- Gute Handwerkersoftware bildet alle Prozesse ab – von Angebot und Kalkulation bis Abrechnung und Buchhaltung
- Seit Januar 2025 gilt E-Rechnungspflicht im B2B: Software muss XRechnung und ZUGFeRD unterstützen
- Mobile Apps verbinden Baustelle und Büro ohne Medienbrüche
- Auf Skalierbarkeit, Schnittstellenvielfalt und aktiven Kundensupport achten
- Referenzen aus dem eigenen Gewerk und transparente Lizenzkosten sind entscheidende Auswahlkriterien
Dieser Artikel wird regelmäßig aktualisiert. Zuletzt aktualisiert: April 2026.
Mit der richtigen Software fürs Handwerk verbessern Sie die Effizienz, Produktivität und Rentabilität Ihres Betriebs. Damit Sie von den vielfältigen Vorteile der Digitalisierung profitieren können, gilt es jedoch, die ideale Softwarelösung für Ihren Handwerksbetrieb zu finden. Besonders seit der Einführung der E-Rechnungspflicht im Januar 2025 sind moderne, gesetzeskonforme Softwarelösungen für Handwerksbetriebe unverzichtbar geworden. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen elf wichtige Merkmale vor, mit deren Hilfe Sie hochwertige Software erkennen und gezielt auswählen können. Zudem unterstützen Sie unsere Leitfragen bei der Auswahl.
1. Branchenspezifische Funktionen
Achten Sie darauf, dass die Software passende Funktionen bietet, die möglichst genau auf die Anforderungen Ihres Gewerkes zugeschnitten sind. Von Auftragsmanagement und Kalkulation bis hin zu Materialwirtschaft und Bauprojektverwaltung: Mit einer passgenauen Branchensoftware stellen Sie sicher, dass Ihr Digitalkonzept Ihre spezifischen Bedürfnisse genau abdeckt. Am besten überprüfen Sie im Vorfeld die folgenden Fragen:
- Verfügt der Softwarehersteller über Branchenerfahrung in Ihrem Gewerk?
- Gibt es Referenzen von anderen Handwerksbetrieben? Und wenn ja: Aus welchen Branchen stammen die Betriebe?
- Kann die Software Ihre spezifischen Abläufe abbilden (zum Beispiel Aufmaße, Rechnungen, Kalkulation, Monteurplanung, Wartungsgeschäft, Bautagebücher, Abschlagszahlungen oder die IST-Versteuerung von Bauleistungen nach § 13b)?
2. Skalierbarkeit und Flexibilität
Ihr Handwerksbetrieb wird sich im Laufe der Zeit verändern und wachsen. Stellen Sie daher sicher, dass die gewählte Software fürs Handwerk skalieren und mit den Anforderungen Ihres Betriebs wachsen kann. Eine hochwertige Handwerkersoftware sollte flexibel genug sein, um sich an individuelle Veränderungen in Ihrem Betrieb anzupassen. Diese Voraussetzung ist zum Beispiel erfüllt, wenn Sie den Funktionsumfang eines Programms erweitern und bei Bedarf zusätzliche Bereiche hinzufügen können. Versuchen Sie auch hier, zentrale Fragen zu beantworten:
1. Wie groß sind die Unternehmen, die der Softwareanbieter aktuell betreut?
2. Stellt der Anbieter passende Software-Schulungen für Ihre Mitarbeiter bereit?
3. Lassen sich mehrere Mandanten in der Software abbilden (zum Beispiel, wenn Ihr Betrieb in Zukunft mehrere Sparten hat)?
4. Gibt es Module oder Funktionen, die Sie im laufenden Betrieb bei Bedarf noch freischalten können (beispielsweise digitale Lagerverwaltung, Urlaubsverwaltung oder Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter)?
3. Mobile Apps
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern alle wichtigen Informationen direkt auf der Baustelle bzw. am Montageort zur Verfügung, um einen echten Wettbewerbsvorteil aufzubauen. Dafür ist es entscheidend, dass die Software auch für die Verwendung auf mobilen Endgeräten optimiert ist. Im Idealfall stellt der Anbieter mobile Apps und cloudbasierte Lösungen bereit, sodass auch Ihre Mitarbeiter im Außendienst jederzeit auf alle relevanten Daten zugreifen können. Die folgenden Fragen helfen Ihnen bei der Orientierung auf dem Software-Markt:
- Können Techniker und Monteure digital mit Apps arbeiten – etwa im Service- oder Wartungsgeschäft?
- Lassen sich digitale Bautagebücher in der Software führen?
- Erlaubt es die App, Materialbewegungen, Lagerbestände und Werkzeugverfügbarkeiten zu dokumentieren?
- Sind die Apps lückenlos in Ihre Handwerkersoftware integrierbar oder entstehen aufwendige Medienbrüche?
- Lassen sich Arbeitszeiten mithilfe der Software digital erfassen und direkt den entsprechenden Bauprojekten zuordnen?
- Bietet die Software mobilen Zugriff auf Personendaten und relevante Dokumente (z. B. Anschriften, Telefonnummern, Angebote, Montagehinweise)?
4. Digitale Schnittstellen
Digitale Prozesse vereinfachen und beschleunigen die Arbeitsabläufe mit den Geschäftspartnern Ihres Handwerksbetriebes. Deshalb kann eine professionelle Software fürs Handwerk zur zentralen ERP-Plattform in Ihrem Betrieb werden. Auf diese Weise haben Sie alle Daten an einer Stelle und können komplizierte Insel-Lösungen vermeiden. Für einen reibungslosen Austausch mit externen Partnern – wie Architekten, dem Großhandel oder Ihrer Steuerberatung - kommt es vor allem auf die passenden Schnittstellen Ihrer Handwerkersoftware und auf eine gründliche Beratung durch den Hersteller an.
Passende Schnittstellen tragen stark zu Ihrem betrieblichen Erfolg bei, indem sie Ihre Kalkulationen stets aktuell und übersichtlich halten. Denn eine hochwertige Software fürs Handwerk kann verschiedene Shopsysteme und die Artikelinformationen Ihrer Lieferanten direkt anbinden. So haben Sie aktuelle Preise, Bilder und Montageanleitungen immer zugänglich. Am besten klären Sie im Vorfeld die folgenden Fragen:
- Verfügt die Software fürs Handwerk über gängige Einkaufsschnittstellen – etwa DATANORM, SHK-Connect, IDS 2.5, UGL 5.0 und/oder Open Masterdata?
- Verfügt die Handwerkersoftware über eine GAEB-Schnittstelle, damit Sie Anfragen und Ausschreibungen beispielsweise mit Architektenbüros austauschen können?
- Kann Ihre Handwerkersoftware E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD einlesen und ausgeben? Dies ist seit dem 1. Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend – nicht nur für öffentliche Auftraggeber, sondern für alle Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
- Welche weiteren Schnittstellen gibt es? Besonders spannend sind beispielsweise xi:opd für die Anbindung von Kalkulatoren, Mareon, easysquare, immoffice, Outlook – und natürlich die Anbindung Ihrer eigenen Telefonanlage.
- Wenn Sie mit einem Steuerberatungsunternehmen zusammenarbeiten: Verfügt Ihre Software über die neuesten DATEV-Schnittstellen (zum Beispiel DATEV Buchungsdatenservice für die Übergabe von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Zahlungsinformationen oder DATEV LODAS für die Übergabe von Lohnstunden)?
5. Kundensupport und Schulungen
Damit Sie und Ihr Team den maximalen Nutzen aus Ihren digitalen Tools ziehen können, sind ein zuverlässiger Kundensupport und Schulungsangebote für Ihre Mitarbeiter unerlässlich. Nur so erhalten Sie die notwendige Unterstützung bei Fragen oder größeren technischen Updates. Neue Mitarbeiter werden effektiv in die Nutzung der Software eingeführt, während langjährige Mitarbeiter Ihr vorhandenes Wissen ausbauen können. Die folgenden Fragestellungen können Ihnen bei der Wahl einer entsprechenden Software helfen:
- Gibt es einen telefonischen Customer Service, der sich bei Bedarf auch remote auf Ihren Computer hinzuschaltet?
- Gibt es bei der Softwareeinführung Schulungen für Ihre Mitarbeiter direkt bei Ihnen im Betrieb – beispielsweise durch ein Software Consulting?
- Gibt es ein Hilfecenter mit umfassender Dokumentation?
- Gibt es Erklärvideos zu neuen Funktionen?
6. Automatisierung von Arbeitsabläufen
Viele Softwarelösungen nehmen Ihnen händische Arbeitsschritte ab. Auf diese Weise spart Ihnen die Digitalisierung von Projekten und Prozessen wertvolle Arbeitszeit. Ein anschauliches Beispiel hierfür ist die digitale Rechnungsverarbeitung: Moderne Software fürs Handwerk automatisiert die Abläufe rund um Eingangsrechnungen, indem sie die enthaltenen Daten ausliest. So brauchen Sie die Rechnungen nicht mehr abzutippen, um sie zu verbuchen.
Ein weiterer Vorteil: Seit 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen im strukturierten Format Pflicht. Moderne Handwerkersoftware liest diese automatisch aus und verarbeitet sie – ohne manuelle Dateneingabe. Die strukturierten Formate XRechnung und ZUGFeRD ermöglichen eine noch präzisere und fehlerfreie Verarbeitung als herkömmliche PDF-Rechnungen.
Ein weiterer Vorteil der Automatisierung: Wenn Ihnen auch die Bestellinformationen digital vorliegen, prüft eine gute Handwerkersoftware automatisch, ob Eingangsrechnung und Bestellung (oder Lieferschein) übereinstimmen. Auch dies spart Ihnen Arbeitszeit. Bevor Sie sich für ein Softwareangebot entscheiden, überprüfen Sie am besten die folgenden Punkte:
- Gibt es ein Workflow-Modul, um bestimmte Prozesse zu automatisieren – zum Beispiel die Rechnungsfreigabe?
- Sind einzelne Arbeitsschritte wie etwa Angebote und Aufträge miteinander verbunden oder müssen Sie Daten doppelt eingeben?
- Lassen sich die Preisangaben von Ihren Großhändlern einfach in der Software aktualisieren oder müssen Sie diese händisch anpassen?
- Gibt es in der Zeiterfassung Ihrer Handwerkersoftware ein logisches Regelwerk oder müssen Sie beispielsweise Pausen manuell abziehen?
- Sind mobile Eingaben Ihrer Service-Mitarbeiter unmittelbar mit dem Zeit- und Materialmanagement zur Abrechnung im Büro verknüpft?
7. Cloudfähigkeit und dezentrale Nutzung
Cloudbasierte Handwerkersoftware ermöglicht es Ihnen, von überall und zu jeder Zeit auf Ihre Unternehmensdaten zuzugreifen. Damit können Sie wichtige Daten unterwegs im Kundengespräch, im Büro oder im Home-Office einsehen. Neben der dezentralen Nutzung bieten hochwertige Cloud-Lösungen ein Höchstmaß an Datensicherheit: Die Daten sind verschlüsselt und werden regelmäßig automatisch gesichert. Zudem schützen seriöse Anbieter ihr Rechenzentrum gegen Brand, Einbruch und andere physische Schäden.
Ein weiteres Kriterium von hochwertigen Cloud-Lösungen sind automatisch durchgeführte Updates. Mit ihrer Hilfe brauchen Sie als Kunde nicht selbst aktiv zu werden. Im Idealfall profitieren Sie zudem von regelmäßigen Patches und Weiterentwicklungen Ihrer Software fürs Handwerk, sodass Sie flexibel auf Unternehmenswachstum reagieren können. Die folgenden Fragen helfen Ihnen, hochwertige Angebote zu erkennen.
- Lässt sich die Handwerkersoftware auf verschiedenen Geräten installieren und auch aus dem Home-Office nutzen?
- Welche Managed Services bietet der Softwarehersteller an? Wie werden die Daten der Handwerkersoftware gesichert?
- An welchem Ort befindet sich das Rechenzentrum? Welche Maßnahmen trifft der Anbieter im Bereich Datensicherheit und Datenschutz?
8. Faire Preisgestaltung und Lizenzmodell
Vergleichen Sie die Kosten und das Lizenzmodell verschiedener Softwares fürs Handwerk. Achten Sie dabei neben dem Anschaffungspreis auch auf eventuelle monatliche oder jährliche Abonnementgebühren. Auch Upgrades und zusätzliche Funktionen sind je nach Anbieter unter Umständen mit einem Aufpreis verbunden. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall direkt beim Anbieter, um ein umfassendes Bild der Gesamtkosten zu erhalten. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie die folgenden Fragestellungen in Ihre Kaufentscheidung einbeziehen:
- Gibt es regelmäßige Software-Updates? Werden diese zusätzlich in Rechnung gestellt?
- Fallen regelmäßige (monatliche oder jährliche) Gebühren an? Wenn ja, wie hoch sind diese?
- Welche Lizenzmodelle bietet der Softwarehersteller an? Gibt es Kauflizenzen oder SaaS-Modelle (Software as a Service)?
- Lassen sich neue gewerbliche oder kaufmännische Mitarbeiter hinzubuchen? Welche Kosten können hierfür entstehen?
