Ihre Eingangsrechnungen erfassen Sie mit pds Software automatisch und ohne manuelles Abtippen. Der anschließende Prüf- und Freigabeprozess ist vollständig digital dokumentiert. Wie funktioniert das? Die künstliche Intelligenz unserer Software übernimmt für Sie das Ablesen der relevanten Rechnungsinformationen und erstellt eine Eingangsrechnung im Rechnungseingangsbuch. Diese Rechnung durchläuft einen digitalen Prüf- und Freigabeprozess, der workflowgestützt und dokumentiert ist. Das spart Arbeitszeit und erhöht die Transparenz des gesamten Prozesses. Erfahren Sie jetzt mehr.
pds Software für Ihre Finanzen
Die digitale Eingangsrechnungsprüfung von pds im Überblick
Feld- und Buchungsidentifikation
Die Daten Ihrer Eingangsrechnungen müssen Sie mit pds Software nicht mehr abtippen. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz werden die Beträge und Inhalte Ihrer Kreditorenrechnung in der pds Software ermittelt und überprüft. Die automatisch übernommenen Daten erkennen Sie direkt über farbige Markierungen. Die pds Software liest für Sie automatisch unter anderem folgende Rechnungsdaten aus:
- Kreditor
- Summen
- Umsatzsteuersätze
- Kostenträger
- Bestellnummer
- Rechnungsdatum und -nummer
- Zahlungsbedingungen und viele mehr
Anschließend werden die Belege mit Dokument im Rechnungseingangsbuch zur Prüfung und Bearbeitung vorgeschlagen. Erst hier startet Ihre Arbeit. Damit können Sie Ihre Aufwände für Routinetätigkeiten , wie das reine Abtippen einer Rechnung, nachhaltig reduzieren.
Künstliche Intelligenz der pds Software
Die oben beschriebene Feld- und Buchungsidentifikation funktioniert aufgrund einer systemeigenen künstlichen Intelligenz. Bei neuen Lieferanten müssen Sie lediglich bei den ersten Rechnungseingängen den Aufbau der Rechnung prüfen beziehungsweise bestätigen. Bei Folgerechnungen erkennt die Software den Aufbau automatisch. Die relevanten Rechnungsdetails werden eigenständig erhoben. Das nimmt Ihnen das zeitaufwändige Abtippen ab.
Abgleich mit Bestellvorgängen
Eingangsrechnungen aus dem Finanzwesen übergeben Sie digital an Ihre Einkaufsabteilung. Durch die ganzheitliche Prozessorientierung der pds Software, verknüpfen Sie die digital erzeugten Bestellvorgänge mit der Eingangsrechnung. Die pds Software prüft für Sie, ob Summen und Positionen in der Eingangsrechnung mit der Bestellung oder dem Wareneingang übereinstimmen. Sobald Sie die Übereinstimmung der Positionen und Summen bestätigen, verändert sich der Status Ihrer Eingangsrechnung. Auf Wunsch wird diese Statusänderung über automatische Workflows bis in die Bestellung zurückgeschrieben, sodass Sie einen transparenten Prozess erzeugen: Von der Bestellung bis zur Eingangsrechnung.
Digitaler Prüf- und Freigabeprozess der Rechnungen
Die pds Software unterstützt Sie bei der digitalen Prüfung und Freigabe Ihrer Rechnungen. Dabei prüfen zuständige Abteilungen oder Mitarbeiter die Rechnung auf fachliche Korrektheit und geben diese anschließend frei. Hier haben Sie die Wahl zwischen einer zeitgleichen Prüfung und Freigabe oder einem nachgelagerten Prozess in zwei Schritten. Ganz gleich, wie Sie sich entscheiden: Die Belege werden über pds Software digital an alle beteiligten Kollegen weitergeleitet. Das hat folgende Vorteile:
- Sie sparen sich das Ausdrucken und anschließende Übermittelnder Rechnung zu anderen Abteilungen
- Jeder Schritt wird digital dokumentiert und archiviert
- Sie haben jederzeit einen Überblick, an welcher Stelle des Prüf- und Freigabeprozesses die Rechnung ist
ZUGFeRD und XRechnung
Mit dem elektronischen Rechnungsimport lesen Sie diverse Formate der elektronischen Rechnungen ein. Dies können zum Beispiel ZUGFeRD-Rechnungen oder X-Rechnungen sein. Der Import in pds Software ermöglicht einen durchgängigen elektronischen Prozess. Neben dem Gewinn der Effizienz eliminieren Sie damit auch Material- und Portokosten weitestgehend.
