pds Vertragsmanagement - Verträge ganzheitlich digital verwalten

Verträge sind die Grundlage von Geschäftsbeziehungen. Täglich kommen neue Vereinbarungen hinzu. Komplexe Zusammenhänge führen dazu, dass der Überblick über Konditionen und Fristen für Sie immer schwieriger wird. Mit der digitalen Vertragsverwaltung vermeiden Sie unnötige Kosten, z.B. durch versäumte Fristen oder für zeitlich aufwendige Sachbearbeitung. Im Vertragsexplorer der pds Software haben Sie alle vertraglichen Verpflichtungen und Rechte berechtigungsgesteuert im Überblick. Gleichzeitig können Sie variable Felder für individuelle Vertragsdaten in der Software anlegen, so dass alle Informationen erfasst und ausgewertet werden können.

Das Vertragsmanagement der pds Software ermöglicht Ihnen nicht nur eine übersichtliche Verwaltung von Verträgen, sondern unterstützt Sie auch in einem weiteren wichtigen Bereich der Baubranche:  der Bürgschaftsverwaltung. Sie erhalten Unterstützung bei der Beantragung, Ausreichung und Rückgabe von Bürgschaften und erreichen somit eine organisierte Verwaltung und Überwachung Ihrer Bürgschaften.  Kosten- und Liquidität Ihres Handwerks- oder Bauunternehmens behalten Sie dabei kontinuierlich im Blick.

Das Vertragscontrolling der pds Software zeigt inhaltliche und zeitliche Zusammenhänge zwischen Verträgen, berechnet Vertragswerte und ermöglicht aussagekräftige Auswertungen – auf Wunsch heruntergebrochen bis auf Kostenträger und Kostenstellen, im Firmenverbund auch wahlweise einzeln und/oder kumulativ pro Unternehmen. Regelmäßig wiederkehrende Auswertungen, wie Monatsauswertungen, generieren und versenden Sie automatisch. Damit informieren Sie z.B. das Management, die Bereichs- und Abteilungsleitung sowie die Bau- und Projektleitung auf einfache Art und Weise.

Das Vertragsmanagement gibt Ihnen einen detaillierten Überblick über alle anfallenden Vertragskosten. Diese können Sie wahlweise nach Buchungsperiode, Kostenträger und/oder Kostenstelle jederzeit auswerten, um so die Forecast-Planung Ihrer vertraglich geregelten Kosten durchzuführen. Verschiedene Darstellungsformen, zum Beispiel in tabellarischer Form oder als Diagramm, helfen Ihnen hierbei. Diese Daten sind gleichzeitig in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung integriert, so dass regelmäßige Buchungen und Zahlungen automatisch erfolgen und Kostenträger und/oder Kostenstelle entsprechend der Verträge bebucht werden.

Für die Verwaltung Ihrer Fristen und Termine rund um Ihre Verträge stehen Ihnen komfortable Funktionen zur Verfügung. Definierte Terminarten (z.B. fixe Vertragstermine oder befristete/unbefristete Verträge) helfen Ihnen bei einem flexiblen Terminmanagement. Darüber hinaus sind auch die Eintragung und Überprüfung von Sonderterminen, wie Sonderkündigungen oder Vertragsverlängerungen, möglich. Kündigungen können Sie automatisiert erstellen – so sparen Sie wertvolle Arbeitszeit bei der Auswertung von Vertragslaufzeiten- und fristen. Kündigungen werden termingerecht erstellt. Direkte Benachrichtigungen werden aus variablen Feldern für E-Mail, SMS oder Meldefenster versendet, so dass Sie keine vertragsrelevanten Termine mehr verpassen.

Das Vertragsmanagementmodul gibt Ihnen einen detaillierten Überblick über alle anfallenden Vertragskosten. Diese können Sie nach Buchungsperiode oder Kostenstelle auswerten um so die Forecast-Planung Ihrer vertraglich geregelten Kosten durchzuführen. Verschiedene Darstellungsformen, zum Beispiel in tabellarischer Form oder als Diagramm, helfen Ihnen hierbei. 

Neben auswertbaren Vertragsdaten müssen Sie auch die zu einem Vertrag gehörenden Dokumente schnell finden und einsehen können.  Dabei kann es sich um das Vertragsdokument als solches handeln, aber auch um Anhänge, Ergänzungen oder separate Schriftwechsel. In der Dokumentenverwaltung des pds Vertragsmanagements sind diese Dokumente revisionssicher abgelegt oder können gesondert auf der Basis von Vorlagen erstellt, geändert und versioniert werden.