- Berechnet der Software-Anbieter Gebühren pro gleichzeitig eingeloggtem User (Concurrent User) oder pro namentlich bekanntem Login (Named User)?
Tipp: Auf der pds Website finden Sie einen Überblick zu unseren aktuellen Preis- und Lizenzmodellen. Bei Fragen beraten wir Sie gerne persönlich, damit Sie vor Ihrer Entscheidung einen transparenten Überblick erhalten.
9. Referenzen und Erfahrungsberichte
Recherchieren Sie vor dem Kauf gründlich nach Erfahrungsberichten und Referenzen anderer Handwerksbetriebe, die die Software bereits nutzen oder genutzt haben. Die Erfahrungen und Meinungen von anderen Nutzern verschaffen Ihnen wertvolle Einblicke und helfen Ihnen dabei, eine informierte Entscheidung zu treffen. Suchen Sie dabei gezielt nach Handwerksbetrieben aus demselben oder einem benachbarten Gewerk, in dem Ihr Unternehmen selbst tätig ist. Auch hier können Ihnen einige Leitfragen helfen:
- Gibt es Referenzen von Betrieben, die ähnlich wie Sie arbeiten?
- Stammen die Erfahrungen und Referenzen von Betrieben, die schon lange mit der Software arbeiten?
- Gibt es Empfehlungen von Ihren wichtigen Partnern – zum Beispiel von Ihren Großhändlern oder Steuerberatungen?
- Gibt es Referenzen von Firmen aus dem gleichen Gewerk oder in der gleichen Größenordnung wie Ihr eigener Handwerksbetrieb?
Manchmal finden Sie im Netz sogar Erfahrungsberichte in Videoform, die ausführliche Informationen geben. Unser Tipp: Zögern Sie nicht, den Softwareanbieter direkt auf Referenzen anzusprechen. Oftmals können Sie sich mit deutlich mehr Handwerksbetrieben über eine Software austauschen, als auf der Website des Herstellers aufgeführt sind.
10. Zukunftsorientierung
Denken Sie bei der Wahl einer Software fürs Handwerk auch an die Zukunft. Überlegen Sie, wie sich die Handwerkersoftware weiterentwickeln soll, um die Anforderungen Ihres Betriebs auch in den kommenden Jahren zu erfüllen. Besonders relevant sind dabei regelmäßige Updates und neue Funktionen durch den Anbieter.
Ein wichtiger Aspekt ist auch die Reaktionsgeschwindigkeit des Anbieters auf gesetzliche Änderungen: Die E-Rechnungspflicht seit 2025 ist ein gutes Beispiel dafür, wie schnell sich regulatorische Anforderungen ändern können. Eine zukunftsorientierte Software sollte solche Änderungen zeitnah umsetzen.
Die folgenden Fragen können Sie an den Softwarehersteller richten:
- Wie häufig werden neue Updates veröffentlicht?
- Mit welchen Programmiersprachen wird gearbeitet?
- Wie viele Personen arbeiten in der Softwareentwicklung?
- Sind Updates kostenpflichtig oder für alle Anwender ohne Aufpreis verfügbar?
- Wie schnell reagiert der Anbieter auf gesetzliche Änderungen?
Eine zukunftsorientierte Softwarelösung sorgt dafür, dass Sie auch in den kommenden Jahren von aktuellen technologischen Entwicklungen und Verbesserungen profitieren.
11. E-Rechnungsfähigkeit – Pflicht seit 2025
Gesetzliche Anforderungen sicher erfüllen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Das bedeutet: Ihre Handwerkersoftware muss in der Lage sein, E-Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen, zu verarbeiten und – perspektivisch ab 2027/2028 – auch zu versenden.
Was bedeutet E-Rechnungspflicht konkret?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF-Dokument per E-Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der EU-Norm EN 16931. In Deutschland werden die Formate XRechnung und ZUGFeRD verwendet. Diese ermöglichen eine automatische Verarbeitung, fehlerfreie Erfassung und GoBD-konforme Archivierung.
Wichtige Fristen:
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz
Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle Betriebe
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen.
Leitfragen zur E-Rechnungsfähigkeit:
- Kann die Software E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen und empfangen?
- Gibt es einen integrierten Viewer für die Visualisierung strukturierter XML-Rechnungen?
- Ist die Software für die kommende Ausstellungspflicht ab 2027/2028 bereits gerüstet?
- Können E-Rechnungen automatisch verarbeitet und den richtigen Projekten zugeordnet werden?
