Software fürs Handwerk und mobile Apps

„Unser Ziel ist es, Technologieführer im Handwerk zu sein. Deshalb erwarten wir von unserem Softwareanbieter eine ähnliche Einstellung."

„Im Entscheidungsprozess haben wir einen hohen Grad an Digitalisierung und Automatisierung erreicht und unsere Ablauforganisation optimiert.“

„Mit der IDS-Schnittstelle können wir tagesaktuelle Preise direkt in die pds Software laden. Zudem können wir eigene Parameter für die Kalkulation anwenden. Das bedeutet für uns eine enorme Zeitersparnis – ohne Rechenfehler.“

– Stefan Wolf, Inhaber Elektrotechnik Wolf

Tagesaktuelle Einkaufspreise

Die Handwerkersoftware von pds steht für Digitalisierung, die echten Mehrwert bietet. Davon konnte sich auch unser Kunde Elektrotechnik Wolf aus Lauf bei Nürnberg überzeugen. Bevor sich Inhaber Stefan Wolf für Softwarelösungen von pds entschied, kam in seinem Betrieb eine Software zum Einsatz, die wichtige digitale Schnittstellen vermissen ließ. In der Folge entstanden Rechenfehler, die es händisch zu korrigieren galt. Eine wesentliche Ursache für das Problem bestand darin, dass die alte Software nicht auf die aktuellen Tagespreise zugreifen konnte.

Gründliche Einarbeitung in sämtliche Funktionen

Was zunächst technisch klingt, stellt sich dank umfangreicher Schulungsangebote als überraschend einfach heraus. Stefan Wolf resümiert: „Die Einführung und Schulungen durch den pds Partner hahn IT verliefen einwandfrei. Die Bedienung der Software war innerhalb kürzester Zeit erlernt – vor allem, weil das Programm sehr übersichtlich ist und alle Funktionen immer zuverlässig zum Ziel führen.“

„Gerade im Elektrohandwerk wird die Digitalisierung und die Nutzung der heutigen Automatisierungs- und Cloud-Technologien großgeschrieben.“

Erfahrungsbericht: Vicky Frank (WKA Sachsen Service GmbH)

Dokumentenberge und heimatlose Notizen: dieser ermüdende Kreislauf, der sich immer wieder von allein in Gang setzt. Unterlagen verschwinden plötzlich und sind nur mit großem Suchaufwand wiederzufinden. Eine Situation, die die meisten Büromitarbeiter kennen.

Individuelle und langfrisitige Betreuung

Digitalisierung: das Schlagwort des letzten Jahrzehnts. Aber wie? All die Dinge, die zu berücksichtigen sind, all die Wünsche der Anwender, all die Gesetzmäßigkeiten, die bedacht und beachtet werden müssen. Der Begriff „Digitalisierung“ bewegt sich für viele oftmals noch auf einer sehr abstrakten Ebene, wenn es um die Umsetzung im eigenen Betrieb geht. Zugleich stellt sich der Digitalisierungsprozess für jedes Unternehmen anders dar – abhängig von der Größe und Branche des Betriebs sowie von den Ausgangsbedingungen in der jeweiligen Unternehmensorganisation. Die perfekte Einstiegslösung für jedermann gibt es wohl kaum. Ein Tool zu verkaufen, ist sicher einfach – die Betreuung im Nachgang ist jedoch das, was zählt. Und zwar nicht nur für den Käufer, sondern erst recht für den Verkäufer.

Reibungslose Implementierung der Software

Wir sind als Unternehmensgruppe in der Branche der erneuerbaren Energie beheimatet und haben uns für die pds Software als Lösung entschieden. Nach der initialen Implementierung wurden nach und nach weitere Bausteine integriert – ganz nach unserem Bedarf und den Möglichkeiten der Software. Der modulare Aufbau von pds Software hat diese Prozessschritte ermöglicht. Um schließlich für alle Unternehmensbereiche unserer Gruppe adäquate Lösungen zu finden, waren besonders der pds Partner vor Ort und auch pds selbst gefragt, um gerade in der Anfangsphase der Implementierung zu unterstützen und zu beraten. Gemeinsam wurden Anpassungen durchgeführt oder Lösungen für individuelle Anforderungen erarbeitet. Mittlerweile bilden wir in unserer Unternehmensgruppe eine Bandbreite an komplexen Großprojekten, aber auch kleinen Tagesaufgaben ab. Ganz im Sinne unserer Unternehmenskultur und unserer Branche sind wir nun weg vom Papierkram und hin zum digitalen Arbeiten.

Erfahrungen von Jens Bergmann (Bergmann GmbH)

Bis heute haben wir bereits einen Großteil unserer betriebswirtschaftlichen Prozesse erfolgreich „auf digital“ umgestellt. Dazu zählen u.a. die Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung von Serviceaufträgen an unsere Monteure, die Stundenerfassung und Leistungsabrechnung aller Mitarbeiter (Büro, Techniker, Monteure), die Ressourcenplanung unserer Mitarbeiter sowie die Werkzeugausgabe und Überwachung sämtlicher Arbeitsgeräte.

Schnelle und ortsunabhängige Kommunikation 

pds Software begleitet uns auf dem Weg in die digitale Zukunft. Unseren Mitarbeitern bietet das Handwerksprogramm über die Cloud Zugriff von überall – selbst von der Baustelle. So erfolgt auch die Erfassung von Notizen und Aufmaße vor Ort heute ohne manuelle Zwischenschritte auf elektronischem Wege. Der Austausch von Ausschreibungen und Angeboten mit Planern und Architekten wird bei uns ebenfalls digital abgewickelt, etwa mithilfe von GAEB-Dateien. Auch eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung von Lieferantenrechnungen, die digitale Übermittlung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen an den Steuerberater und die Nutzung von Online-Shopsystemen für Preisanfragen, Bestellungen und Artikelinformationen vereinfachen uns die Abwicklung unseres Tagesgeschäftes immens.

„Die Arbeitswelt verändert sich – auch die Ansprüche die Monteure steigen. Diese verstehen sich nicht nur als Schrauber, sondern als Dienstleister.“

Erfahrungen von Maximilian Becker (GHG GmbH)

Die Digitalisierung der Wirtschaft hat längst auch das Handwerk erreicht. Mitte 2018 haben wir bei GHG GmbH unser System auf die pds Software umgestellt. Die Software bietet uns umfangreiche Möglichkeiten. Von der Prozesskettenoptimierung über die Verbesserung interner Arbeitsabläufe bis hin zur Umsetzung der innerbetrieblichen Digitalisierung. Aufgrund der vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten bietet uns pds eine vollständige Softwarelösung und wird in all unseren Abteilungsbereichen angewendet.

pds Service App: schneller Informationsaustausch von Büro und Außendienst

Darüber hinaus werden Kundendiensteinsätze vollkommen virtuell erfasst und abgewickelt. Unsere Techniker empfangen die einzelnen Aufträge mithilfe von vernetzten Endgeräten digital und können sämtliche auftragsrelevante Informationen (Kundendaten, Anlagedaten, Historie etc.) abrufen. Das spart Zeit und erhöht die Flexibilität. Zudem wird auch die Arbeitszeit der Techniker digital erfasst und so eine genaue und einfache Abrechnung ermöglicht.

E-Commerce: Schnittstellen für maximale Effizienz

Auch unsere Einkaufsabteilung profitiert von der innovativen Softwarelösung. Mit der vorhandenen Schnittstelle wird eine virtuelle Verbindung mit unseren Zulieferern bzw. Großhändlern hergestellt. Preisanfragen, Bestellungen oder Angebote werden digital an unsere Händler übertragen und machen einen schnellen Informationsaustausch möglich.

Mit der Unterstützung von pds werden wir auch zukünftig die fortschreitende Entwicklung hinsichtlich der Digitalisierung weiter vorantreiben, um Prozesse zu verbessern und dadurch unseren Kunden die bestmöglichen Leistungen anbieten zu können.

Erfahrungsbericht von Paul Müller

(DAUME Dach + Fassade GmbH & Co. KG)

Über die pds Software konnten wir unsere Prozesse in den letzten Jahren immer weiter verbessern und digitalisieren. Ein Beweis dafür: unser Nadeldrucker. Für das Erstellen von Durchschlägen bei Serviceaufträgen war dieser Drucker unser beliebtes Arbeitsmittel. Heute läuft dieser Prozess vollkommen digitalisiert. Serviceaufträge werden in der Software angelegt und dem Mitarbeiter auf dem Tablet bereitgestellt. Der Mitarbeiter kann vor Ort und im Beisein des Kunden den Serviceauftrag ausfüllen und auf Wunsch des Kunden direkt per Mail schicken. Der Serviceauftrag landet danach direkt auf dem Bildschirm unserer Innendienstmitarbeiter, die dann die Preise kontrollieren und ggf. kleine Änderungen an Texten vornehmen können. Danach wird die Rechnung entweder per Mail an den Kunden oder klassisch auf dem Postweg verschickt.

