Pressemitteilung|03. September 2015|Autor: pds|

Handwerkersoftware aus der Cloud im Praxiseinsatz

Elektrotechnik Thoms optimiert Kosten und Prozesse mit
pds Software aus der Cloud

Als Spezialist für den Schaltanlagenbau und die Anlagensteuerung bietet die Elektrotechnik Thoms GmbH an drei deutschen Standorten sämtliche Leistungen von der Planung und Entwicklung bis zum Betrieb und der Wartung von Automatisierungslösungen. Um die bestehende Lösungslandschaft zu konsolidieren, die Abläufe in Verwaltung und Kundendienst zu straffen und gleichzeitig die laufenden Projekte effektiver zu steuern, kommt bei Elektrotechnik Thoms seit Jahresbeginn 2015 die pds Handwerkersoftware erfolgreich zum Einsatz. Betrieben wird die Lösung seither nicht mehr auf den unternehmenseigenen Servern, sondern in einem deutschen Rechenzentrum der Wortmann AG – einem Partner der pds GmbH. Mit der Cloud-Lösung spart Thoms nicht nur nachhaltig Kosten für Anschaffung und Betrieb der Infrastruktur ein, sondern ist auch in der Lage, die IT- und Informationsverfügbarkeit zu verbessern und die Techniker mit modernsten Mobilgeräten zur Prozessunterstützung im Kundendienst auszurüsten.

 

 

Zur Unterstützung der Abläufe kam bei Thoms bis 2014 eine gewachsene Systemlandschaft von insgesamt sieben verschiedenen, nicht miteinander verknüpften Insellösungen zum Einsatz, u.a. für Buchhaltung, Zeiterfassung, Projektplanung und Projektmanagement, Dokumentenmanagement und Bestellwesen. „Mit dem enormen Unternehmenswachstum der letzten Jahre von gut 10 auf heute knapp 60 Mitarbeiter war jedoch der damit verbundene Datenerfassungs- und Pflegeaufwand kaum mehr „zu handeln“, da wir jedes Projekt quasi sieben Mal anlegen mussten“, beschreibt Geschäftsführer Peter Thoms die Situation. So wurde systembedingt z.B. für jeden Auftrag und jedes Projekt eine andere Nummer angelegt, die sich von System zu System unterschied. Damit stieg nicht nur die Fehleranfälligkeit, auch die Konsistenz und Integrität der Daten in den einzelnen Insellösungen nahm stetig ab. Dies machte den Mitarbeitern eine schnelle Nachvollziehbarkeit von Leistungen, Aufträgen und Projekten zu den einzelnen Objekten quasi unmöglich. „So kamen wir letztlich 2014 zu dem Schluss, uns von unserer bestehenden Lösungslandschaft zu trennen und ein durchgängiges, zukunftsfähiges Gesamtsystem einzuführen, das sämtlichen benötigten Funktionen integriert abbildet“, so Peter Thoms weiter.

 

Cloud-Fähigkeit war wichtiges Entscheidungskriterium

Eine Cloud-Lösung sollte es sein - doch diese Anforderung wurde keineswegs zu Beginn definiert, sondern konkretisierte sich erst im laufenden Recherche- und Auswahlprozess. Jeder der vier Geschäftsführer hat sich zunächst mit spezifischen ERP-Lösungen auseinandergesetzt, auf ihre Eignung geprüft und Angebote eingeholt. Während die einen zu sehr auf kaufmännische Prozesse in Handelsbetrieben ausgerichtet war, waren andere eher auf klassische Servicebetriebe fokussiert – für das recht projektlastige Geschäft bei Thoms waren viele der in Frage kommenden Lösungen daher nur bedingt geeignet.

 

 

 

Die neue Lösung sollte ein breites Funktionsspektrum zur durchgängigen Abbildung aller kaufmännischen und Handwerks- sowie Service-technischen Prozesse bieten. Im Hinblick auf die Investitions- und Zukunftssicherheit sollte sie zudem auf einer modernen, zeitgemäßen  Softwarearchitektur aufsetzen, um Standort- sowie Plattformunabhängig arbeiten zu können und dem Kundendienst eine mobile Prozessunterstützung etwa für die Zeiterfassung, Projektdokumentation und den Service zu ermöglichen – Eigenschaften, die vornehmlich Cloud-Systeme bieten. In den anschließenden Anbieter-Präsentationen zeichnete sich dann schnell ein klareres Bild ab. „pds war letztlich der einzige Lösungsanbieter, der in der Lage war, unsere Anforderungen im Hinblick auf die Technik, Finanzbuchhaltung, Controlling, Projektabwicklung und das Bestellwesen schon im Standard in großem Umfang zu erfüllen. Der Fokus von pds auf Handwerksbetriebe und die einhergehende Prozesskompetenz im technischen Bereich war für uns ein weiteres Kriterium, das für pds sprach. Technisch sehr gut durchdacht, ist es zukunftssicher ausgerichtet und bietet viel Spielraum zur Erweiterung des Systems“, begründet Peter Thoms die Entscheidung zugunsten der pds Lösung. „Letztlich aber war pds mit seiner Lösung auch der einzige Anbieter, der das System vollständig aus der Cloud bereitstellen und zudem noch dedizierte „Apps“ für die mobile Nutzung anbieten konnte.“

 

Kosten und höhere Verfügbarkeit sprachen für Betrieb im Rechenzentrum

Bislang wurden die eingesetzten Lösungen im Hauptsitz in Syke auf einem eigenen redundanten Server-System betrieben. Die Sicherung aller Datensilos erfolgte manuell auf den eigenen Servern wie auch auf Magnetbändern und weiteren externen Servern über eine VPN-Verbindung. Diese Vorgehensweise war sowohl wartungs- als auch kostenintensiv, so dass in den vergangenen vier Jahren rund 50.000€ allein für die Anschaffung, Wartung und Pflege der Hardware-Infrastruktur anfielen. Nach nur vier Jahren war das Serversystem allerdings schon nahezu veraltet, so dass auch bei der Hardware eine nicht unerhebliche Investitionsentscheidung anstand. „Diese Kostenabwägung haben wir letztlich zugunsten des Betriebes im Rechenzentrum entschieden – ohne hohe Initialkosten für die Infrastruktur, dafür aber mit deutlich höherer Verfügbarkeit und weniger Risiken, was insbesondere die Geschäftsführung „ruhiger schlafen“ lässt. Hatte sich damals bei uns ein Server „verabschiedet“ oder wurde die Verbindung unterbrochen, hatten die Mitarbeiter vorerst keinen Zugriff mehr auf das System. Heute werden die Rechenzentren gespiegelt betrieben, so dass wir bei einem Ausfall eine etwaige Server-Umstellung im laufenden Betrieb gar nicht bemerken“, führt Daniel Thoms aus, der das Unternehmen in zweiter Generation heute mit führt.  

 

 

Durch die Cloud sind die Mitarbeiter bei Thoms nicht nur bei der Wahl unseres Arbeitsplatzes sehr frei. So können Mitarbeiter nach unserem Büroarbeitstag von Zuhause nahtlos und vor allem ohne aufwändigen VPN-Zugriff weiterarbeiten, sollten zeitkritische Termine dies notwendig machen. Für das mobile Arbeiten ist zudem noch nicht einmal eine Internetverbindung erforderlich. Denn die Daten können offline genutzt, weiterbearbeitet oder eingebucht werden und werden schließlich automatisch mit dem Server synchronisiert, wenn wieder eine Internetverbindung besteht. „Das ist eine super Funktion, die sich im Alltag sehr bewährt. Auch die Möglichkeit, von jedem beliebigen Mobilgerät seine Zeiten und Leistungen zu erfassen, ist ein enormer Gewinn für uns und macht viele Prozesse heute deutlich einfacher“, so Daniel Thoms.

