Intelligente Zuordnung von Positionen und Katalogeinträgen in pds Software

Mit dem Release 3.20 veröffentlichen wir die Funktion „Intelligente Zuordnung“, welche im Standard der pds Software enthalten ist. Über dieses Feature können Sie Routinetätigkeiten automatisieren und damit wertvolle Arbeitszeit sparen. Dabei werden Sie von der smarten Zuordnungslogik der pds Software unterstützt, welche z.B. Positionen bei der Angebotserstellung automatisch vorkalkuliert oder im Wareneingang automatisch die Positionen mit dem passenden Katalogeintrag verknüpft. Das beschleunigt Erfassungs- und Zuordnungsprozesse. Wir zeigen Ihnen, wie die Intelligente Zuordnung funktioniert:

Schauen wir uns einmal das Beispiel der Angebotserstellung in der pds Software an. Sie möchten gerne an einer Ausschreibung teilnehmen und erhalten deshalb ein GAEB-Angebot eines Architekten. Dieses spielen Sie über die GAEB-Schnittstelle in der pds Software ein. Bereits beim Einspielen des Vorgangs werden Sie nun gefragt, ob das Einlesen mit oder ohne Intelligente Zuordnung erfolgen soll. Doch was ist damit gemeint?

Ohne die Intelligente Zuordnung würden Sie nach dem Einspielen des GAEB-Angebots damit beginnen, jede Position zu bepreisen. Dafür suchen Sie diese aus dem Artikelkatalog oder aus anderen Vorgängen heraus. Das kann – je nach Größe des Angebots – einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie oftmals mit Ausschreibungen der gleichen Architekten arbeiten, kann diese Recherchetätigkeit zu einer zeitaufwändigen Routinetätigkeit werden: Es werden regelmäßig die gleichen Positionen angefragt und Sie wissen ganz genau, wie Sie diese im Katalog finden und anschließend bepreisen müssen. Genau an dieser Stelle hilft Ihnen die Intelligente Zuordnung und nimmt Ihnen diese Routinetätigkeit ab.

Mit der Intelligenten Zuordnung sucht die pds Software für Sie nach den passendsten Positionen für das Angebot. Diese Suche kann auf zwei Wege erfolgen:

1. Suche ohne Job-Verwaltung: Bei dieser Auswahl starten das Einspielen der GAEB-Datei sowie die Suche direkt, sodass Sie kurz warten müssen. Die Vorgehensweise empfiehlt sich besonders bei kleineren Angeboten, da nach wenigen Positionen gesucht werden muss.
2. Suche als Job: Bei dieser Auswahl läuft das Einspielen des GAEB-Angebots sowie die Suche im Hintergrund. Sie können also wie gewohnt weiterarbeiten. Über eine Darstellung in der persönlichen Übersicht sehen Sie, wann Einspielen und Bepreisen abgeschlossen sind. Diese Auswahlmöglichkeit empfiehlt sich immer dann, wenn Sie nicht wissen, wie groß ein Angebot ist oder sie bereits wissen, dass es sich um ein großes Angebot handelt.

Für den Suchvorgang zieht die Software zum einen die Daten des gesamten Artikelkataloges und zum anderen die bereits vorhandenen Vorgänge heran. Bei der Intelligenten Zuordnung überprüft die pds Software für Sie den Kurz- sowie den Langtext, um Ihnen daraus einen Vorschlag für die passenden Positionen zu machen. Dieser Vorschlag wird automatisch zu den gesuchten Positionen zugeordnet und in den Vorgang übernommen. Eine farbige und prozentuale Skala zeigt Ihnen auf einen Blick, wie gut die vorgeschlagene Position zu der ausgeschriebenen Position passt.

Über ein Analysefenster können Sie genau prüfen, wie gut die vorgeschlagene Position zu der gesuchten Position passt. An dieser Stelle erhalten Sie eine Gegenüberstellung, die unter anderem den Namen, den Kurztext, die Maßeinheit, den Langtext und die Herkunft der aktuellen Position anzeigt und mit den Daten des gesuchten Artikels vergleicht. Dabei können Sie bereits im Vorfeld konfigurieren, wie genau dieses Analysefenster aussehen soll. Abweichungen können somit sofort genauer geprüft werden. 

Ein Beispiel zum Auswahlfenster: Sie haben die Intelligente Zuordnung betätigt und stellen nun im Analysefenster fest, dass eine andere Position als die automatisch erkannte viel besser passt. Nun wählen Sie einfach die Ihrer Meinung nach passendere Position für die Übernahme aus.  Sie können hierbei wählen, welche Informationen aus der gefundenen Position übernommen werden sollen. Sind zudem weitere Positionen mit dem gleichen Kurztext im aktuellen Vorgang vorhanden, erhalten Sie darüber automatisch eine Information. Diese Positionen können dadurch auch sofort mit geändert werden.

Anstelle des manuellen Recherche- und Zuordnungsprozesses prüfen Sie dank der Intelligenten Zuordnung lediglich positionsweise die vorgeschlagenen Zuordnungen und sorgen für den letzten Feinschliff.

Übrigens: Sie können die Intelligente Zuordnung auch dann betätigen, wenn das GAEB-Angebot bereits angelegt bzw. eingespielt ist. Betätigen Sie dazu einfach den entsprechenden Button im Vorgang, sodass sich direkt das Auswahlfenster der Positionen öffnet und Sie die vorgeschlagenen Positionen in den Vorgang übernehmen können. 

Ein weiteres Beispiel für den Einsatz dieser Zuordnungsposition in der pds Software ist das Beispiel eines Wareneingangs: Bei manuell erfassten Wareneingängen von Großhändlern lässt sich mit der Intelligenten Zuordnung einfach und schnell eine Verknüpfung zu den jeweiligen Artikeln im Stammdatenkatalog herstellen. Indem Sie zum Beispiel festlegen, dass lediglich in Bestellungen sowie im Artikelkatalog nach den zuzuordnenden Positionen gesucht werden soll, können Sie die Trefferquote für die Auswahl noch mehr erhöhen. Über die ebenfalls im Release 3.20 veröffentlichte Möglichkeit der Vorgangskopplung, können Sie zudem direkt den Wareneingang mit der zugehörigen Bestellung verbinden.

Sie sehen: Beide dieser Möglichkeiten können Ihnen bei der Einsparung von Arbeitszeit helfen. Die intelligente Zuordnung kann in jedem Vorgangstypen innerhalb der pds Software genutzt werden. Sie haben also die Wahl, wie Sie dieses Feature am besten einsetzen möchten. Wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren!