Erfahrungen mit pds Software aus der Praxis

pds Software im Praxistest: Unsere Kunden berichten über ihre Erfahrungen mit der pds Handwerkersoftware sowie den Handwerker-Apps von pds und berichten darüber, wie die Einführung der Software gestaltet und die Geschäftsprozesse so nachhaltig verändert wurden. 

„Bis heute haben wir bereits einen Großteil unserer betriebswirtschaftlichen Prozesse erfolgreich „auf digital“ umgestellt. Dazu zählen u.a. die Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung von Serviceaufträgen an unsere Monteure, die Stundenerfassung und Leistungsabrechnung aller Mitarbeiter (Büro, Techniker, Monteure), die Ressourcenplanung unserer Mitarbeiter sowie die Werkzeugausgabe und Überwachung sämtlicher Arbeitsgeräte. pds Software, welche uns auf dem Weg in die digitale Zukunft begleitet, bietet unseren Mitarbeitern als Handwerksprogramm über die Cloud Zugriff von überall, selbst von der Baustelle. So erfolgt auch die Erfassung von Notizen und Aufmaße vor Ort heute ohne manuelle Zwischenschritte auf elektronischem Wege. Der Austausch von Ausschreibungen und Angeboten mit Planern und Architekten wird bei uns ebenfalls digital z.B. mithilfe von GAEB-Dateien abgewickelt. Auch eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung von Lieferantenrechnungen, die digitale Übermittlung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen an den Steuerberater und die Nutzung von Online-Shopsystemen für Preisanfragen, Bestellungen und Artikelinformationen vereinfachen uns die Abwicklung unseres Tagesgeschäftes immens“

(Jens Bergmann, Bergmann GmbH)

„Die Digitalisierung der Wirtschaft hat längst auch das Handwerk erreicht. Mitte 2018 haben wir mit unserer Firma, GHG GmbH, unser System auf die pds Software umgestellt. Die Software bietet uns umfangreiche Möglichkeiten. Von der Prozesskettenoptimierung über die Verbesserung interner Arbeitsabläufe bis hin zur Umsetzung der innerbetrieblichen Digitalisierung. Aufgrund der vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten, bietet uns pds eine vollständige Softwarelösung und wird in all unseren Abteilungsbereichen angewendet.

 

Darüber hinaus werden Kundendiensteinsätze vollkommen virtuell erfasst und abgewickelt. Unsere Techniker empfangen die einzelnen Aufträge mit Hilfe von vernetzten Endgeräten digital und können sämtliche auftragsrelevante Informationen (Kundendaten, Anlagedaten, Historie, etc.) abrufen. Das spart Zeit und erhöht die Flexibilität. Zudem wird auch die Arbeitszeit der Techniker digital erfasst und ermöglicht so eine genaue und einfache Abrechnung.

 

Auch unsere Einkaufsabteilung profitiert von der innovativen Softwarelösung. Mit der vorhandenen Schnittstelle wird eine virtuelle Verbindung mit unseren Zulieferern bzw. Großhändlern hergestellt. Preisanfragen, Bestellungen oder Angebote werden digital an unsere Händler übertragen und machen einen schnellen Informationsaustausch möglich.

 

Mit der Unterstützung von pds werden wir auch zukünftig die fortschreitende Entwicklung hinsichtlich der Digitalisierung weiter vorantreiben, um Prozesse zu verbessern und dadurch unseren Kunden die bestmöglichen Leistungen anbieten zu können."

(Maximilian Becker, GHG GmbH)

„Über die pds Software konnten wir unsere Prozesse in den letzten Jahren immer weiter verbessern und digitalisieren. Ein Beweis dafür: Unser Nadeldrucker. Für das Erstellen von Durchschlägen bei Serviceaufträgen war dieser Drucker unser beliebtes Arbeitsmittel. Heute läuft dieser Prozess vollkommen digitalisiert. Serviceaufträge werden in der Software angelegt und dem Mitarbeiter auf dem Tablet bereitgestellt. Der Mitarbeiter kann vor Ort und im Beisein des Kunden den Serviceauftrag ausfüllen und auf Wunsch des Kunden direkt per Mail schicken. Der Serviceauftrag landet danach direkt auf dem Bildschirm unserer Innendienstmitarbeiter, die dann die Preise kontrollieren und ggf. kleine Änderungen an Texten vornehmen können. Danach wird die Rechnung entweder per Mail an den Kunden oder klassisch auf dem Postweg verschickt.

 

Ein weiterer Entwicklungsschritt mit der Software ist die Reduzierung unserer Papierdokumente.

Unsere Archive platzten aus allen Nähten. Heute werden alle Dokumente mittels Barcode eingescannt oder direkt aus der Mail o.ä. in der digitalen Projektakte abgespeichert. Die pds Projektakte ersetzt heute den klassischen Bauordner. Unsere Mitarbeiter haben die Möglichkeit über die Projekt App die Projektinformationen über das Handy direkt auf der Baustelle abzurufen. Ein weiterer großer Vorteil für uns. Innerhalb der Projektakte haben wir alles im Blick. Seien es die

die Angebote, die Aufträge, die Aufmaße oder die Rechnungen. Alles ist nur wenige Mausklicke entfernt.

 

Das Modul „Digitale Rechnungsprüfung“ nutzen wir seit dem Sommer 2020. Eine Mail an unseren Lieferanten genügt und schon haben wir alle Eingangsrechnungen per Mail erhalten. Diese werden direkt von der Software abgerufen und können dem Kostenträger und der damit verbundenen digitalen Projektakte zugeordnet, durch unseren Projektleiter freigegeben und der Buchhaltung zur Zahlung bereitgestellt werden. Auch hier haben sich unsere Arbeitsprozesse merklich vereinfacht.

 

Das pds Finanzwesen nutzen wir für all unsere buchhalterischen Tätigkeiten. Sei es die Auswertung der Kostenträger, unserer Kostenstellen oder der Monats- bzw. Jahresabschluss. Auf einen Steuerberater können wir in den allermeisten Fällen verzichten.

 

Zudem ist die pds Software ist eine eierlegende Wollmilchsau, wie man so schön sagt. Kundenwünsche werden von dem Entwicklerteam entgegengenommen und wenige Updates später kann man die Umsetzung in der Software begutachten.

 

Zusammenfassend können wir sagen, dass wir die Einführung der pds Software noch keinen Tag bereut haben. Und seit dem Sommer 2020 arbeiten wir in der Cloud. Home-Office war so nie einfacher."

(Paul Müller, DAUME Dach + Fassade GmbH & Co. KG)

„Zur Unterstützung unserer betrieblichen Abläufe kommt bei uns die Handwerkersoftware u.a. in den Bereichen CRM, Projektakten- und Dokumentenverwaltung, Einkauf und Lager, Kasse, Aufmaß, Kundendienst und Wartung sowie der Werkzeugverwaltung zum Einsatz, die sich dank diverser pds Apps auch beim mobilen Einsatz sehr gut bewährt hat. Für unsere kaufmännischen Prozesse nutzen wir die pds Finanzbuchhaltung, das Personalmanagement, die Kostenrechnung, das Vertragswesen und die digitale Rechnungsverarbeitung einschließlich ZUGFeRD. Die Bereitstellung über das pds Rechenzentrum (Cloud-Betrieb) birgt für uns viele Vorteile, zumal wir damit die pds Cloud optimal mit der Microsoft 365 Welt (Office Anwendungen, One Note, OneDrive und Microsoft Teams) verknüpfen und uns auf unsere wertschöpfenden Prozesse konzentrieren können.“

(Frank Moritz, MORITZ & SOHN GmbH & Co. KG)

„Seit Mai 2020 haben wir die Handwerkersoftware im Einsatz. Wir haben uns für den Cloud Betrieb entschieden, da wir so von beiden unserer Firmenstandorte einfach und komfortabel auf den Server zugreifen können und den Server an unserem Hauptsitz nicht kostenaufwändig erweitern brauchen. Durch das Arbeiten in der Cloud war für uns die Einrichtung von Homeoffice Arbeitsplätzen zudem sehr einfach. Es werden lediglich ein Internetanschluss und ein PC bzw. Laptop benötigt, auf dem der Client installiert wird. Außerdem brauchen wir uns keine Gedanken zu Speicherplatz, Softwareupdate und Sicherungen zu machen. In unserer strukturschwachen Region reicht sogar ein 10mbit Anschluss aus, um in der Cloud zu arbeiten. Dank der Schnittstellen zum Großhandel wie IDS wird die Bearbeitung von Angeboten und das Erstellen von Rechnungen in unserem Tagesgeschäft erheblich vereinfacht. Zudem sind in der digitalen Projektakte sämtliche benötigte Daten und Informationen zu den einzelnen Baustellen übersichtlich zusammengeführt, sodass wir stets einen aktuellen Rundum-Blick auf die laufenden Prozesse haben.“

(Alexandra Frin, PA-BRA Technische Gebäudeausrüstung GmbH & Co. KG)

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