Rechnungsworkflow: Eingangsrechnungen schnell und einfach verarbeiten

Im Idealfall gehen Rechnungen bereits in digitaler Form beim Handwerksbetrieb ein, wo sie unmittelbar elektronisch weiterverarbeitet werden. Erfolgt der Rechnungseingang auf dem Postweg, muss das Dokument zunächst digitalisiert werden. Dabei unterstützt Sie der pds Invoice Reader, auf den wir weiter unten zu sprechen kommen.

Sofern alle nötigen Bedingungen erfüllt sind (siehe unten), erfolgt die Qualifizierung von Eingangsrechnungen in pds Software automatisch – ganz ohne den Eingriff eines Benutzers. In bestimmten Fällen benötigen Eingangsrechnungen jedoch eine manuelle Qualifizierung durch einen Anwender. Welche Kriterien eine manuelle Qualifizierung auslösen, können pds Anwender im Vorfeld selbst bestimmen – auf diese Weise brauchen Nutzer nur in genau festgelegten Ausnahmefällen selbst aktiv werden, während die restliche Qualifizierung automatisch abläuft. Einstellbare Kriterien für eine manuelle Qualifizierung sind zum Beispiel, wenn …

• der Absender der Rechnung nicht als Lieferant in pds Software hinterlegt ist.
• sich eine Rechnung keiner eindeutigen Bestellung bzw. Wareneingang zuordnen lässt.
• Kostenstelle (KST) oder Kostenträger (KTR) fehlen.
• die IBAN des Lieferanten fehlt.

Nach der erfolgreichen Qualifizierung geht die Eingangsrechnung in die Prüfungsphase. Auch sie läuft im Idealfall automatisch ab. Eine manuelle Prüfung durch einen Mitarbeiter kann – je nach Konfiguration der Prüfungskriterien – in folgenden Fällen nötig sein:

• Es liegt ein Umsatzsteuersatz von 0 % vor.
• Die Zahlungsbedingungen weichen von der Bestellung ab.
• Bei dem Beleg handelt es sich um eine Gutschrift bzw. Rechnungskorrektur.
• Der Summenstatus der Eingangsrechnung wird in pds Software nicht grün angezeigt.
• Die Summe der Rechnungsbeträge überschreitet die Summe der dazugehörigen Bestellung.
• Die Summe der Rechnungsbeträge zu einer Bestellung überschreitet die Summe der Wareneingänge.
• Der Rechnungsbetrag weicht von der zugeordneten Bestellung bzw. dem Wareneingang ab. Differenzen, die sich aus einer voreingestellten Rundung der Beträge ergeben, werden dabei nicht berücksichtigt.

Ist die Prüfung erfolgreich, landet die Eingangsrechnung in der Freigabe. Ob die Freigabe automatisch erfolgt oder eine händische Bestätigung erforderlich ist, hängt davon ab, ob eine Betragsgrenze für die Freigabe in pds Software hinterlegt ist. Diese Grenze legt fest, ab welchem Betrag ein oder mehrere Anwender die Rechnung für die Zahlung freigeben müssen. Liegt der Betrag der Eingangsrechnung unter dem hinterlegten Wert, erfolgt die automatische Freigabe. Andernfalls braucht es einen Mitarbeiter, der die Rechnung freigibt.

Kaufmännische Vorgänge sind komplex – und die Rechnungsbearbeitung bildet dabei keine Ausnahme. Zwischen den einzelnen Teilvorgängen entsteht eine natürliche Pause im Prozess, etwa wenn ein anderer Mitarbeiter für den nächsten Arbeitsschritt zuständig ist. Im digitalen Rechnungsworkflow lassen sich diese Hürden minimieren, indem die zu bearbeitende Rechnung unmittelbar elektronisch an den zuständigen Mitarbeiter weitergegeben wird. Akten-Transportwege und die damit verbundenen Wartezeiten entfallen.

Auch innerhalb der einzelnen Arbeitsschritte führt die Digitalisierung zu mehr Effizienz und Zeitersparnis. Ein gutes Beispiel hierfür ist der pds Invoice Reader, auf den wir unten noch einmal näher zu sprechen kommen. Das Tool liest und versteht eingescannte Rechnungen sowie PDF-Sendungen und erkennt in der Datei relevante Daten wie Absender, Rechnungsnummer und mehr. Auf diese Weise vereinfacht der pds Eingangsrechnungsworkflow den Umgang mit Medienbrüchen im Rechnungswesen stark.

Digitale Rechnungsworkflows sind schnell, weil sie einzelne Teilaufgaben standardisieren. Denn ohne den routinierten Ablauf können Mitarbeiter zum Beispiel Übertragungsfehler machen oder wichtige Angaben übersehen. Eine professionelle Handwerkersoftware wie pds unterstützt hingegen den Anwender, indem sie ihn aktiv auf fehlende Angaben oder unfertige Arbeitsschritte hinweist.