 

 

 

Unterm Strich: Kosten runter - Effizienz rauf

Im Januar 2015 ging das Unternehmen mit der neuen pds Lösung in den Echtbetrieb. Bislang arbeitete Thoms für die Instandhaltung der IT und Verwaltung der Insellösungen mit einem externen IT-Dienstleister zusammen. „Die hohen Kosten für die Wartung unserer Server-Landschaft sowie die Aufwendungen für den Betrieb unserer vielen Lösungen fallen seither weg, so dass wir im Gegenzug auf der Kostenseite auch etliche Einsparungen verbuchen können. So haben wir schließlich auch das Problem umgangen, dass sich bei Störungen und Fehlern die jeweiligen Anbieter gegenseitig den „schwarzen Peter“ zuschieben - das kennt man ja“, zeigt sich Peter Thoms zufrieden.

Aber auch auf Prozessebene haben sich mit dem Systemwechsel bei Thoms etliche Verbesserungen eingestellt. Die Integration der einzelnen Anwendungen wie Office 365, Mail und Kalender, Kamera und Navigation, die Zeiterfassung, Projekt- und Ressourcenplanung oder die Dokumentation bietet für die Thoms Mitarbeiter im Tagesgeschäft einen hohen Komfort, so dass man sich verstärkt auf die Kernkompetenzen, nämlich den zuverlässigen Service am Kunden und den erfolgreichen Vertrieb konzentrieren könne. So müssen etwa Lieferscheine und Rechnungen nur noch einmalig gebucht und Auftrags- sowie Objektdaten lediglich einmal erfasst werden, um den weitgehend automatisierten Weiterbearbeitungsprozess zu initialisieren.

 

 

„Schon nach den ersten Einsätzen der neuen pds Mobilanwendung haben sich unsere Techniker von den neuen Möglichkeiten überwältigt gezeigt. Noch vor Ort können Zeiten per Knopfdruck gebucht und direkt dem Projekt zugeordnet werden. Über die in die Anwendung integrierte Kamera- und Zeiterfassungsfunktion lassen sich Fehler, Objekte oder Leistungen exakt dokumentieren, die bei bestehender Internetverbindung quasi in Echtzeit in das Büro übermittelt werden können.  Zeitgleich kann die Rechnungsstellung initialisiert und der Mitarbeiter für den nächsten Auftrag eingeplant werden – die Auftragsdetails kommen dann samt Navigationsdaten direkt auf das Mobilgerät des jeweiligen Technikers“, lobt Peter Thoms. „Unseren Mitarbeitern im Außendienst bieten wir mit der neuen Lösung und der Integration sämtlicher benötigter Funktionen auf einem einzigen Mobilgerät einen modernen und zukunftsweisenden Arbeitsplatz, der die Transparenz über alle Prozesse hinweg verbessert."

 

 

 

Nächste Ausbaustufe bereits in Planung

Derzeit testet man bei Thoms die pds service App, mit der die Mitarbeiter beim Kunden vor Ort benötigte Informationen zur Historie und Dokumentation direkt im Zugriff haben und sofort zu Preisen, Lagerbestand oder Lieferzeiten auskunftsfähig sind. Nach der Einarbeitungszeit soll diese dann dem gesamten Kundendienst-Team zur Verfügung gestellt werden, um die mobilen Abläufe und die Auftragsabwicklung übergreifend zu vereinfachen. Auch bei der aktuell noch separat genutzten Finanzbuchhaltungslösung steht mittelfristig der Umstieg auf das in pds integrierte Finanzbuchhaltungsmodul an. Denn dies bietet viele für Thoms wichtige und weitgehend automatisierte Funktionen, wie etwa eine Liquiditätsplanung, das Handling von fertigen bzw. halbfertigen Erzeugnissen, Auswertungen zu Kunden, Geschäftsbereichen, Warengruppen oder auch die Priorisierung bestimmter Kunden aufgrund definierbarer Kennzahlen. Diese Prozesse werden heute bei Thoms zum Teil noch händisch umgesetzt mit Hilfe von Excel-Dateien, Formblättern o.ä., was sich im Tagesgeschäft oftmals als ein echter Zeitfresser herausstellt.

 

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Sarah Tietjen

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