- Werden variable Felder unterstützt, um individuelle Anforderungen verschiedener Auftraggeber zu erfüllen?
Ist eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk für den künftigen elektronischen Rechnungsaustausch vorgesehen?
Tipp: Weitere ausführliche Informationen zur E-Rechnungspflicht finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnung ab 2025.
Die Digitalisierung bietet enormes Potenzial für das Handwerk: Sorgen Sie für blitzschnellen Austausch zwischen Büro und Außendienst oder automatisieren Sie zeitaufwendige Arbeitsschritte wie das Auftrags- und Rechnungsmanagement. Das pds Team berät Sie gerne.
Fazit: Mit Recherche zur idealen Handwerkersoftware
Vor der Wahl einer geeigneten Software fürs Handwerk sollten Sie verschiedene Faktoren sorgfältig prüfen. Von der digitalen Dokumentation im Kundendienst direkt auf der Baustelle über den digitalen Einkauf bis zum Management von Kalkulationen und Rechnungen: Die ideale Handwerkersoftware bietet Ihnen alle relevanten Funktionen für Ihr Gewerk und Ihre Unternehmensgröße.
Bei Bedarf bieten wir Ihnen gerne eine unverbindliche und kostenfreie Präsentation der pds Software an. Kontaktieren Sie uns dafür einfach über das untenstehende Kontaktformular. Weiterführende Einblicke in Videoform finden Sie zudem auf unserem YouTube-Kanal.
Wir helfen Ihnen gerne weiter und klären offene Punkte im persönlichen Gespräch. Rufen Sie uns gern an: 04261 855 01 oder schreiben Sie uns.
Welche Software sich ideal für Ihren Handwerksbetrieb eignet, hängt zu einem großen Teil von Ihren individuellen Anforderungen ab. Allerdings gibt es einige Qualitätsmerkmale, die eine Software fürs Handwerk auf jeden Fall erfüllen sollte – unabhängig von Gewerken und Unternehmensgröße:
- passende Funktionen für Ihre Branche (zum Beispiel automatisierte Einkaufsprozesse und GAEB-Schnittstelle für öffentliche Ausschreibungen)
- Skalierbarkeit und Flexibilität
- Automatisierung von Prozessen
- Cloud-Fähigkeit und dezentrale Nutzung
- faire Preise und transparente Lizenzmodelle
- Schnittstellen mit Lieferanten und Dienstleistern
- zuverlässiger Kundensupport und regelmäßige Schulungen
- Zukunftssicherheit: regelmäßige Updates und neue Features
- App-Anbindung für schnellen Austausch auf der Baustelle bzw. am Einsatzort
- glaubhafte Referenzen und Erfahrungsberichte, im Idealfall aus Ihrer Branche
Eine optimale Software für lokale Handwerksbetriebe sollte grundsätzlich dieselben Qualitätsmerkmale erfüllen wie eine Software für Konzerne. Unabhängig von der Unternehmensgröße sind vor allem passende Schnittstellen relevant – etwa für den schnellen Austausch mit Ihrem Steuerberater oder Großhändlern. Zudem brauchen Programme regelmäßige Updates und neue Features, um zeitgemäß und sicher zu bleiben. Auch eine App für das mobile Arbeiten auf der Baustelle bzw. am Einsatzort ist für den Erfolg Ihres Handwerksbetriebs entscheidend – sie sollte deshalb nicht nur großen Konzernkunden vorbehalten sein.
Natürlich kommt es für kleine Handwerksbetriebe auch auf eine faire Preisgestaltung und Flexibilität an. Vielleicht möchten Sie passend zu Ihrem Budget nur einzelne Module und Funktionen einer Software nutzen? Damit Sie und Ihre Mitarbeiter das volle Potenzial der Software nutzen können, sollte der Hersteller zudem regelmäßig Schulungen und einen zuverlässigen Kundenservice anbieten, um Fragen im laufenden Betrieb klären zu können. Diese Möglichkeiten und viele weitere Vorteile bietet Ihnen zum Beispiel pds Software.
Ja, seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Ihre Software muss daher in der Lage sein, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu empfangen, zu visualisieren und zu verarbeiten.
Ab 2027 (für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz) bzw. 2028 (für alle anderen) wird auch der Versand von E-Rechnungen zur Pflicht. Eine moderne Handwerkersoftware sollte beide Anforderungen bereits heute erfüllen, um Sie zukunftssicher aufzustellen.
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Weitere Details finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.