Noch mehr Erleichterung bietet eine Software, wenn sie die zentralen Informationen einer Eingangsrechnung im Workflow automatisch erfasst und selbstständig prüft. Damit stellt die Software sicher, dass Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen zu jeder Zeit kohärent sind. Ist dies der Fall, kann die Freigabe für den Großteil der Rechnungen automatisch erfolgen, was Zeit- und Arbeitsaufwand spart. Eine manuelle Freigabe durch einen Mitarbeiter ist somit nur noch in Ausnahmefällen erforderlich.

Seit 2015 bestimmen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriffs), welche Maßstäbe für die digitale Buchführung gelten. Diese Grundsätze sind für Handwerks-Unternehmen aller Größen relevant, da nur GoBD-konforme Unterlagen „für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden“.¹

Für eine GoBD-konforme Rechnungsbearbeitung spielt unter anderem die zügige Erfassung von Rechnungen eine wichtige Rolle. Diese sollte im Sinne der GoBD nicht länger als zehn Tage in Anspruch nehmen.²

Darüber hinaus muss der Handwerksbetrieb eingehende Rechnungen möglichst sofort vor Verlust schützen. Dabei darf die Originalversion der Rechnung nicht überschrieben, sondern bei Änderungen lediglich in einer eigenständigen, neuen Version abgespeichert werden. Hierfür eignet sich eine professionelle Handwerkersoftware mit einem integrierten Dokumentmanagementsystem gut. Hier liegen Dokumente nicht nur sicher, sondern bleiben über eine Suchmaske jederzeit auffindbar. Liegt dieses System in einem geschützten Cloud-System, brauchen Handwerker für die Verwaltung ihrer Dokumente außerdem keine eigene Serverstruktur zu unterhalten.

Sofern die Rechnung inhaltlich korrekt und auch ansonsten unauffällig ist, läuft der Rechnungsworkflow hier größtenteils automatisch ab. In unserem Beispiel stellt die pds Software beim Rechnungseingang allerdings fest, dass der Rechnungsbetrag von der ursprünglichen Bestellung abweicht. Deshalb wird die Eingangsrechnung nun dem zuständigen Mitarbeiter zur sachlichen Prüfung ausgegeben, um den Ursprung der Differenz ausfindig zu machen. Dass pds Software den Mitarbeiter ganz von allein auf die Abweichung aufmerksam macht, ist ein enormer Vorteil für das Tagesgeschäft: Alle Einkaufsprozesse liegen sauber in der Software vor.

Bei der Rechnungsprüfung öffnet der Mitarbeiter den zugehörigen Beleg. Hier entdeckt er Transportkosten, die in der ursprünglichen Auftragsbestätigung nicht enthalten waren. Die Abweichung behebt er manuell, indem er die Transportkosten von Hand in der pds Software nachträgt. Nach der kurzen Prüfung durch den Mitarbeiter läuft die Rechnungsverarbeitung wieder vollkommen automatisch weiter. Die Software erkennt, dass die Beträge von Auftrag und Rechnung nun übereinstimmen, und nimmt den Beleg wieder in den automatischen Rechnungsworkflow auf. Damit gelangt die überprüfte Eingangsrechnung direkt zur Freigabe im Mahn- und Zahlungswesen. 

Je nach Prozesskette können Handwerker ihre Arbeitsabläufe in pds Software individuell anpassen. So optimieren Sie den Workflow ganz nach Ihren eigenen Anforderungen. Als Anwender legen Sie beispielsweise fest, gegen welchen Einkaufsvorgang die Software eine Rechnung prüft: Soll die ursprüngliche Bestellung, der Wareneingang oder lieber die Auftragsbestätigung für den Abgleich herangezogen werden? Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Im Fall von ZUGFeRD-Rechnungen werden die Belege in der Regel direkt aus dem Mail-Postfach ausgelesen – alternativ können die Belege auch über einen hinterlegten FTP-Server verarbeitet werden.

Um den Umgang mit Medienbrüchen effizient und komfortabel zu gestalten, verwendet pds den Invoice Reader als Teil des Eingangsrechnungsworkflows. Das praktische Tool lässt sich auf eingescannte Papierbelege und auf PDF-Dateien aus dem Mail-Postfach anwenden. Dabei erfasst der Invoice Reader automatisch die relevanten Rechnungsdaten und überträgt diese in digitale Form.

Konkret bedeutet das: Das Abtippen einer Eingangsrechnung in Papierform entfällt. Sind alle Angaben eindeutig, verarbeitet der Rechnungsworkflow das Dokument selbstständig weiter. Andernfalls wird die Rechnung einem Mitarbeiter zur manuellen Qualifizierung vorgelegt – beispielsweise wenn eine Rechnung eines neuen Lieferanten zum ersten Mal eingeht.