Weniger Zettelwirtschaft dank Digitalisierung

Ein weiterer Entwicklungsschritt mit der Software ist die Reduzierung unserer Papierdokumente. Unsere Archive platzten aus allen Nähten. Heute werden alle Dokumente mittels Barcode eingescannt oder direkt aus der Mail o. ä. in der digitalen Projektakte abgespeichert. Die pds Projektakte ersetzt heute den klassischen Bauordner. Unsere Mitarbeiter haben die Möglichkeit, über die Projekt App die Projektinformationen per Handy direkt auf der Baustelle abzurufen – ein weiterer großer Vorteil für uns. Innerhalb der Projektakte haben wir alles im Blick. Seien es die die Angebote, Aufträge, Aufmaße oder Rechnungen. Alles ist nur wenige Mausklicks entfernt.

Müheloses Rechnungsmanagement 

Das Modul „Digitale Rechnungsprüfung“ nutzen wir seit dem Sommer 2020. Eine Mail an unseren Lieferanten genügt und schon haben wir alle Eingangsrechnungen per Mail erhalten. Diese werden direkt von der Software abgerufen und können dem Kostenträger und der damit verbundenen digitalen Projektakte zugeordnet, durch unseren Projektleiter freigegeben und der Buchhaltung zur Zahlung bereitgestellt werden. Auch hier haben sich unsere Arbeitsprozesse merklich vereinfacht.

Die digitale Buchhaltung spart Zeit und Kosten

Das pds Finanzwesen nutzen wir für all unsere buchhalterischen Tätigkeiten. Sei es die Auswertung der Kostenträger, unserer Kostenstellen oder der Monats- bzw. Jahresabschluss. Auf einen Steuerberater können wir in den allermeisten Fällen verzichten.

Weiterentwicklung und individueller Service

Zudem ist die pds Software eine eierlegende Wollmilchsau, wie man so schön sagt. Kundenwünsche werden von dem Entwicklerteam entgegengenommen und wenige Updates später kann man die Umsetzung in der Software begutachten.

Zusammenfassend können wir sagen, dass wir die Einführung der pds Software noch keinen Tag bereut haben. Und seit dem Sommer 2020 arbeiten wir in der Cloud. Home-Office war so nie einfacher.

„Monteure mit mobilen Endgeräten und passenden Apps auszustatten, ermöglicht uns einen schnellen Informationsfluss von der Baustelle ins Büro.“

„Für uns ist die Mitarbeiter App eine geniale Idee, da sie die alle Funktionen unserer vorherigen Apps vereint."

Erfahrungsbericht von Frank Moritz

MORITZ & SOHN GmbH & Co. KG

Zur Unterstützung unserer betrieblichen Abläufe kommt bei uns die pds Handwerkersoftware u. a. in den Bereichen CRM, Projektakten- und Dokumentenverwaltung, Einkauf und Lager, Kasse, Aufmaß, Kundendienst und Wartung sowie der Werkzeugverwaltung zum Einsatz, die sich dank diverser pds Apps auch beim mobilen Einsatz sehr gut bewährt hat. Für unsere kaufmännischen Prozesse nutzen wir die pds Finanzbuchhaltung, das Personalmanagement, die Kostenrechnung, das Vertragswesen und die digitale Rechnungsverarbeitung einschließlich ZUGFeRD. Die Bereitstellung über das pds Rechenzentrum (Cloud-Betrieb) birgt für uns viele Vorteile, zumal wir damit die pds Cloud optimal mit der Microsoft 365 Welt (Office Anwendungen, One Note, OneDrive und Microsoft Teams) verknüpfen und uns auf unsere wertschöpfenden Prozesse konzentrieren können.

„Beim Arbeiten mit der pds Software gefällt uns vor allem der schnelle Überblick über alle projektbezogenen Vorgänge und Dokumente."