal ob jung oder alt, sollen sich schnell und einfach mit der App auskennen“, betont Geschäftsführer Martin Vögel. Ihm war es wichtig, eine Lösung zu finden, die von allen Mitarbeitenden – unabhängig von Alter oder technischer Erfahrung – schnell verstanden und genutzt werden kann.
Arbeiten in der Cloud: Flexibel, sicher und wartungsfrei
Gründen der Flexibilität. „Wir haben uns speziell für die Cloud entschieden, weil man das mobile Arbeiten auch im Handwerk braucht. Auch im Handwerk können Mitarbeiter flexibel eingestellt werden und von zu Hause arbeiten“, erläutert Vögel.
Das Unternehmen profitiert darüber hinaus von automatischen Updates und der Datensicherung außerhalb des eigenen Hauses. So spart sich das Team nicht nur IT-Aufwand, sondern gewinnt zugleich einen wichtigen Baustein in der digitalen Infrastruktur, auf den es sich verlassen kann.
Effizienter Überblick im Innendienst
Als Kundendienstleiterin verantwortet Alisa Meister bei der Vögel GmbH die komplette Auftragsabwicklung – von der Annahme über die Einsatzplanung der Monteure bis hin zur Rechnungsstellung. Die pds Software hat dabei ihren Arbeitsalltag grundlegend verändert: „Ich bin total frei und flexibel in der Einteilung und Planung der Monteure", betont sie.
Besonders schätzt sie die Transparenz in Echtzeit: Sie sieht jederzeit, ob Monteure noch freie Kapazitäten am Tag haben, und kann Aufträge gezielt nachsteuern, ohne die Mitarbeiter extra von der Baustelle ins Büro zurückbeordern zu müssen. Dass sie darüber hinaus auch die Stundenverwaltung direkt in derselben Lösung abwickeln kann, macht pds für sie zu einem echten Rundum-Paket: „Bis zur Stundenverwaltung der Monteure habe ich dann alles direkt in einem Paket in einer Software abgewickelt."
Mehr Transparenz im Außendienst durch mobile pds Apps
Mit der pds Service App haben Monteure nun alle relevanten Informationen direkt auf dem Tablet oder Smartphone: Auftrag, Kundendaten und zurückliegende Tätigkeiten sind klar ersichtlich, ohne dass ein zusätzlicher Bürobesuch nötig ist. Kundendiensttechniker Jonas Schmidt profitiert besonders von der Kunden-Historie: „Damit kann ich im Ausschlussverfahren gewisse Sachen ausschließen, je nachdem was für einen Fehler ich habe und zu welcher Störung ich gerufen werde“.
Durch die pds Service App wird nicht nur der Austausch zwischen Außendienst und Büro beschleunigt, sondern auch die Reaktionszeit für Kunden deutlich verkürzt: „Durch die pds Service App hat man den großen Vorteil, dass die Artikel schon in einem Kundendienstauftrag drin sind. Das bedeutet, ich muss im Endeffekt beim Kunden nur noch abhaken, was ich wirklich verbaut habe und nicht noch selbst die Artikel raussuchen“, erläutert Schmidt.
Mehr Freiheit für Monteure: Zeitbuchung und Urlaub per App
Auch die mobile Erfassung von Arbeitszeiten und Urlaub über die pds Mitarbeiter App erleichtert den Alltag erheblich. Die Monteure können Arbeits- und Fahrtzeiten, Pausen sowie Urlaubsanträge direkt im System erfassen, ohne auf manuelle oder papierbasierte Prozesse angewiesen zu sein. Das schafft Transparenz für die Mitarbeitenden und Entlastung im Büro.
„Die Urlaubsanträge und die Urlaubsübersicht sind für unsere Monteure sehr cool, weil sie direkt sehen, wie viel Urlaub sie noch haben. Und sie müssen nicht extra zu uns in die Chefetage kommen und fragen: ‚Hey, kann ich da Urlaub haben?‘, sondern sie besprechen es daheim mit ihren Familien und können den Antrag direkt von zu Hause losschicken“, lobt Vögel.
Ausblick: Lagerdigitalisierung und digitales Aufmaß
Für die Vögel GmbH war die Einführung der pds Software erst der Anfang. In den kommenden Monaten plant das Unternehmen, mit pds das Lagerwesen zu digitalisieren und QR‑Codes zur schnellen Identifikation von Artikeln einzusetzen. Ebenso soll der Projektbereich weiter ausgebaut werden, sodass Monteure künftig ein digitales Aufmaß direkt vor Ort erstellen und die Daten in Echtzeit an das Büro übermitteln können. Dadurch wird das Materialmanagement optimiert und Nachbestellungen können früher und genauer erfolgen.
