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09. Juli 2018|Autor: Sarah Tietjen|

Digitale Rechnungsverarbeitung – schnell und effizient

Eingangsrechnungen, die sich selbst verbuchen und Freigabeprozesse die vollständig dokumentiert sind: Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung der pds Handwerkersoftware ist das seit April 2018 möglich.

 

 

 

Mit künstlicher Intelligenz Eingangsrechnungen erfassen

Mit unserer pds Software und der digitalen Rechnungsverarbeitung sind Sie ab sofort in der Lage, den gesamten Rechnungseingangsworkflow vollständig digital abzubilden und Verwaltungsprozesse nachhaltig zu verschlanken. Wie das funktioniert, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag und im eingefügten Erklärvideo:

 

Die digitale Rechnungsverarbeitung beginnt mit dem Eingang einer Rechnung in Ihrem Unternehmen. Diese Rechnung können Sie einfach einscannen oder abfotografieren, falls sie nicht schon in digitaler Form, zum Beispiel als pdf, vorliegt und anschließend an ein bestimmtes E-Mail-Postfach senden. Selbst wenn mehrere Rechnungen als Rechnungsstapel eingescannt wurden erkennt die pds Software den Beginn und das Ende jeder Rechnung. Das Beste daran: Eine Zuordnung an die entsprechenden Kreditoren erfolgt automatisch und durch eine leistungsfähige Texterkennung werden sämtliche buchungsrelevante Details wie Summen, Mehrwertsteuersätze, Bestellnummern oder andere Rechnungsdaten zuverlässig erfasst.

 

Durch eine systemeigene künstliche Intelligenz ist die Erfassungsroutine der pds Handwerkersoftware lernfähig, sodass immer mehr Rechnungsdaten automatisiert erkannt werden. Die automatisch erkannten Eingangsrechnungen gelangen dadurch wie von Zauberhand in das Rechnungseingangsbuch der Software. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung müssen Ihre Mitarbeiter also keine Zeit mehr mit dem manuellen Eintippen von Eingangsrechnungen verschwenden und können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren. 

 

 

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Nachvollziehbar dokumentiert: Der Prüf- und Freigabeprozess

Auch der anschließende Freigabe- und Prüfprozess der Eingangsrechnung erfolgt workflowgestützt. Nachdem im Rechnungseingangsbuch die Fachabteilung zugeordnet wurde, wird der digitale Beleg für jeden Prozessbeteiligten jederzeit nachvollziehbar an diese zur Freigabe übermittelt. Um Klicks zu sparen und den Arbeitsprozess für den Anwender möglichst komfortabel zu gestalten, kann der Rechnungsbeleg direkt beim Öffnen des Vorgangs angezeigt werden. Die Fachabteilung prüft nun die buchungsrelevanten Daten und verknüpft die Eingangsrechnung mit der zugehörigen Bestellung. Somit erlangen Sie einen ganzheitlichen digitalen Einkaufsprozess. Nach der Freigabe erfolgt die Prüfung der Rechnung, welche durch andere und vorher definierte Mitarbeiter erledigt werden kann. Der Vorteil dieses digitalen Prüf- und Freigabeprozesses? Er ist vollständig dokumentiert! In der pds Software wird jeder Arbeitsschritt gespeichert, sodass Sie stets wissen, in welchem Status oder bei welchem Mitarbeiter sich Ihre Rechnungsprüfung gerade befindet.

 

Zusammenfassend lässt sich also sagen: Die digitale Rechnungsverarbeitung von pds vereinfacht nachhaltig den gesamten Erfassungs-, Buchungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen. Ihre Mitarbeiter sparen dadurch kostbare Zeit (ca. 30 %), Prüfungen und Freigaben sind nachvollziehbar dokumentiert und Tippfehler gehören der Vergangenheit an.

 

Sie möchten mit der digitalen Rechnungsverarbeitung durchstarten oder mehr über pds Software und unsere mobilen Lösungen für das Handwerk erfahren? Sprechen Sie uns oder Ihren pds Partner gern an und vereinbaren Sie eine individuelle, kostenlose Vorführung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

 

 

 

Erklärvideo: Digitale Rechnungsverarbeitung in pds Software

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