Handwerkersoftware aus der Cloud im Praxiseinsatz

Kosten und höhere Verfügbarkeit sprachen für Betrieb im Rechenzentrum

Bislang wurden die eingesetzten Lösungen im Hauptsitz in Syke auf einem eigenen redundanten Server-System betrieben. Die Sicherung aller Datensilos erfolgte manuell auf den eigenen Servern wie auch auf Magnetbändern und weiteren externen Servern über eine VPN-Verbindung. Diese Vorgehensweise war sowohl wartungs- als auch kostenintensiv, so dass in den vergangenen vier Jahren rund 50.000€ allein für die Anschaffung, Wartung und Pflege der Hardware-Infrastruktur anfielen. Nach nur vier Jahren war das Serversystem allerdings schon nahezu veraltet, so dass auch bei der Hardware eine nicht unerhebliche Investitionsentscheidung anstand. „Diese Kostenabwägung haben wir letztlich zugunsten des Betriebes im Rechenzentrum entschieden – ohne hohe Initialkosten für die Infrastruktur, dafür aber mit deutlich höherer Verfügbarkeit und weniger Risiken, was insbesondere die Geschäftsführung „ruhiger schlafen“ lässt. Hatte sich damals bei uns ein Server „verabschiedet“ oder wurde die Verbindung unterbrochen, hatten die Mitarbeiter vorerst keinen Zugriff mehr auf das System. Heute werden die Rechenzentren gespiegelt betrieben, so dass wir bei einem Ausfall eine etwaige Server-Umstellung im laufenden Betrieb gar nicht bemerken“, führt Daniel Thoms aus, der das Unternehmen in zweiter Generation heute mit führt.  

Durch die Cloud sind die Mitarbeiter bei Thoms nicht nur bei der Wahl unseres Arbeitsplatzes sehr frei. So können Mitarbeiter nach unserem Büroarbeitstag von Zuhause nahtlos und vor allem ohne aufwändigen VPN-Zugriff weiterarbeiten, sollten zeitkritische Termine dies notwendig machen. Für das mobile Arbeiten ist zudem noch nicht einmal eine Internetverbindung erforderlich. Denn die Daten können offline genutzt, weiterbearbeitet oder eingebucht werden und werden schließlich automatisch mit dem Server synchronisiert, wenn wieder eine Internetverbindung besteht. „Das ist eine super Funktion, die sich im Alltag sehr bewährt. Auch die Möglichkeit, von jedem beliebigen Mobilgerät seine Zeiten und Leistungen zu erfassen, ist ein enormer Gewinn für uns und macht viele Prozesse heute deutlich einfacher“, so Daniel Thoms.

Unterm Strich: Kosten runter - Effizienz rauf

Im Januar 2015 ging das Unternehmen mit der neuen pds Lösung in den Echtbetrieb. Bislang arbeitete Thoms für die Instandhaltung der IT und Verwaltung der Insellösungen mit einem externen IT-Dienstleister zusammen. „Die hohen Kosten für die Wartung unserer Server-Landschaft sowie die Aufwendungen für den Betrieb unserer vielen Lösungen fallen seither weg, so dass wir im Gegenzug auf der Kostenseite auch etliche Einsparungen verbuchen können. So haben wir schließlich auch das Problem umgangen, dass sich bei Störungen und Fehlern die jeweiligen Anbieter gegenseitig den „schwarzen Peter“ zuschieben - das kennt man ja“, zeigt sich Peter Thoms zufrieden.

Aber auch auf Prozessebene haben sich mit dem Systemwechsel bei Thoms etliche Verbesserungen eingestellt. Die Integration der einzelnen Anwendungen wie Office 365, Mail und Kalender, Kamera und Navigation, die Zeiterfassung, Projekt- und Ressourcenplanung oder die Dokumentation bietet für die Thoms Mitarbeiter im Tagesgeschäft einen hohen Komfort, so dass man sich verstärkt auf die Kernkompetenzen, nämlich den zuverlässigen Service am Kunden und den erfolgreichen Vertrieb konzentrieren könne. So müssen etwa Lieferscheine und Rechnungen nur noch einmalig gebucht und Auftrags- sowie Objektdaten lediglich einmal erfasst werden, um den weitgehend automatisierten Weiterbearbeitungsprozess zu initialisieren.

„Schon nach den ersten Einsätzen der neuen pds Mobilanwendung haben sich unsere Techniker von den neuen Möglichkeiten überwältigt gezeigt. Noch vor Ort können Zeiten per Knopfdruck gebucht und direkt dem Projekt zugeordnet werden. Über die in die Anwendung integrierte Kamera- und Zeiterfassungsfunktion lassen sich Fehler, Objekte oder Leistungen exakt dokumentieren, die bei bestehender Internetverbindung quasi in Echtzeit in das Büro übermittelt werden können.  Zeitgleich kann die Rechnungsstellung initialisiert und der Mitarbeiter für den nächsten Auftrag eingeplant werden – die Auftragsdetails kommen dann samt Navigationsdaten direkt auf das Mobilgerät des jeweiligen Technikers“, lobt Peter Thoms. „Unseren Mitarbeitern im Außendienst bieten wir mit der neuen Lösung und der Integration sämtlicher benötigter Funktionen auf einem einzigen Mobilgerät einen modernen und zukunftsweisenden Arbeitsplatz, der die Transparenz über alle Prozesse hinweg verbessert."

Nächste Ausbaustufe bereits in Planung

Derzeit testet man bei Thoms die pds service App, mit der die Mitarbeiter beim Kunden vor Ort benötigte Informationen zur Historie und Dokumentation direkt im Zugriff haben und sofort zu Preisen, Lagerbestand oder Lieferzeiten auskunftsfähig sind. Nach der Einarbeitungszeit soll diese dann dem gesamten Kundendienst-Team zur Verfügung gestellt werden, um die mobilen Abläufe und die Auftragsabwicklung übergreifend zu vereinfachen. Auch bei der aktuell noch separat genutzten Finanzbuchhaltungslösung steht mittelfristig der Umstieg auf das in pds integrierte Finanzbuchhaltungsmodul an. Denn dies bietet viele für Thoms wichtige und weitgehend automatisierte Funktionen, wie etwa eine Liquiditätsplanung, das Handling von fertigen bzw. halbfertigen Erzeugnissen, Auswertungen zu Kunden, Geschäftsbereichen, Warengruppen oder auch die Priorisierung bestimmter Kunden aufgrund definierbarer Kennzahlen. Diese Prozesse werden heute bei Thoms zum Teil noch händisch umgesetzt mit Hilfe von Excel-Dateien, Formblättern o.ä., was sich im Tagesgeschäft oftmals als ein echter Zeitfresser herausstellt.