Digitales Archiv und Rechnungsworkflow mit pds Software

Die Digitalisierung von Routineprozessen in der Verwaltung stand 2020 bei vielen Handwerksbetrieben hoch im Kurs. Auch 2021 planen Handwerksbetriebe, vermehrt in digitale Abläufe und damit in die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu investieren. Mit pds Software erhalten Handwerksunternehmen eine zukunftsweisende und Cloud-fähige Komplettlösung an die Hand, die ihnen einen durchgängig digitalen Belegfluss ermöglicht und damit ein wichtiges Fundament für die Automatisierung im Backoffice schafft.

Rotenburg/Wümme, den 19.01.2021 - Digitale Lösungen zur Unterstützung der kaufmännischen und handwerklichen Prozesse gehören im deutschen Handwerk zum Alltag. Doch in vielen kleinen und mittelständischen Handwerksbetrieben kommen diese nur in Teilbereichen zum Einsatz. Während etwa das Angebotswesen zum Großteil digital abgewickelt wird, erfolgt die Rechnungseingangsbearbeitung in weiten Teilen noch in Papierform. Unter den teilweise analog und teilweise digital abgelegten Dokumenten leidet vor allem die Prozesstransparenz und Effizienz im Tagesgeschäft. Um Medienbrüche zu vermeiden und gleichzeitig Routineabläufe zu automatisieren, ermöglicht die pds Software des Rotenburger ERP-Spezialisten für das Handwerk pds GmbH einen durchgängig digitalen Belegfluss – vom Angebot und der Bestellung über die Eingangsrechnungsbearbeitung bis zum Wareneingang und der Ausgangsrechnung.

Eingangsrechnungen erreichen das Unternehmen in den unterschiedlichsten Formaten. Ob digital oder in Papierform – mit pds Software werden sämtliche Eingangsrechnungen eingelesen und elektronisch verarbeitet. Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format lassen sich etwa vom Großhandel direkt an ein eigenes FTP-Verzeichnis übermitteln oder an eine überwachte E-Mail-Adresse schicken. Alternativ können postalisch zugestellte Rechnungen eingescannt und von der digitalen Rechnungsverarbeitung mit künstlicher Intelligenz ausgelesen werden.

Alle Rechnungen werden automatisch im Rechnungseingangsbuch erfasst. Je nach Konfiguration werden die Fachabteilungen für die Prüfung und Freigabe automatisch gesetzt. Jetzt wird der zuständigen Fachabteilung die Rechnung in der Prüfungsübersicht angezeigt, um den Freigabe- oder Zahlungs-Workflow anzustoßen. Vorgelagerte Prozesse, wie zum Beispiel die Bestellung, Auftragsbestätigung oder der Wareneingang, werden automatisch zugeordnet. Sollten bestimmte Rechnungspositionen von diesen abweichen, wird dies dem Nutzer direkt angezeigt, um die einzelnen Rechnungspositionen mit denen des Einkaufsvorgangs abzugleichen. Abweichungen bei der Bestellnummer, der Kurztexte, der Menge oder des Einzelpreises sind so auf einen Blick ersichtlich, um Fehler im Prüfprozess und aufwändige Nachbearbeitungen zu vermeiden. 

Während des gesamten Prüfprozesses sind alle Schritte transparent und nachvollziehbar dokumentiert, sodass alle Prozessbeteiligten jederzeit wissen, in welchem Status sich die Rechnung gerade befindet und welcher Mitarbeiter für den jeweiligen Bearbeitungsschritt zuständig ist, damit keine Skonto-Fristen mehr verpasst werden. 

Wie bei Belegen in Papierform gewohnt, ist es auch bei sämtlichen digitalen Belegen möglich, Notizen einfach per Kommentarfunktion zu hinterlegen, einzelne Bereiche farblich zu markieren oder die Rechnung digital abzustempeln (z.B. „geprüft“, „freigegeben“, „abgelehnt“, „Rücksprache“ etc.). Das Dokumentenarchiv der pds Software ist hierbei auf GoBD-Konformität geprüft. Die mit Kommentaren, Markierungen oder Stempeln bearbeitete Rechnung wird daraufhin samt Name des Bearbeiters und dem Bearbeitungszeitpunkt als weitere Rechnungskopie gespeichert. So ist die vollständige Bearbeitungs-Historie des Beleges, wer wann welche Änderungen oder Vermerke an den digitalen Dokumenten vorgenommen hat, für jeden Benutzer sofort nachvollziehbar und sämtliche Bearbeitungsstände können jederzeit digital abgerufen werden.

Nicht nur die Verarbeitung von Eingangsrechnungen lässt sich in pds Software digital abbilden, auch ausgehende Rechnungen können vollständig elektronisch und GoBD-konform verarbeitet werden. Ausgangsrechnungen können in unterschiedlichen Formaten aus der pds Software heraus exportiert und versendet werden, z.B. über die Standardformate für den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD und X-Rechnung oder als einfaches PDF. Darüber hinaus verfügt pds Software über eine integrierte E-Post Schnittstelle, die es Unternehmen ermöglicht, die in pds Software erzeugten Ausgangsrechnungen elektronisch an E-Post zu übergeben und physisch durch die Post zuzustellen.

Einen enormen Mehrwert im Betriebsalltag entfaltet die Volltextsuche der pds Software. Benutzer können Inhalte in allen im System hinterlegten Dokumenten durchsuchen, um auch dann das richtige Dokument zu finden, wenn man das Bezugsobjekt oder den Dateinamen nicht mehr weiß. In der Suche wird lediglich ein beliebiges Wort eingegeben und die Software listet alle Dokumente mit enthaltenen Treffern auf. Die Treffer sind direkt farblich im Dokument markiert und lassen sich bequem mit den Pfeiltasten ansteuern. Der Suchprozess wird damit nachhaltig vereinfacht. Bei Bedarf stehen pds Anwendern sämtliche Dokumente und die Volltextsuche auch mobil über Notebook, Tablet oder Smartphone zur Verfügung. Nutzer sparen sich damit den lästigen Ausdruck von benötigten Dokumenten oder die Mitnahme von Ordnern zum Kunden.  Mobile Lösungen von pds unterstützen zudem in den Bereichen Bauprojektmanagement, Service- und Wartungsabwicklung, Zeiterfassung, Lagerverwaltung, Materiallogistik sowie Werkzeug- und Geräteverwaltung, sodass Büro und Außendienst digital miteinander vernetzt sind.

Mit pds Software sind Handwerksbetriebe somit nicht nur in der Lage, anfallende Bearbeitungsschritte zugunsten von Transparenz und Effizienz vollständig digital abzubilden, sondern auch ihre Verwaltungsprozesse nachhaltig zu verschlanken.